Rédiger des comptes rendus de réunion qui deviennent des tâches et des pages wiki

Chaque projet a un onglet Réunions pour les comptes rendus de ses réunions : ce qui était à l'ordre du jour, qui était présent, ce qui a été dit, ce qui a été décidé et qui fera quoi. Les actions à mener deviennent de vraies tâches avec des responsables, et le compte rendu est conservé comme page dans l'espace wiki du projet : personne n'a à le saisir deux fois.

Rédiger le compte rendu

1. Ouvrez le projet depuis Projets puis son onglet Réunions.
2. Appuyez sur Nouveau compte rendu de réunion.
3. Saisissez le Titre, Quand et Où.
4. Sous Participants, ajoutez des personnes avec + Ajouter une personne, ou saisissez le nom d'un invité (un client, un fournisseur) et appuyez sur Entrée. Décochez une personne invitée qui s'est excusée.
5. Rédigez l'Ordre du jour et les Décisions, une par ligne, et les Notes dans la zone mise en forme.
6. Sous Actions à mener, appuyez sur Ajouter une action à mener pour chaque chose qu'une personne s'est engagée à faire, et choisissez son Responsable et son Échéance.
7. Appuyez sur Enregistrer. Vous pouvez revenir modifier le compte rendu à tout moment.

Transformer les actions à mener en tâches

Ouvrez le compte rendu et appuyez sur Créer des tâches. Chaque action à mener devient une tâche du projet, avec son responsable et son échéance, et une ligne indiquant de quelle réunion elle provient. Les responsables sont prévenus, comme pour toute nouvelle tâche. Appuyer de nouveau ne crée des tâches que pour les nouvelles actions à mener.

Conserver le compte rendu dans le wiki

Appuyez sur Enregistrer dans le wiki. Le compte rendu devient une page sous Meeting minutes dans l'espace wiki du projet, avec la date dans le titre. Si le projet n'a pas encore d'espace et que vous pouvez en créer, un espace est créé pour le projet. Lorsque vous modifiez le compte rendu plus tard, appuyez sur Mettre à jour la page wiki : la page reçoit une nouvelle version, et son historique montre donc chaque modification.

Finaliser le compte rendu

Appuyez sur Terminer le compte rendu pour tout faire d'un coup : les tâches sont créées, le compte rendu est enregistré dans le wiki et marqué Terminé. Si vous ne pouvez pas écrire dans l'espace wiki du projet, les tâches sont quand même créées et Kaam360 vous explique pourquoi la page wiki ne l'a pas été.

Qui peut faire quoi

• Toute personne qui peut ouvrir le projet peut lire ses comptes rendus.
• Rédiger, modifier et supprimer des comptes rendus demande Rédiger des comptes rendus de réunion (les managers l'ont). Créer des tâches demande aussi Créer des tâches.
• Enregistrer dans le wiki demande le rôle Modification dans l'espace wiki du projet, ou le droit de créer des espaces. Voir Rédiger et partager des documents d'équipe dans le Wiki.
• La rédaction, la finalisation et la suppression de comptes rendus sont inscrites dans le journal d'audit. Supprimer un compte rendu laisse les tâches et la page wiki créées à partir de celui-ci.

En cas de problème

• Enregistrer dans le wiki indique que vous ne pouvez pas y écrire : demandez à l'administrateur de l'espace wiki du projet de vous donner le rôle Modification.
• Un responsable manque dans la liste : seules les personnes actives de votre organisation peuvent être responsables d'une action à mener. Ajoutez plutôt un invité comme participant.