Permettre aux clients de réserver des rendez-vous en ligne

Une page de réservation permet aux clients de choisir un moment pour vous rencontrer, comme Calendly. Ils ne voient que les moments où vous êtes réellement libre, dans leur propre fuseau horaire. Lorsqu'ils réservent, le rendez-vous apparaît dans votre Calendrier CRM, la personne est rapprochée d'un prospect, d'un contact ou d'un client (ou ajoutée comme nouveau prospect), et vous recevez tous les deux un e-mail.

Avant de commencer

• Votre rôle doit avoir le droit Utiliser la réservation en ligne (et Gérer les pages de réservation d'équipe pour les rendez-vous d'équipe). Un administrateur attribue les droits dans Paramètres > Rôles et droits.
• Connectez votre agenda Google ou Outlook sous Synchronisation du calendrier et des e-mails (appuyez sur votre nom en haut à droite). Les moments où vous y êtes occupé ne sont alors jamais proposés, et les rendez-vous réservés apparaissent aussi dans cet agenda.

Créer votre premier type de rendez-vous

1. Dans le menu, ouvrez CRM et choisissez Pages de réservation.
2. Appuyez sur Nouveau type de réunion.
3. Donnez-lui un Nom, comme « Appel de présentation de 30 minutes ». L'Adresse est remplie à partir du nom.
4. Sous Durée et lieu, choisissez une ou plusieurs durées. S'il y en a plusieurs, le visiteur en choisit une. Choisissez Où : En personne (saisissez l'adresse), Appel téléphonique (le visiteur indique son numéro), Visioconférence (collez votre lien Google Meet, Teams ou Zoom) ou Autre lieu.
5. Sous Quand les personnes peuvent réserver, cochez les jours et définissez les horaires de chacun. Appuyez sur Ajouter des horaires pour une seconde plage, comme 14:00–17:00 après le déjeuner. Choisissez le Fuseau horaire de ces horaires.
6. Laissez Exclure les jours de repos hebdomadaires, les jours fériés et les congés approuvés coché pour que personne ne vous réserve un jour férié ni pendant vos congés.
7. Sous Jours avec d'autres horaires, appuyez sur Ajouter un jour pour un jour où vous êtes absent (Clôturé) ou un jour avec d'autres horaires.
8. Sous Limites, définissez le Temps libre avant et après chaque rendez-vous, le Délai de prévenance minimal (pas de réservation « dans dix minutes »), jusqu'à quand les gens peuvent réserver à l'avance, et le Nombre maximal de rendez-vous par jour.
9. Sous Questions à poser, appuyez sur Ajouter une question pour demander quelque chose, comme « De quoi souhaitez-vous parler ? ». Le nom et l'adresse e-mail sont toujours demandés.
10. Appuyez sur Enregistrer.

Partager votre page

• Votre page a sa propre adresse, indiquée sous Ma page de réservation. Appuyez sur Copier le lien pour la copier et l'envoyer à vos clients, ou placez-la dans votre signature e-mail.
• Chaque type de rendez-vous a aussi sa propre adresse, qui l'ouvre directement.
• Pour la placer sur votre site web, appuyez sur La placer sur votre site web. Copiez le cadre pour afficher la page dans votre site, ou la ligne du bouton pour ajouter un bouton Réserver une réunion qui l'ouvre dans une fenêtre.
• Appuyez sur Paramètres de la page de réservation pour modifier le nom affiché, l'adresse de la page ou l'introduction, ou pour désactiver la page.

Ce que voit le client

1. Il ouvre votre page et choisit un rendez-vous.
2. Il voit un calendrier avec les jours qui ont encore des créneaux libres, et les créneaux libres du jour choisi, dans son propre fuseau horaire (il peut le changer).
3. Il choisit un créneau, saisit son nom, son adresse e-mail et ses réponses, et appuie sur Confirmer la réservation.
4. Il reçoit un e-mail avec les détails, le rendez-vous sous forme de fichier calendrier, et un lien privé pour le Reprogrammer ou l'Annuler. Il reçoit des rappels avant le rendez-vous (choisissez quand sous E-mails de rappel au visiteur).
5. La page peut être lue dans toutes les langues de Kaam360 : les liens en bas de la page permettent d'en changer.

Rappels par SMS

Les visiteurs peuvent aussi recevoir leurs rappels par SMS ou WhatsApp, s'ils l'acceptent. Connectez d'abord un compte SMS ou WhatsApp sous Marketing > SMS et WhatsApp > Configurer. Voir Campagnes SMS et WhatsApp.

1. Ouvrez le type de rendez-vous et cochez Proposer aussi les rappels par message texte (SMS ou WhatsApp).
2. Sous Les envoyer par, gardez SMS, ou choisissez un modèle WhatsApp approuvé. Un modèle WhatsApp remplit {{1}} avec le nom du visiteur, {{2}} avec le rendez-vous, {{3}} avec la date et l'heure et {{4}} avec le lieu.
3. Appuyez sur Enregistrer.

Sur la page de réservation, le visiteur voit alors une case distincte à cocher, indiquant qu'il accepte de recevoir des rappels par message texte, et saisit son Numéro de mobile pour les rappels. Son accord est conservé dans son historique des consentements. Les rappels partent aux mêmes moments que les e-mails de rappel, mais jamais pendant les heures de silence de son numéro, jamais à une personne qui a répondu STOP ou qui figure sur la liste d'opposition, et jamais depuis un bac à sable. Sans la case cochée, aucun message n'est envoyé.

Les créneaux qui ne sont jamais proposés

Un créneau n'est proposé que si le rendez-vous, avec son temps libre avant et après, ne chevauche rien de ce qui vous occupe : vos réunions et appels CRM, les réunions de projet auxquelles vous participez, les créneaux de votre Planificateur de journée, les événements de votre agenda Google ou Outlook connecté, et les rendez-vous déjà réservés avec vous. Si deux personnes essaient de réserver le même créneau en même temps, une seule l'obtient ; l'autre est invitée à choisir un autre créneau.

Accepter chaque réservation d'abord

Cochez J'accepte chaque réservation d'abord sur un type de rendez-vous. Une réservation vous attend alors, et son créneau est bloqué pendant ce temps. Vous en êtes informé dans la cloche, dans la Boîte de réception et par e-mail. Ouvrez Réservations, puis appuyez sur Accepter ou Refuser (vous pouvez indiquer pourquoi ; le client est prévenu).

Demander un paiement

Si votre organisation a connecté Stripe sous Paramètres > Paiements en ligne, saisissez un prix et une devise sur le type de rendez-vous. Le client paie sur la page de Stripe lors de la réservation ; le créneau est bloqué 30 minutes pendant le paiement, et la réservation est confirmée à l'arrivée du paiement. Si vous annulez un rendez-vous payé, remboursez-le dans votre compte Stripe. Un bac à sable n'encaisse jamais de vrais paiements.

Les rendez-vous en équipe

Les personnes qui peuvent gérer les pages de réservation d'équipe voient aussi la Page de réservation d'équipe de l'organisation. Appuyez sur Nouveau type de réunion d'équipe et choisissez sous Qui assure les réunions :

• À tour de rôle : celle des personnes choisies qui est libre prend le rendez-vous. Les tours sont répartis équitablement : la personne qui a eu le moins de ces rendez-vous récemment passe en premier.
• Tout le monde ensemble : seuls les créneaux où toutes les personnes choisies sont libres sont proposés, et le rendez-vous va dans l'agenda de chacune.

Vos réservations

1. Ouvrez CRM > Réservations.
2. Choisissez À venir, En attente d'une réponse, Passées, Ne s'est pas présenté ou Annulé.
3. Appuyez sur un nom pour voir les réponses, le numéro de téléphone et la date de la réservation.
4. Utilisez les boutons pour ouvrir la réunion CRM ou le prospect, pour Annuler la réunion (le client est prévenu), ou après le rendez-vous pour indiquer que la personne Ne s'est pas présenté. Pour changer l'heure d'un rendez-vous qui n'a pas commencé, appuyez sur Déplacer à un autre créneau, choisissez un jour et un créneau libre, et appuyez sur Déplacer la réunion : seuls les créneaux où les mêmes personnes sont libres sont proposés, selon les mêmes règles que la fonction Reprogrammer du visiteur, et le visiteur reçoit un e-mail avec la nouvelle heure et un fichier calendrier.
5. Avec le droit de gérer les pages de réservation d'équipe, cochez Les réservations de tous pour voir celles de toute l'équipe.

Bon à savoir

• Les nouvelles personnes ne sont ajoutées comme prospects que si aucun prospect, contact ou client n'a la même adresse e-mail. Décochez Ajouter les nouveaux visiteurs comme prospects pour ne jamais les ajouter.
• Saisissez une phrase sous Accord à cocher (par exemple au sujet de votre lettre d'information) pour demander l'autorisation de leur écrire ; ce qu'ils ont accepté est conservé dans l'historique des consentements.
• Les modifications des pages de réservation et des types de rendez-vous, ainsi que les réservations que vous annulez ou refusez, sont inscrites dans le Journal d'activité.
• Les pages de réservation reprennent l'apparence de votre organisation définie dans Paramètres > Image de marque, et fonctionnent aussi sur votre propre adresse web définie dans Paramètres > Adresse web personnalisée (seules vos propres pages y sont affichées).