Épreuves : commenter des images, des PDF et des vidéos, et approuver chaque version

Épreuves permet de relire un fichier ensemble. Soumettez à la relecture une image (PNG, JPG, GIF ou WebP), un PDF ou une vidéo (MP4, WebM ou MOV) d'une tâche ou d'un projet. Chacun clique sur un endroit pour y laisser un commentaire numéroté, vous envoyez de nouvelles versions à mesure que le travail évolue, et les personnes que vous choisissez approuvent chaque version ou demandent des modifications.

Lancer une épreuve

1. Ouvrez la tâche et joignez le fichier dans son onglet Documents (ou ajoutez-le à l'onglet Documents du projet).
2. Sur la tâche, trouvez l'encadré Épreuves, choisissez le fichier sous Choisir un fichier à relire… et appuyez sur Lancer la relecture. Pour un document de projet, appuyez sur l'icône d'épreuve à côté du fichier dans l'onglet Documents.
3. Donnez-lui un Nom, cochez les Approbateurs, choisissez Chaque approbateur doit approuver ou Une approbation suffit, et une date Réponse attendue le facultative.
4. Pour que le client puisse aussi la consulter, cochez Montrer au client dans le portail client (et Demander aussi l'approbation du client si son approbation est nécessaire).
5. Appuyez sur Lancer la relecture. Les approbateurs reçoivent une notification et un e-mail.

Commenter le fichier

1. Ouvrez l'épreuve (depuis la tâche, l'onglet Documents, une notification, ou Épreuves dans le module Gestion de projet du menu).
2. Cliquez sur l'endroit dont vous voulez parler, ou faites glisser pour délimiter une zone. Sur un PDF, toutes les pages sont affichées : cliquez sur la bonne page. Sur une vidéo, mettez-la en pause au bon moment, puis cliquez sur l'image : le commentaire retient ce moment.
3. Saisissez votre commentaire et appuyez sur Commentaire. Utilisez Mentionner pour citer quelqu'un ; la personne est prévenue.
4. Chaque commentaire reçoit un numéro, affiché sous forme d'épingle sur le fichier. Appuyez sur une épingle pour voir son commentaire, ou sur un commentaire pour voir son épingle. Sur une vidéo, les épingles apparaissent aussi sur la barre en dessous : appuyez sur l'une d'elles pour aller à ce moment.
5. Appuyez sur Répondre pour répondre, sur Résoudre quand c'est traité (et sur Rouvrir si ce ne l'est pas), ou sur Créer une tâche pour en faire une tâche pour quelqu'un, avec un lien vers l'épingle.

Utilisez Ouvert, Résolu et Tous au-dessus des commentaires pour choisir ceux que vous voyez.

Nouvelles versions et comparaison

1. Appuyez sur Nouvelle version, indiquez Ce qui a changé (facultatif) et choisissez le nouveau fichier (du même type).
2. La nouvelle version devient celle qui est affichée et les approbateurs sont invités à la regarder de nouveau. Les commentaires restent attachés à la version sur laquelle ils ont été faits.
3. Choisissez une autre version dans la liste en haut pour la consulter, ou appuyez sur Comparer pour voir deux versions côte à côte.

Les nouvelles versions sont aussi conservées avec les fichiers de la tâche (ou les documents du projet) : elles comptent donc dans votre espace de stockage comme tout autre fichier.

Approuver ou demander des modifications

Les approbateurs ouvrent l'onglet Approbation et appuient sur Approuver ou Modifications demandées (avec une note, ou après avoir épinglé un commentaire). Seule la version la plus récente peut être approuvée. L'épreuve affiche En relecture, Modifications demandées ou Approuvé, sur l'épreuve, sur la tâche et dans la liste. Toute demande de modifications la renvoie ; elle est approuvée lorsque chaque approbateur l'a approuvée (ou un seul, si un seul suffit), ainsi que le client lorsque son approbation est demandée. L'Historique sous les approbateurs liste chaque réponse.

Clients et relecteurs externes

• Dans le portail client : cochez Permettre au client de relire les fichiers qui lui sont montrés dans Épreuves sur le lien du portail du projet, ou Relire les épreuves pour un utilisateur client. Il voit Fichiers à relire, clique sur le fichier pour commenter sous son nom, répond, et appuie sur Approuver ou Modifications demandées lorsque son approbation est demandée.
• Avec un lien de partage : appuyez sur l'icône de partage de l'épreuve et créez un lien (voir Liens de partage). Cochez Commenter le fichier pour permettre au visiteur de commenter sous le nom qu'il saisit.

Les personnes extérieures ne voient jamais vos tâches et ne peuvent envoyer que quelques commentaires par heure.

Retrouver toutes les épreuves

Épreuves dans le menu liste toutes les épreuves, avec leur état, les commentaires ouverts, les approbations et la date de réponse attendue. Appuyez sur En attente de votre approbation pour voir celles qui vous concernent. Recherchez, filtrez par projet ou par état, triez, cochez Archivé et appuyez sur Télécharger en CSV. Toutes les personnes qui ont une épreuve ouverte voient immédiatement les nouvelles épingles, réponses et décisions, ainsi que les autres personnes qui la consultent.

En cas de problème

• L'épreuve n'est pas proposée pour un fichier : seuls les images, les PDF et les vidéos peuvent faire l'objet d'une épreuve, et un fichier ne peut figurer que dans une seule épreuve.
• Approuver n'apparaît pas : seuls les approbateurs choisis pour l'épreuve peuvent approuver ; la personne qui l'a lancée peut les changer avec le bouton des paramètres.
• Le client ne la voit pas : l'épreuve doit être montrée dans le portail, et le lien du portail (ou l'utilisateur client) doit être autorisé à relire les épreuves.