Lancer et créer des rapports CRM

Rapports CRM est une bibliothèque de rapports tout prêts sur les prospects, les affaires, les activités et les devis, ainsi que les rapports que vous créez vous-même. Les personnes dont le rôle le permet y trouvent aussi Temps par projet, Temps par client (heures facturables ou non), le Registre des risques (chaque risque de projet avec son responsable, son impact et son statut) et le Tableau des flux de trésorerie (entrées d'argent par rapport aux sorties, mois par mois). Chacun est une liste ou une synthèse que vous pouvez restreindre par période et par n'importe quel critère, et télécharger pour Excel.

Ouvrir un rapport

1. Ouvrez Rapports CRM dans la section CRM.
2. Choisissez un dossier à gauche (Prospects, Affaires, Activités, Devis, Projets, Finance ou Mes rapports) ou saisissez du texte dans Rechercher des rapports.
3. Appuyez sur un rapport pour l'ouvrir. Par exemple, Prospects par origine montre combien de prospects chaque source a apportés et combien sont devenus clients, et Affaires gagnées liste les affaires que vous avez remportées.

Changer ce que vous voyez

1. Choisissez la Date à prendre en compte (par exemple Créé le ou Clôturé le) et la Période : Aujourd'hui, Hier, Cette semaine, La semaine dernière, Ce mois-ci, Le mois dernier, Ce trimestre, Le trimestre dernier, Cette année, L'an dernier, 7 derniers jours, 30 derniers jours, 90 derniers jours, 7 prochains jours, 30 prochains jours, Depuis toujours ou Choisir les dates.
2. Appuyez sur Ajouter un filtre…, choisissez un champ et une condition (est, contient, est supérieur à, etc.), saisissez ou choisissez une valeur, et appuyez sur Ajouter. Appuyez sur le × d'un filtre pour le retirer.
3. Appuyez sur un en-tête de colonne pour trier selon cette colonne. Un nom dans la première colonne ouvre le prospect, l'affaire, l'activité ou le devis correspondant.
4. Appuyez sur Exporter vers Excel pour télécharger exactement ce que vous voyez.

Créer votre propre rapport

1. Appuyez sur Nouveau rapport.
2. Sous 1. Nommez-le, saisissez un nom. Cochez la case si toutes les personnes qui voient le CRM peuvent le lancer. Les autres peuvent lancer un rapport partagé, mais vous seul pouvez le modifier.
3. Sous 2. Sur quoi porte-t-il ?, choisissez Prospects, Affaires, Activités ou Devis, ou tout autre type d'enregistrement que votre rôle permet de voir, comme Tâches, Projets, Temps saisi, Factures, Tickets, Risques projet ou Entrées et sorties d'argent. Ce sont les mêmes types qu'un e-mail programmé peut envoyer.
4. Sous 3. Quelle présentation ?, choisissez Une liste d'enregistrements puis choisissez et ordonnez les colonnes, ou Une synthèse et choisissez Regrouper par, par exemple par responsable ou par mois. Chaque groupe reçoit un décompte. Appuyez sur Ajouter une colonne pour en ajouter : Total de, Moyenne de, Nombre où ou Part (%) où.
5. Sous 4. Quels enregistrements ?, choisissez la date, la période et les filtres.
6. Sous 5. Dans quel ordre ?, choisissez le tri, vérifiez l'Aperçu et appuyez sur Enregistrer le rapport.

Votre rapport se trouve dans Mes rapports. Ouvrez-le et appuyez sur Modifier le rapport pour le changer. Sur n'importe quel rapport tout prêt, vous pouvez appuyer sur Enregistrer comme mon rapport pour partir de celui-ci.

En cas de problème

• Un rapport n'affiche rien : essayez Depuis toujours, ou retirez un filtre.
• Seuls les 20 000 enregistrements les plus récents sont examinés. Choisissez une période plus courte pour voir les plus anciens.
• Vous ne voyez pas Rapports CRM : votre rôle n'inclut peut-être pas le CRM. Demandez au propriétaire de votre espace de travail.
• Vous ne pouvez supprimer que les rapports que vous avez créés. Appuyez sur l'icône de corbeille du rapport et confirmez.
• Le Tableau des flux de trésorerie compte l'argent qui a réellement circulé : les paiements des clients (comptés comme dans la vue d'ensemble du dirigeant), les paiements aux fournisseurs le jour où ils ont été réglés, et les dépenses le jour où elles ont été remboursées. Ce n'est pas une prévision : pour l'argent attendu dans les semaines à venir, ouvrez Prévision de trésorerie.

Ventiler une synthèse en colonnes, et envoyer un rapport par e-mail selon un calendrier

• Ventiler en colonnes par : dans le générateur de rapports, après avoir choisi Regrouper par, choisissez un second champ. Le rapport devient un tableau avec une ligne pour chaque valeur du premier champ, une colonne pour chaque valeur du second, le premier chiffre dans chaque cellule, et des totaux (par exemple les affaires gagnées par responsable, avec une colonne par mois). Les autres chiffres sont exclus d'une ventilation.
• Envoyer par e-mail selon un calendrier : ouvrez n'importe quel rapport et appuyez sur Envoyer par e-mail selon un calendrier. Choisissez Tous les jours, Toutes les semaines ou Tous les mois, saisissez de une à dix adresses e-mail et appuyez sur Commencer l'envoi. Le rapport part le matin, à partir de 08:00, sous forme de tableau dans l'e-mail avec un tableur en pièce jointe, en utilisant la période et les filtres que vous aviez au moment de le programmer. Appuyez sur E-mails programmés sur la page des rapports pour tous les voir, en envoyer un tout de suite, le mettre en pause ou le supprimer. Un rapport sur n'importe quel type d'enregistrement que les rapports savent lire (affaires, prospects, tâches, projets, factures, tickets de support, heures et plus) peut être programmé, si vous pouvez voir ce type d'enregistrement. Le rapport est toujours calculé au nom de la personne qui l'a programmé : il ne contient donc que ce qu'elle peut voir. Il part au plus une fois le jour prévu : en cas de problème, la raison s'affiche dans E-mails programmés et il attend son prochain jour au lieu d'être envoyé deux fois. Chaque destinataire reçoit les textes, les noms de colonnes, les dates et les montants de l'e-mail dans sa propre langue (le tableur joint reste tel que le rapport l'affiche). Si la personne qui l'a programmé part ou ne peut plus voir ces rapports, l'envoi est désactivé.

Les graphiques que vous voyez sur les rapports de synthèse (barres, ou colonnes pour les dates) existaient déjà. Un rapport ventilé en colonnes s'affiche sous forme de tableau.

Ventes par produit, affaires gagnées et perdues, et conversion des devis

• Le dossier Produits contient Ventes par produit, Ventes par catégorie, Ventes de produits par mois et Produits facturés. Ils comptent les lignes des factures émises (pas les brouillons ni les factures annulées) : la quantité, et le chiffre d'affaires hors taxe, dans votre devise d'affichage. Une ligne compte pour un article lorsqu'il a été choisi dans Produits sur la facture ou sur sa commande client ; les lignes saisies apparaissent comme Non défini. Les avoirs émis sont déduits à leur propre date : leurs lignes apparaissent comme Avoir, avec une quantité et un chiffre d'affaires négatifs, sous l'article de la ligne de facture qu'ils reprennent. Il vous faut le droit de voir les factures pour ce dossier.
• Dans le dossier Affaires, Gagnées/perdues par mois et Gagnées/perdues par responsable montrent les affaires clôturées sur la période : gagnées, perdues, le Taux de réussite et la valeur de chacune. Pourquoi des affaires ont été perdues regroupe les affaires perdues selon la raison indiquée.
• Dans le dossier Devis, Conversion des devis par mois et Conversion des devis par responsable montrent les devis envoyés (tous ceux qui ne sont pas des brouillons) : acceptés, refusés, le Taux de conversion et le Délai moyen d'acceptation (jours), compté de la date du devis au jour de son acceptation. Les devis ayant reçu une réponse avant l'existence de ce rapport n'ont pas de date de réponse : ils sont donc exclus de la moyenne.
• Pour créer le vôtre, choisissez Lignes de facture sous 2. Sur quoi porte-t-il ? dans Nouveau rapport.