Synchroniser votre agenda et vos e-mails avec Google ou Microsoft 365

Connectez votre propre compte Google ou Microsoft 365, et Kaam360 tient votre agenda et vos e-mails clients à jour pour vous. Vous seul pouvez voir ou modifier votre connexion, pas même un administrateur.

Ce que cela fait

• Vos réunions et appels CRM apparaissent dans votre agenda Google ou Outlook. Si vous le souhaitez, vos tâches CRM, les réunions de projet auxquelles vous participez et vos tâches de projet aussi.
• Lorsque vous déplacez, renommez ou supprimez l'un d'eux dans votre agenda, Kaam360 suit en quelques minutes.
• Vos autres événements d'agenda peuvent apparaître sous forme de blocs gris Occupé sur le Calendrier CRM. Vous seul les voyez, et leurs titres restent masqués sauf si vous les autorisez.
• Les e-mails échangés avec vos prospects, vos clients et leurs contacts sont copiés sur leurs pages, dans le bloc E-mails.
• Les e-mails que vous envoyez depuis un prospect, un client ou une affaire partent de votre propre boîte mail : ils se trouvent donc dans votre dossier Envoyé.

Connecter votre compte

1. Appuyez sur votre nom en haut à droite et choisissez Synchronisation du calendrier et des e-mails.
2. Lisez ce que Kaam360 demande, puis appuyez sur Connecter Google ou Connecter Microsoft 365.
3. Connectez-vous à Google ou Microsoft et autorisez ce qui est demandé.
4. Vous revenez dans Kaam360. La carte affiche Fonctionne, et la première synchronisation démarre en moins d'une minute.

Choisir ce qui est synchronisé

1. Sur la carte, ouvrez Ce qui est synchronisé.
2. Sous Calendrier, cochez Synchroniser mon calendrier. Les événements vont dans votre agenda principal ; appuyez sur Modifier pour en choisir un autre.
3. Cochez ce qu'il faut copier : Les réunions CRM dont je suis responsable, Les appels CRM dont je suis responsable, Les tâches CRM dont je suis responsable, Les réunions de projet auxquelles je participe et Mes tâches de projet. Les tâches deviennent des événements d'une journée entière à leur échéance.
4. Cochez Afficher mes autres événements comme Occupé sur le calendrier CRM pour voir quand vous êtes occupé. Cochez Afficher aussi leurs titres pour voir de quoi il s'agit (jamais pour les événements marqués privés).
5. Sous E-mail, choisissez Envoyer les e-mails CRM depuis cette boîte et Copier les e-mails échangés avec mes prospects, clients et leurs contacts sur leurs pages CRM.
6. Dans Ne jamais copier les e-mails avec, saisissez les adresses ou les domaines entiers dont vous ne voulez jamais copier les e-mails, un par ligne : name@example.com pour une personne, @example.com pour tout le monde dans ce domaine.
7. Appuyez sur Enregistrer.

Comment circulent les modifications

• Kaam360 consulte votre agenda et votre boîte mail environ toutes les cinq minutes. Appuyez sur Synchroniser maintenant pour qu'il le fasse immédiatement.
• Si la même réunion a été modifiée dans Kaam360 et dans votre agenda avant la synchronisation suivante, la modification la plus récente l'emporte. Activité récente sur la carte affiche chaque conflit et la modification conservée.
• Supprimer une réunion, un appel ou une tâche CRM dans votre agenda le marque Annulé dans Kaam360. Supprimer une réunion ou une tâche de projet dans votre agenda ne fait que la retirer de votre agenda : elle reste dans Kaam360.
• Une activité CRM supprimée ou annulée dans Kaam360 est retirée de votre agenda.
• Les e-mails copiés sont en lecture seule, et toutes les personnes qui peuvent voir le prospect, le client ou l'affaire peuvent les lire. Ils sont marqués Copié depuis Gmail ou Copié depuis Outlook, et une flèche indique si l'e-mail a été reçu ou envoyé.

Voir aussi Planifier des tâches, des réunions et des appels, et utiliser le calendrier CRM.

En cas de problème

• Reconnexion nécessaire : Google ou Microsoft n'accepte plus la connexion (vous avez changé votre mot de passe, retiré Kaam360 chez eux, ou l'autorisation a expiré). Appuyez sur Reconnecter et autorisez de nouveau. Vos choix sont conservés.
• Nouvelle tentative : Google ou Microsoft était occupé ou injoignable. Kaam360 réessaie de lui-même, en attendant un peu plus longtemps à chaque fois.
• Si les e-mails ne sont pas copiés depuis Gmail, l'équipe Kaam360 n'a peut-être pas encore activé la lecture Gmail, car Google doit d'abord l'approuver. L'agenda et l'envoi par Gmail fonctionnent quand même.
• Si votre entreprise utilise Microsoft 365 et que vous voyez un message indiquant qu'un administrateur doit donner son accord, votre administrateur informatique doit autoriser Kaam360 une fois pour toute votre entreprise.
• Si la page indique que votre rôle ne le permet pas, demandez à un administrateur le droit « Sync their calendar and email ».

Déconnecter

1. Appuyez sur votre nom en haut à droite et choisissez Synchronisation du calendrier et des e-mails.
2. Appuyez sur Déconnecter sur la carte, puis sur Oui, déconnecter.
3. Kaam360 retire les événements qu'il a ajoutés à votre agenda, demande à Google d'oublier l'autorisation et la supprime de Kaam360. Les e-mails déjà copiés restent sur les fiches.