Suivre une demande : rappels, ordre, reprise, nouvel envoi

Ouvrez Documents sous Signature électronique pour voir tout ce qui a été envoyé.

La vue d'ensemble

Quatre cartes en haut indiquent combien de documents sont En attente de signatures, Expire dans 3 jours, Terminés au cours des 30 derniers jours et Refusé, annulé ou expiré. Appuyez sur une carte pour filtrer la liste.

Les onglets au-dessus de la liste permettent de passer de Tous à En cours, Terminé, Refusé, Expiré, Rappelé, Planifié, Brouillon, Demande votre action et Corbeille. Utilisez la zone de recherche pour trouver un document par titre, personne ou client, et les listes Dossier et Type de document pour affiner encore. Appuyez sur Colonnes pour choisir les colonnes affichées ; votre choix est mémorisé sur cet appareil. La colonne Destinataires affiche les premières personnes et « +2 autres » pour le reste ; maintenez la souris dessus pour voir tout le monde.

Plusieurs documents à la fois

Cochez la case au début des lignes voulues (ou la case de l'en-tête pour cocher toute la page). Une barre indique combien sont sélectionnés, avec Mettre à la corbeille et Déplacer dans un dossier. Dans l'onglet Corbeille, elle propose plutôt Restaurer et Supprimer définitivement. Les documents encore en attente de signatures sont ignorés lors de la mise à la corbeille ; reprenez-les d'abord.

Trouver rapidement

• Appuyez sur Filtrer pour afficher une petite case sous chaque titre de colonne, et saisissez-y du texte pour restreindre la liste.
• Appuyez sur Recherche avancée pour ajouter des conditions comme Nom du document, Nom ou e-mail du destinataire, Client, Dossier, Type de document, Responsable ou ID du document contient un mot. Appuyez sur + pour ajouter une condition et sur − pour en retirer une.
• Afficher permet de choisir 10, 25, 50 ou 100 documents par page, et les flèches à droite permettent de passer d'une page à l'autre.

Le menu de ligne

Appuyez sur les trois points au bout d'une ligne. Ce que vous voyez dépend du statut :

• Ouvert, Voir le document et Télécharger la copie signée (une fois que tout le monde a signé).
• Certificat d'achèvement : un fichier d'une page listant chaque signataire, l'heure et l'empreinte du document, disponible une fois que tout le monde a signé.
• Données du formulaire : les réponses saisies dans les champs, sous forme de tableur.
• Prolonger : appuyez sur Accorder plus de temps et saisissez le nombre de jours à ajouter à la date limite.
• Historique d'activité : tout ce qui s'est passé, en phrases simples avec qui l'a fait et quand, avec Exporter en CSV pour un tableur et Exporter en PDF pour un fichier imprimable.
• Copier les infos de débogage : copie le numéro et le statut de la demande pour que vous puissiez les coller dans un message au support.
• Modifier et renvoyer crée une copie corrigée.
• Changer de propriétaire : confiez la demande à un collègue avec Changer de responsable.
• Mettre à la corbeille, puis Restaurer ou Supprimer définitivement depuis l'onglet Corbeille. Une demande encore en attente de signatures doit d'abord être reprise. La suppression définitive retire la demande, son historique et sa copie signée, et elle est irréversible.

Signer vous-même un document

Appuyez sur Signer vous-même pour envoyer un document à votre propre adresse e-mail et le signer, ou ajoutez-vous comme signataire sur n'importe quelle demande avec M'ajouter. Si vous êtes le seul signataire, vous pouvez appuyer sur Le signer maintenant pendant que vous préparez les champs. Les documents qui attendent votre propre signature apparaissent sous Demande votre action ; appuyez sur Signer maintenant pour les ouvrir.

Dossiers et types de documents

Lorsque vous envoyez un document, vous pouvez saisir un Dossier (par exemple « RH ») et un Type de document (par exemple « Accord de confidentialité »). Vous pourrez les modifier plus tard sur la page de la demande, sous Organiser. Ils servent uniquement à retrouver les documents ; les signataires ne les voient jamais.

Ouvrir une demande

Vous voyez le statut de chaque signataire, quand il a ouvert ou signé le document, et un historique de tout ce qui s'est passé. La Copie signée est enregistrée une fois que tout le monde a signé. Chaque champ est imprimé sur sa page, et une page supplémentaire liste chaque signataire, l'heure, l'adresse depuis laquelle il a signé et une empreinte de l'original, pour que toute modification ultérieure puisse être détectée. La copie signée est envoyée par e-mail à tout le monde, y compris aux personnes qui reçoivent seulement une copie, et elle est enregistrée avec le contrat s'il y en a un.

Rappels

Kaam360 relance les personnes de lui-même, tous les quelques jours selon votre choix, et vous prévient deux jours avant l'expiration d'une demande. Vous pouvez aussi appuyer à tout moment sur Envoyer un rappel à côté d'une personne. Un rappel contient un nouveau lien privé, et l'ancien lien cesse de fonctionner.

Signer en personne

Appuyez sur Signer en personne à côté d'un signataire pour ouvrir la page de signature sur votre propre appareil, afin qu'il signe à côté de vous.

Corriger une demande déjà envoyée

Vous avez fait une erreur après l'envoi, comme une mauvaise adresse e-mail ? Ouvrez la demande et appuyez sur Corriger (aussi dans le menu de ligne de la liste). Vous pouvez corriger le nom ou l'e-mail d'une personne, ajouter des personnes, en retirer, et modifier le titre ou le message. Appuyez sur Enregistrer les corrections.

• Toute personne dont vous changez l'e-mail reçoit un nouveau lien à la bonne adresse, et l'ancien lien cesse de fonctionner.
• Les personnes que vous ajoutez se placent en fin de file et reçoivent leur lien quand c'est leur tour. Une personne ajoutée avec Reçoit une copie reçoit seulement la copie finale.
• Lorsque vous retirez la personne dont c'est le tour (signatures l'une après l'autre), la personne suivante reçoit l'e-mail.
• Une personne qui a déjà signé ou refusé ne peut être ni modifiée ni retirée. Au moins une personne doit encore avoir à signer ; s'il n'en reste aucune, reprenez plutôt la demande.
• Si une personne est protégée par un code d'accès et que vous changez son e-mail, choisissez-lui un nouveau code.

L'Historique d'activité enregistre chaque correction.

La reprendre ou la renvoyer

• Reprendre arrête une demande. Les personnes qui n'ont pas signé sont prévenues (avec le Motif que vous saisissez) et leurs liens cessent de fonctionner.
• Modifier et renvoyer crée un nouveau brouillon avec le même document, les mêmes personnes et les mêmes champs, pour corriger une erreur et envoyer une copie corrigée.
• Enregistrer comme modèle conserve le document, les personnes et les champs pour plus tard. Voir Gagner du temps avec les modèles et l'envoi à plusieurs personnes.