Conserver les contrats et leurs dates de renouvellement

Un contrat est l'accord signé avec un client. Dans Contrats, toute votre équipe peut ouvrir chaque accord et ses copies signées au même endroit : rien ne reste dans la boîte mail d'une seule personne.

Créer un contrat

1. Ouvrez Contrats et appuyez sur Nouveau contrat. Ou appuyez sur Créer un contrat sur une affaire gagnée ou un devis accepté.
2. Saisissez un Titre.
3. Choisissez le Client, ou choisissez une Affaire (facultatif) et le client est repris de celle-ci. Un contrat n'a besoin ni d'une affaire ni d'un devis.
4. Choisissez un Devis (facultatif) si le contrat fait suite à un devis. Ses conditions de paiement sont copiées pour vous sur le contrat.
5. Saisissez le Montant du contrat et la Devise, et choisissez le Responsable.
6. Vérifiez les Conditions de paiement. Ce sont les échéances que le client paiera, par exemple un acompte et un solde. Si vous avez choisi un devis, elles en sont copiées, ajustées au montant du contrat, et vous pouvez modifier chacune d'elles pour ce contrat. S'il n'y a pas de devis, ajoutez-les vous-même avec + Ajouter une échéance ou l'un des boutons de remplissage rapide. Chaque échéance peut être un pourcentage ou un montant, et leur total doit être égal au montant du contrat.
7. Définissez la Date de début et la Date de fin. La date de fin vous rappelle quand renouveler.
8. Indiquez les clauses particulières, les conditions de renouvellement et les pénalités dans Notes.
9. Dans Fichiers, joignez la copie signée, les annexes ou un scan (jusqu'à 25 Mo chacun). Enregistrez.

Faire évoluer son statut

Ouvrez le contrat. Des boutons vous permettent de le faire avancer : Envoyé pour signature, En cours d'examen, Marquer comme signé, Annuler le contrat, Retour au brouillon et Marquer comme expiré. Pour faire signer le contrat en ligne, appuyez sur Envoyer pour signature électronique. Voir Envoyer n'importe quel document pour signature électronique. Retour au brouillon n'apparaît que sur un contrat annulé ou expiré qui n'est jamais devenu un projet.

Lorsqu'un contrat est signé, Kaam360 crée pour vous le projet et son échéancier de paiement, à partir du montant du contrat et de ses conditions de paiement. Vérifiez qu'ils sont corrects dans Enregistrer et suivre les paiements.

Rappels avant la fin d'un contrat

Le Responsable du contrat reçoit un rappel 30 jours puis 7 jours avant la Date de fin d'un contrat signé, dans les notifications et par e-mail (s'il reçoit les e-mails professionnels). Le lendemain de la date de fin, Kaam360 marque de lui-même le contrat comme expiré et prévient le responsable. Si le contrat est renouvelé avant son terme, modifiez sa Date de fin : les rappels reprennent pour la nouvelle date. Pour prolonger un contrat signé ou expiré sur une nouvelle période, appuyez sur Renouveler (voir ci-dessous).

Renouveler un contrat

Lorsque le client poursuit après la date de fin, ouvrez le contrat et appuyez sur Renouveler, puis confirmez. Kaam360 crée un nouveau brouillon de contrat pour la période suivante : il commence le lendemain de la fin de celui-ci et dure aussi longtemps (un contrat d'une année entière se renouvelle pour une année entière), avec le même client, la même affaire, le même montant, la même devise, le même responsable, les mêmes notes et les mêmes conditions de paiement. L'ancien contrat est marqué Renouvelé. Vérifiez le nouveau brouillon, modifiez ce qui change cette fois-ci, et envoyez-le pour signature comme d'habitude. Les deux contrats affichent leur historique en haut : Renouvelle sur le nouveau, Renouvelé sous sur l'ancien. Le contrat doit avoir une date de début et une date de fin pour pouvoir être renouvelé.

Mettre fin à un contrat de façon anticipée

Si un contrat signé s'arrête avant sa date de fin, ouvrez-le et appuyez sur Résilier. Choisissez la date de fin, indiquez la raison, et appuyez de nouveau sur Résilier. Le contrat est marqué Résilié, la date et la raison s'affichent en haut, et plus aucun rappel de date de fin n'est envoyé. Les factures récurrentes du projet du contrat n'émettent plus rien après cette date. Les échéances de la page Paiements ne sont pas modifiées : annulez-y celles que vous n'encaisserez pas.

Construire un plan de projet

Sur un contrat signé, vous pouvez appuyer sur Créer le plan pour construire les phases, les tâches, les dates et les jalons à partir d'un plan tout prêt. Choisissez qui y travaille et ajustez ce que vous voulez ensuite.

Construire le plan à partir du contrat

Un contrat signé dont le projet est vide propose Plan à partir du contrat. Kaam360 lit le contrat et construit un plan que vous vérifiez avant que quoi que ce soit soit créé. Cela fonctionne avec l’assistant IA activé (un administrateur l’active dans Paramètres, Assistant IA) et aussi sans lui : Kaam360 cherche alors lui-même les formulations habituelles des contrats.

1. Ouvrez le contrat signé et appuyez sur Plan à partir du contrat, puis sur Lire le contrat. Kaam360 lit les notes du contrat, le devis et chaque fichier joint : fichiers PDF, Word et texte, et pages numérisées grâce au moteur de lecture. Un long contrat est lu par parties, pour que rien ne manque.
2. Vérifiez la synthèse. Elle reprend ce que le contrat dit du travail : les livrables et quand chacun est accepté, les phases, jalons et dates, l’échéancier de paiement et ce qui déclenche chaque paiement, ce que le client doit fournir ou faire, les obligations du prestataire, la garantie et les niveaux de service, les pénalités, la gestion des modifications, les réunions et rapports, les personnes clés, les exclusions et les risques. Chaque élément montre la clause et la page d’où il vient. Les éléments dont les mots n’ont pas été trouvés dans le contrat portent la mention Introuvable dans le texte : à vérifier, et ce que le contrat ne dit pas porte la mention Non précisé, avec une question pour vous dans l’encadré jaune. Corrigez ce qu’il faut, reliez chaque paiement à ses livrables et appuyez sur Enregistrer la synthèse.
3. Appuyez sur Construire le plan. Kaam360 découpe chaque livrable en tâches et étapes, avec les heures, les rôles et les tâches qui en attendent d’autres. Il ajoute un lancement, les obligations du client avant le travail qui en a besoin, une étape de revue et de réception pour chaque livrable, la remise, la période de garantie ou de service, et les réunions et rapports que demande le contrat. Les dates suivent vos jours ouvrés et vos jours fériés.
4. Revoyez le plan. Vérification du plan liste ce qui demande votre attention : livrables sans tâches ou sans étape de réception, dates après la fin du contrat ou plus tard que ses jalons, paiements liés à aucun livrable, personnes ayant plus de travail que de temps libre, et estimations qui ne sont que des tailles standard. La chronologie montre le plan phase par phase. Modifiez les titres, rôles, heures, jours ou Attend, retirez des tâches ou appuyez sur Redécouper sur un livrable, puis sur Mettre à jour les dates et vérifier. Choisissez une personne pour chaque rôle dans Qui fait quoi.
5. Appuyez sur Créer le plan du projet. Kaam360 crée les phases, les tâches avec leurs étapes en sous-tâches, les liens entre elles, les jalons (chaque paiement en a un), les risques, et des tâches répétées pour les réunions et rapports. Chaque paiement du projet indique quel travail terminé le rend exigible, pour savoir quand facturer.

Chaque tâche indique le livrable et la clause du contrat dont elle vient. Quand le plan ne peut pas tenir les dates du contrat, Kaam360 raccourcit d’abord le travail (jamais les délais de revue du client), et la note en haut dit de combien ; les dates encore manquées restent dans la Vérification du plan. La synthèse reste enregistrée sur le contrat, vous pouvez donc y revenir plus tard. Rien n’est créé avant que vous appuyiez sur Créer le plan du projet, et un plan ne peut être créé qu’une fois, sur un projet vide.

En cas de problème

• Un plan ne peut pas être créé automatiquement si le projet a déjà des tâches.
• Marqué comme signé par erreur ? Un contrat signé ne peut pas revenir au brouillon, car la signature a déjà créé son projet et son échéancier de paiement. Utilisez Marquer comme expiré pour qu'il ne compte plus comme en cours, et supprimez le projet créé si personne n'en a besoin.