Définir des objectifs et des résultats clés (OKR) et les suivre

Un objectif indique ce que vous voulez atteindre sur une période, par exemple « Devenir l'agence la mieux notée de notre ville ce trimestre ». Deux à cinq résultats clés indiquent comment vous saurez que vous y êtes parvenu, par exemple « Gagner 12 nouveaux clients » ou « Atteindre un score de satisfaction de 50 ». Cette méthode de travail s'appelle souvent OKR (objectifs et résultats clés). Ouvrez Objectifs dans le menu de gauche, vers le haut.

Les trois types d'objectif

• Les objectifs Entreprise concernent toute l'organisation. Ce sont les personnes qui peuvent gérer tous les objectifs qui les définissent.
• Les objectifs Équipe appartiennent à une équipe. Le chef de l'équipe (ou une personne qui gère tous les objectifs) les définit.
• Les objectifs Personnel appartiennent à une personne. Chacun peut définir les siens ; un chef d'équipe peut aussi les définir pour les membres de son équipe.

Un objectif peut se placer sous un objectif plus large auquel il contribue (son objectif parent). Ensemble, ils forment l'arbre d'alignement, pour que chacun voie comment son travail contribue aux objectifs de l'entreprise.

Définir un objectif

1. Ouvrez Objectifs et appuyez sur Nouvel objectif. (Sur la page d'un objectif, Ajouter un objectif en dessous crée un objectif placé sous celui-ci.)
2. Saisissez l'objectif, et pourquoi il est important si vous le souhaitez.
3. Sous Objectif de qui, choisissez Entreprise, Équipe ou Personnel, et le Responsable : la personne qui le tient à jour et reçoit les rappels.
4. Sous Contribue à (objectif parent), choisissez l'objectif plus large, ou laissez Aucun : un objectif de premier niveau.
5. Sous Période, choisissez Un trimestre, Une année ou Dates de mon choix.
6. Sous Qui peut le voir, choisissez Tout le monde, Équipe uniquement (les membres de l'équipe) ou Privé (le responsable, les responsables de ses résultats clés et les personnes qui gèrent tous les objectifs).
7. Choisissez les Rappels de point d'étape : Toutes les semaines (le choix habituel), Toutes les deux semaines, Tous les mois ou Aucun rappel.
8. Ajoutez les résultats clés (voir ci-dessous) et appuyez sur Créer l'objectif.

Résultats clés

Chaque résultat clé va d'une Valeur de départ à un Objectif, et a un Poids qui indique combien il compte. Sous Mesuré par, choisissez comment sa valeur est obtenue :

• Saisi manuellement : vous saisissez vous-même la valeur lors d'un point d'étape. Choisissez le Type : un Nombre (avec une Unité (facultatif) comme « clients »), un Pourcentage, un Montant d'argent (dans votre devise principale) ou Fait ou pas fait.
• Tâches terminées dans un projet : les tâches du projet choisi clôturées pendant la période de l'objectif.
• % d'achèvement du projet : la part des tâches du projet qui sont clôturées.
• Valeur des affaires gagnées et Nombre d'affaires gagnées : les affaires gagnées pendant la période, pour tout le monde, une équipe ou une personne (nécessite le CRM).
• Objectif de vente atteint (%) : ce qui a été gagné pendant la période par rapport à l'objectif de vente de la période, celui de l'équipe ou d'une personne, tel que défini sous Objectifs et commissions (un lien sur le Tableau de bord CRM).
• Tickets de support résolus : les tickets résolus ou clôturés pendant la période (nécessite le service d'assistance).
• Factures payées : le total des factures payées pendant la période (nécessite Finance).
• Score de satisfaction client (NPS) : le score des réponses aux enquêtes données pendant la période. Voir Demander aux clients s'ils vous recommanderaient (NPS).

Les résultats clés qui suivent les données de Kaam360 se mettent à jour d'eux-mêmes toutes les heures. Appuyez sur Actualiser maintenant sur la page de l'objectif pour les mettre à jour immédiatement. Si une valeur ne peut pas être calculée (par exemple parce qu'aucun objectif de vente n'est défini), la raison est indiquée sous le résultat clé. Vous ne pouvez choisir que des données que votre rôle vous permet de voir.

Comment l'avancement est calculé

• L'avancement d'un résultat clé correspond au chemin parcouru par sa valeur depuis le départ vers l'objectif, de 0 % à 100 %. Un objectif peut aussi être à la baisse, par exemple « Faire passer les retards de paiement de 20 à 5 ».
• L'avancement d'un objectif est la moyenne pondérée de ses résultats clés et des objectifs placés sous lui. Chaque objectif placé en dessous compte avec son Poids dans l'objectif parent (1 compte autant qu'un résultat clé de poids 1).
• Le fin repère sur une barre d'avancement indique où l'objectif devrait en être à ce jour si le travail avançait à un rythme régulier.
• Tant que personne n'a choisi de statut, celui-ci suit l'avancement : Dans les temps lorsqu'il n'a pas plus de 10 points de retard sur le temps écoulé, À risque jusqu'à 25 points de retard, Hors trajectoire au-delà, et Terminé à 100 %.

Faire le point

1. Ouvrez l'objectif. Si un point d'étape est attendu, une note en haut l'indique.
2. Sous Faire le point, saisissez les nouvelles valeurs de vos résultats clés saisis manuellement.
3. Choisissez le Statut (ou Laisser tel quel) et votre Confiance (1 à 10) : 10 signifie que vous êtes sûr de l'atteindre, 1 très peu probable.
4. Rédigez une courte Note : ce qui a avancé, ce qui bloque, ce qui vient ensuite.
5. Appuyez sur Enregistrer le point d'étape.

Chaque point d'étape, et chaque valeur qui a changé d'elle-même, est conservé sous Historique. Toute personne qui peut voir l'objectif peut laisser un message sous Commentaires.

Rappels

Lorsqu'un objectif n'a pas eu de point d'étape depuis plus longtemps que son réglage de rappel, son responsable reçoit un e-mail listant tous ses objectifs en attente, en semaine pendant les heures de bureau. Les personnes qui gèrent tous les objectifs peuvent désactiver les rappels, et choisir les valeurs de départ des nouveaux objectifs, sous Paramètres des objectifs sur la page Objectifs.

Les vues de la page Objectifs

• Arbre des objectifs : l'arbre des objectifs, chacun placé sous l'objectif auquel il contribue.
• Liste : tous les objectifs dans un tableau, avec tri.
• Mes objectifs : les objectifs dont vous êtes responsable ou dans lesquels vous avez un résultat clé. Cochez Uniquement les points d'étape attendus pour voir ce qui vous attend.
• Équipes : les objectifs comptés par équipe et par personne, avec l'avancement moyen, le nombre d'objectifs dans les temps, à risque et hors trajectoire, et les points d'étape attendus.

Les filtres en haut (période, équipe, responsable, statut, niveau, recherche, Afficher les objectifs clôturés) s'appliquent à chaque vue.

Vous pouvez aussi trouver un objectif depuis la zone de recherche en haut de chaque page (ou Ctrl + K) : saisissez des mots de l'objectif ou de l'un de ses résultats clés. L'onglet Tableau de bord d'un projet comporte une carte Objectifs qui liste les objectifs dont les résultats clés suivent ce projet (tâches terminées ou % d'achèvement), avec leur avancement et un lien vers chacun. Les deux n'affichent que les objectifs que vous pouvez voir. Excel et PDF téléchargent la liste affichée (sur Équipes, le tableau par équipe et par personne). Le Tableau de bord comporte aussi une carte Objectifs avec vos objectifs et les objectifs d'entreprise en cours.

Fin de la période : clôturer, noter et reporter

1. Sur la page Objectifs, appuyez sur Clôturer une période et choisissez la période. (Ou, sur un objectif, appuyez sur Clôturer et noter.)
2. Chaque objectif reçoit une note de 0,0 à 1,0. La suggestion correspond à son avancement ; 0,7 et plus compte comme atteint, de 0,4 à 0,69 comme progrès réalisé, sous 0,4 comme manqué. Modifiez-la si vous le souhaitez et ajoutez une note.
3. Cochez Reporter pour les objectifs qui se poursuivent. Une copie démarre sur la période suivante, et chaque résultat clé saisi manuellement reprend là où il s'était arrêté.
4. Appuyez sur le bouton pour clôturer les objectifs.

Un objectif clôturé conserve son avancement et sa note et n'accepte plus de point d'étape. Son responsable, ou une personne qui gère tous les objectifs, peut appuyer sur Rouvrir.

Qui peut faire quoi

Sous Paramètres, Rôles et droits, le groupe Objectifs comporte quatre droits : Voir les objectifs, Gérer ses propres objectifs, Gérer tous les objectifs et Supprimer des objectifs. Les employés démarrent avec les deux premiers, les managers avec les quatre. La création, la modification, les points d'étape, la clôture et la suppression d'objectifs sont enregistrés dans le Journal d'activité (sous Paramètres) en tant qu'Objectifs.