Planifier les personnes par compétence (Planification des ressources)

Planification des ressources vous aide à placer les bonnes personnes sur les bons projets avant le début du travail. Vous conservez les compétences et les taux de chaque personne, vous réservez des personnes (ou un emplacement réservé comme « un designer senior, 3 jours par semaine ») sur des projets, et vous voyez semaine par semaine qui est libre et qui est surréservé. Ouvrez-la depuis la section Analyses du menu.

La page comporte des onglets en haut : Réservations, Utilisation, Trouver quelqu'un, Compétences, Métiers et, pour les personnes qui peuvent voir les coûts, Taux.

Tenir la liste des compétences

1. Ouvrez Compétences et appuyez sur Nouvelle compétence. Donnez-lui un nom (par exemple « Design UX ») et, si vous le souhaitez, un groupe (par exemple « Design »).
2. Dans la grille, appuyez sur la case où se croisent une personne et une compétence. Choisissez le Niveau : 1 Débutant, 2 Élémentaire, 3 Intermédiaire, 4 Avancé ou 5 Expert.
3. Ajoutez le Justificatif (un certificat, un projet, une formation) et la date à laquelle il a été Vérifié le, puis appuyez sur Enregistrer le niveau.
4. Pour attribuer à quelqu'un son Métier, choisissez-le dans la deuxième colonne.

Chacun peut tenir ses propres compétences dans Mon profil, sous Vos compétences. Un niveau que la personne a défini elle-même s'affiche dans une case en pointillés (auto-évaluation) jusqu'à ce qu'un manager le vérifie. Une compétence que vous n'utilisez plus peut être archivée : les personnes la conservent, mais personne de nouveau ne la reçoit.

Les métiers et leurs taux

Un métier est un type de personne avec lequel vous planifiez, par exemple « Designer senior » ou « Ingénieur de chantier ». Ce n'est pas la même chose que les rôles d'accès (Administrateur, Manager, Employé) qui déterminent ce que quelqu'un peut faire dans Kaam360.

1. Ouvrez Métiers et appuyez sur Nouveau métier.
2. Saisissez le nom et ajoutez les Compétences nécessaires à ce métier, chacune avec le niveau minimal acceptable.
3. Si vous pouvez gérer les taux, saisissez le Taux de coût par défaut (par heure) et le Taux de facturation par défaut (par heure) ainsi que leur Devise.
4. Appuyez sur Enregistrer le métier. Un métier encore attribué à des personnes ou à des réservations est archivé au lieu d'être supprimé.

Les taux des personnes, avec leurs dates de changement

Ouvrez Taux (uniquement pour les personnes ayant « See project costs »). Appuyez sur l'icône d'historique à côté d'une personne, puis saisissez la date De, le Taux de coût (par heure), le Taux de facturation (par heure) et la Devise, et appuyez sur Ajouter un taux.

• Chaque heure est valorisée au taux de son propre jour. Une augmentation au 1er juillet ne change pas le coût du travail réalisé en juin.
• Avant le premier taux d'une personne, le coût horaire unique qu'elle avait auparavant compte toujours. Sans aucun taux, ce sont les taux par défaut de son métier qui comptent.
• Les coûts des projets, Bénéfice, la clôture des projets, la salle de contrôle et la prévision des paiements utilisent tous ces taux. Lorsque vous facturez du temps suivi, le taux de facturation est proposé.

Réserver des personnes et des emplacements réservés

1. Ouvrez Réservations et appuyez sur Nouvelle réservation (ou ouvrez un projet, son onglet Effectifs, et appuyez sur Réserver quelqu'un).
2. Choisissez Une personne, ou Un emplacement réservé (personne pour l'instant) et son métier (ou saisissez un nom) et, si vous le souhaitez, la compétence nécessaire.
3. Choisissez les dates et la façon dont le temps est Réservé en tant que : Heures par jour, Heures par semaine, % de leur temps ou Total des heures.
4. Choisissez Provisoire (pressenti) ou Confirmé (ferme), et appuyez sur Enregistrer la réservation.

Les réservations ignorent les jours de repos de chaque personne, les jours fériés et les congés approuvés. Une réservation confirmée compte comme du temps occupé dans le Planning et dans Capacité, et la personne rejoint l'équipe du projet. Une réservation provisoire s'affiche en pointillés dans le Planning et est comptée à part. Une réservation et les tâches de la personne sur le même projet représentent le même travail : chaque jour, le projet compte la plus grande des deux, pour que rien ne soit compté deux fois.

Si une réservation donne à quelqu'un plus de travail que de temps, un avertissement indique quelles semaines et de combien. La réservation est quand même enregistrée, pour que vous décidiez quoi déplacer.

Attribuer un emplacement réservé à une personne

1. Sur Réservations, appuyez sur l'icône de personne de la ligne de l'emplacement réservé. Trouver quelqu'un s'ouvre, déjà rempli à partir de l'emplacement réservé.
2. Appuyez sur Attribuer à à côté de la personne choisie.

La réservation conserve ses heures. Si la même formulation donnait à la personne moins ou plus d'heures (par exemple 60 % de la journée d'une personne à temps partiel), elle devient le total de l'emplacement réservé, réparti sur les propres jours ouvrés de la personne.

Une demande d'effectif est un emplacement réservé provisoire tant qu'elle attend. Lorsque vous assignez quelqu'un dans Demandes d'effectif, l'emplacement réservé devient la réservation confirmée de cette personne, avec les mêmes heures. Refuser ou retirer la demande la supprime.

La prévision d'occupation

Ouvrez Utilisation pour voir, semaine par semaine, les réservations et les tâches de chaque personne par rapport à son temps disponible, avec les mêmes couleurs que Capacité (vert sous 80 %, orange de 80 à 100 %, rouge au-delà). Choisissez Par personne, Par équipe, Par métier ou Par compétence, et restreignez à une équipe, un métier, une compétence ou un projet. Cochez ou décochez Compter les réservations provisoires. Un point dans une case signifie qu'elle contient des réservations provisoires. Les emplacements réservés apparaissent comme un besoin sans personne pour l'instant, et la carte Surréservé liste chaque semaine où quelqu'un a plus de travail que de temps.

Trouver une personne disponible avec une compétence

1. Ouvrez Trouver quelqu'un.
2. Choisissez la Compétence, le niveau requis Au moins, les dates et, si vous les connaissez, les Heures nécessaires.
3. Appuyez sur Trouver. Les personnes qui correspondent apparaissent en premier, puis les plus disponibles, puis les moins chères. Les personnes ayant « See project costs » voient aussi les taux de chacun.
4. Appuyez sur Réserver pour réserver la personne immédiatement.

La liste des ressources

L'onglet Liste des ressources garde les équipements, véhicules, salles, licences, matériaux et intervenants externes utilisés par vos projets, avec leur unité et leurs taux habituels, à choisir dans l'onglet Ressources d'un projet. Voir Planifier les ressources d'un projet.

Téléchargements

Chaque onglet a un bouton Excel : les réservations avec les filtres de la page, la prévision d'occupation, la grille des compétences et (pour les personnes qui peuvent voir les coûts) l'historique des taux.

Qui peut faire quoi

• « See resource planning » : ouvrir ces pages et la recherche.
• « Book people » : créer, modifier, confirmer et supprimer des réservations, et attribuer des emplacements réservés à des personnes.
• « Manage skills and job roles » : tenir la liste des compétences et des métiers, et définir les niveaux de compétence et le métier de chacun.
• « See project costs » : voir les taux et le coût des réservations. « Manage people's rates » : les modifier.

En cas de problème

• « Choisissez une personne, ou indiquez qui est nécessaire » : un emplacement réservé a besoin d'un métier ou d'un nom.
• « Cet emplacement réservé correspond à une demande d'effectif encore en attente » : assignez quelqu'un, ou refusez ou retirez la demande au lieu de supprimer l'emplacement réservé.
• Une personne affiche « – » dans la prévision : elle n'a pas de temps de travail cette semaine-là (jours de repos, jours fériés ou congés).