Bibliothèque de clauses, conditions écrites et modifications suggérées

De nombreux accords reprennent les mêmes formulations. Conservez-les une fois dans la Bibliothèque de clauses et insérez-les dans n'importe quel document envoyé pour signature. Les signataires peuvent suggérer des modifications avant de signer ; c'est vous qui décidez.

La bibliothèque de clauses

1. Ouvrez Signature électronique dans le menu et choisissez Bibliothèque de clauses.
2. Appuyez sur Nouvelle clause, saisissez un Titre, une Catégorie (par exemple « Paiement ») et la Formulation, et appuyez sur Enregistrer.
3. Utilisez Modifier pour changer une clause ou décochez Actif pour ne plus la proposer, et Supprimer pour la retirer. Les documents qui utilisent déjà une clause conservent leur propre copie : modifier la bibliothèque ne les change donc jamais.

Modifier la bibliothèque demande le droit Gérer les clauses et les modifications suggérées. Toutes les personnes qui peuvent envoyer des documents peuvent utiliser les clauses.

Ajouter des conditions écrites à un document

Enregistrez le document comme brouillon, ouvrez-le depuis la liste, et trouvez Conditions. Choisissez une clause sous Ajouter une clause de la bibliothèque et appuyez sur Insérer la clause, ou ouvrez Rédiger votre propre section. Déplacez les sections vers le haut ou le bas, modifiez-les ou retirez-les. Les sections sont numérotées et présentées aux signataires sous le document, et la copie signée les imprime après les pages du document.

Ce que vous envoyez est la Version 1. Tant que personne n'a signé, vous pouvez encore modifier les sections ; chaque modification crée une nouvelle version.

Lorsqu'un signataire suggère une modification

Sur la page de signature, chaque section comporte Suggérer une modification. Le signataire indique la formulation souhaitée et, s'il le veut, pourquoi. Tant qu'une suggestion attend, personne ne peut signer. Vous la voyez sous Modifications suggérées avec l'ancienne et la nouvelle formulation côte à côte :

• Accepter intègre la nouvelle formulation et crée une nouvelle version. Toute personne ayant déjà signé est invitée à signer la nouvelle version, et reçoit un nouveau lien.
• Rejeter conserve la formulation telle quelle.

Lorsqu'il ne reste plus rien à traiter, les personnes dont c'est le tour reçoivent un e-mail les invitant à revenir signer. Appuyez sur Historique des versions pour voir chaque version, ce qui a changé et qui a décidé. Chaque décision figure dans le Journal d'activité.