Planifier des tâches, des réunions et des appels, et utiliser le calendrier CRM

Les Activités sont les relances de votre travail commercial : une tâche (quelque chose à faire), une réunion ou un appel. Elles peuvent concerner un prospect, un client ou une affaire, pour que chacun voie ce qui a été fait et ce qui vient ensuite.

Ajouter une activité

1. Ouvrez Activités dans la section CRM du menu de gauche et appuyez sur Nouveau, puis choisissez Tâche, Réunion ou Appel.
2. Saisissez l'Objet. C'est la seule case obligatoire.
3. Choisissez le moment. Une tâche a une Échéance. Une réunion ou un appel a un De et un À. Une réunion peut avoir un Lieu, un appel peut être Sortant (vous appelez) ou Entrant (on vous appelle), et une tâche a une Priorité.
4. Choisissez le Responsable (vous, par défaut) et, si vous le souhaitez, le Prospect, le Client ou l'Affaire concerné.
5. Appuyez sur Enregistrer.

Vous pouvez aussi ajouter une activité depuis un prospect, un client ou une affaire : dans l'encadré Activités ouvertes, appuyez sur Ajouter et choisissez le type. Après l'enregistrement, vous revenez sur la même page.

Suivre vos activités

• La page Activités les liste. Utilisez Tous, Tâches, Réunions ou Appels, la zone de recherche, le filtre de responsable et les choix Ouvert, En retard, Terminé et Annulé. Les activités en retard s'affichent en rouge.
• Appuyez sur l'icône de coche ronde pour marquer une activité comme terminée. L'activité passe dans les Activités clôturées de son prospect, de son client ou de son affaire. Appuyez sur l'icône de flèche pour la rouvrir.

Notes

Sur un prospect, un client ou une affaire, l'encadré Notes conserve ce que chacun écrit : saisissez du texte dans Ajouter une note et appuyez sur Ajouter une note. La note la plus récente vient en premier et indique qui l'a écrite et quand. La personne qui a écrit une note, ou toute personne autorisée à supprimer dans le CRM, peut la supprimer.

Le calendrier CRM

1. Ouvrez Calendrier CRM dans la section CRM du menu de gauche, ou ouvrez Activités et appuyez sur Calendrier.
2. Passez de Mois à Semaine, déplacez-vous avec les flèches, appuyez sur Aujourd'hui pour revenir, et choisissez les activités de qui afficher. Afficher les terminés ajoute celles qui sont terminées.
3. Les tâches, les réunions et les appels ont chacun leur couleur.
4. Appuyez sur un jour vide pour ajouter une réunion ce jour-là. Appuyez sur une activité pour l'ouvrir.
5. Faites glisser une activité vers un autre jour pour la déplacer. Son heure et sa durée restent les mêmes.

Les activités ouvertes sans date ne figurent pas sur le calendrier. Vous les trouvez dans Activités.

En cas de problème

• Si vous ne voyez pas Activités, votre rôle n'inclut peut-être pas le CRM. Demandez au propriétaire de votre espace de travail.
• Une réunion ne peut pas se terminer avant de commencer.
• Supprimer un prospect, un client ou une affaire supprime aussi ses activités et ses notes.

Écrire à un prospect, un client ou une affaire

Ouvrez un prospect, un client ou une affaire. Le bloc E-mails au-dessus des notes conserve chaque e-mail que vous envoyez d'ici.

1. Appuyez sur Envoyer un e-mail. Choisissez un contact ou saisissez une adresse.
2. Pour gagner du temps, choisissez un Modèle. Les mots {{Name}}, {{Company}} et {{Sender}} sont remplis pour vous.
3. Rédigez l'Objet et le Message, puis appuyez sur Envoyer.
4. L'e-mail part en votre nom et les réponses arrivent à votre propre adresse e-mail. Si votre entreprise a connecté sa propre boîte mail dans le service d'assistance, il est envoyé depuis cette adresse. Une copie reste dans le bloc E-mails, pour que toute l'équipe voie ce qui a été dit. Appuyez sur Afficher le message pour le lire.

Pour rédiger ou modifier des modèles, appuyez sur Modèles dans le bloc E-mails et utilisez Nouveau modèle.

Votre propre agenda et boîte mail Google ou Outlook

Connectez votre propre compte Google ou Microsoft 365 sous Synchronisation du calendrier et des e-mails (appuyez sur votre nom en haut à droite). Vos réunions, appels et tâches apparaissent alors dans votre propre agenda et les modifications faites là-bas reviennent, vos autres événements apparaissent comme Occupé sur le calendrier CRM, les e-mails échangés avec vos prospects et clients sont copiés dans le bloc E-mails, et les e-mails que vous envoyez d'ici partent depuis votre propre boîte mail. Voir Synchroniser votre agenda et vos e-mails avec Google ou Microsoft 365.