Modifier de nombreux enregistrements à la fois depuis une liste

Chaque liste de Kaam360 (tâches, problèmes, projets, prospects, affaires, clients, contacts, tickets, factures, devis, bons de commande, factures fournisseurs, dépenses et contacts marketing) vous permet de modifier de nombreuses lignes à la fois au lieu de les ouvrir une par une.

Modifier de nombreuses lignes

1. Ouvrez la liste, par exemple Prospects dans le module CRM ou Toutes les tâches dans le module Travail.
2. Utilisez la zone de recherche et les filtres pour restreindre la liste aux lignes voulues.
3. Cochez la case au début de chaque ligne à modifier. La case de l'en-tête coche toutes les lignes affichées.
4. Une barre apparaît au-dessus du tableau : « 3 sélectionnées ». Pour inclure toutes les lignes qui correspondent à votre filtre (et pas seulement celles affichées), appuyez sur Sélectionner les N correspondantes.
5. Dans la barre, choisissez ce qu'il faut modifier dans la case Modifier… : le responsable, le statut, une date, les étiquettes, ou l'un des champs personnalisés propres à votre organisation.
6. Choisissez ou saisissez la nouvelle valeur et appuyez sur Appliquer.
7. La barre indique combien de lignes ont été modifiées, et les lignes se rechargent.

Annuler une modification

Une ligne au-dessus du tableau indique ce qui a été modifié, avec un bouton Annuler. Appuyez dessus dans les dix minutes pour rétablir les anciennes valeurs sur chaque ligne modifiée. Passé ce délai, la modification reste telle quelle (vous pouvez toujours modifier de nouveau les lignes à la main).

Supprimer ou archiver de nombreuses lignes

1. Cochez les lignes et appuyez sur Supprimer dans la barre (les projets proposent aussi Archiver).
2. Confirmez. Les lignes supprimées vont dans la corbeille, d'où un administrateur peut les récupérer jusqu'à leur suppression définitive (au bout de 30 jours, sauf si votre organisation a choisi autrement). Les contacts marketing font exception : les supprimer efface immédiatement et définitivement leurs informations.

Qui peut le faire

Modifier de nombreuses lignes demande exactement les mêmes droits que d'en modifier une : si vous ne pouvez pas modifier une ligne seule, toute la modification est refusée et rien ne change. Supprimer demande le droit « Supprimer… » propre à ce type d'enregistrement. Chaque modification en masse est inscrite dans le journal d'activité avec le nombre de lignes concernées.

En cas de problème

• « Ce n'est pas l'un des choix proposés » : la valeur doit provenir de la liste proposée (par exemple un statut qui existe encore).
• Une ligne bloque toute la modification (par exemple une facture envoyée) : retirez-la de la sélection et appliquez de nouveau.