Conservation des documents et dates de fin des contrats

Ouvrez Signature électronique dans le menu et choisissez Conservation des documents. Rien sur cette page ne supprime quoi que ce soit tout seul.

Durée de conservation

Dans l'onglet Durée de conservation, définissez Conserver les documents signés (années) pour tous les documents, et sous Règles par type de document, ajoutez une règle pour un type qui demande une autre durée (par exemple accord de confidentialité, 5 ans). Appuyez sur Enregistrer. Un type sans règle propre suit la règle générale ; 0 signifie que les documents ne sont jamais listés pour réexamen.

À réexaminer

Lorsque la durée d'un document signé est écoulée, il apparaît sous À réexaminer. Une personne disposant du droit Gérer la conservation des documents décide :

• Conserver plus longtemps : choisissez combien d'années. Il quitte la liste et y revient à l'issue de ce délai.
• Mettre à la corbeille : il va dans l'onglet Corbeille habituel de Signature électronique, où il peut encore être restauré. Seule sa suppression depuis cet onglet l'efface définitivement.

Chaque décision est inscrite dans l'historique de la demande et dans le Journal d'activité.

Dates de fin des contrats

L'onglet Dates de fin des contrats liste les contrats signés terminés au cours des 90 derniers jours et non renouvelés, ainsi que ceux qui se terminent dans les 7, 30 et 90 jours, avec une marque lorsqu'ils ont été signés par signature électronique. Le responsable du contrat reçoit déjà un rappel 30 jours puis 7 jours avant la fin. Ouvrez un contrat pour le renouveler ou y mettre fin de façon anticipée, comme décrit dans Conserver les contrats et leurs dates de renouvellement.