Relevés bancaires : les importer, les rapprocher et vérifier votre comptabilité

Importez le relevé de votre banque dans Kaam360 et rapprochez chaque ligne de l'argent que vous avez déjà enregistré : paiements sur factures, paiements de projet, Payer maintenant, chèques, paiements fournisseurs, dépenses remboursées, acomptes et remboursements. Ce qui n'est pas encore enregistré peut l'être depuis la ligne elle-même. Pointez ensuite d'un coup les lignes rapprochées en comptabilité.

Il vous faut Voir le grand livre pour ouvrir Relevés bancaires, et Tenir la comptabilité pour importer des relevés et les rapprocher.

Avant de commencer

Vos comptes bancaires proviennent de la Prévision de trésorerie : ouvrez-la, choisissez Comptes bancaires et de caisse et ajoutez chaque compte bancaire de chaque société, avec sa devise. Chacun apparaît de lui-même dans Relevés bancaires.

Importer un relevé

1. Dans votre banque en ligne, téléchargez le relevé au format CSV, OFX, QFX ou QIF (l'OFX est souvent appelé « Quicken » ou « Money »).
2. Ouvrez Relevés bancaires dans le menu Finance (sous Trésorerie et banque) et choisissez le compte bancaire.
3. Appuyez sur Importer un relevé et choisissez le fichier.
4. Pour un fichier CSV, vérifiez Quelle colonne contient quoi : la Date, la Description, la Référence et soit un Montant (entrées et sorties dans une seule colonne), soit des Sorties et des Entrées. Kaam360 les devine à partir des noms de colonnes ; corrigez celles qui sont erronées, ainsi que la façon dont Les dates sont écrites sous la forme et le Séparateur décimal. Appuyez sur Le relire pour voir le résultat.
5. Si votre banque affiche les sorties en nombres positifs, cochez Ma banque affiche les sorties en positif (inverser les signes).
6. Appuyez sur le bouton d'import : il indique combien de lignes sont nouvelles.

Kaam360 mémorise les colonnes pour ce compte bancaire : le relevé suivant s'importe donc de la même façon. Les lignes déjà importées sont écartées : vous pouvez donc télécharger des périodes qui se chevauchent sans rien obtenir en double. Un relevé importé par erreur peut être retiré sous Relevés importés avec Retirer, tant qu'aucune de ses lignes n'est rapprochée.

Rapprocher les lignes

Chaque ligne Pas encore rapprochée affiche le paiement le plus probable enregistré dans Kaam360 : le même montant, à quelques jours d'écart, et encore mieux lorsque la ligne mentionne la facture, la référence ou le client.

• Appuyez sur Confirmer pour la rapprocher.
• Appuyez sur Rapprocher les correspondances probables pour rapprocher en une fois toutes les lignes qui n'ont qu'un seul paiement possible.
• Appuyez sur Trouver ou enregistrer pour voir tous les paiements enregistrés jusqu'à 60 jours autour de ce jour et en choisir un avec La rapprocher.
• Appuyez sur Mettre de côté pour une ligne qui ne demande rien dans Kaam360 (par exemple un virement entre vos propres comptes que vous comptabilisez vous-même).

Seul un montant identique peut être rapproché. Appuyez sur Annuler pour défaire un rapprochement.

Lorsque vous rapprochez une ligne, Kaam360 enregistre aussi le compte bancaire sur le paiement, pour que son écriture automatique dans le grand livre aille sur ce compte bancaire.

Un virement Stripe correspond à une seule ligne de votre relevé pour de nombreux paiements Payer maintenant, moins les frais de Stripe. Rapprochez cette ligne du virement (il apparaît comme Virement Stripe avec son numéro), et non des paiements un par un.

Enregistrer ce qui manque

Dans Trouver ou enregistrer, sous Pas encore enregistré ? Enregistrez-le depuis cette ligne :

• argent entrant : choisissez la facture et appuyez sur Enregistrer comme paiement sur cette facture. C'est la même chose que Enregistrer un paiement reçu sur la facture ;
• argent sortant : choisissez la facture fournisseur et appuyez sur Enregistrer comme paiement de cette facture fournisseur ;
• tout le reste (frais bancaires, intérêts, un emprunt) : choisissez le compte et appuyez sur Comptabiliser une écriture. Elle est comptabilisée entre le compte bancaire et ce compte.

Le nouvel enregistrement est immédiatement rapproché de la ligne.

Pointer en comptabilité

Sous Pointer en comptabilité, choisissez un jour et appuyez sur Pointer jusqu'à ce jour. Chaque ligne jusqu'à ce jour doit être rapprochée ou mise de côté. Les paiements rapprochés sont pointés dans Rapprochement bancaire du Grand livre, et les lignes affichent Pointé. Pour en modifier une ensuite, annulez d'abord ce rapprochement dans Rapprochement bancaire.

Pour cela, les écritures automatiques doivent être activées pour la société et les paiements doivent être datés de leur jour de démarrage ou après.

Quel compte bancaire

Les paiements peuvent indiquer par quel compte bancaire l'argent est passé, pour que chaque compte bancaire soit rapproché séparément :

• Enregistrer un paiement reçu sur une facture comporte Versé sur le compte bancaire ;
• l'enregistrement d'un paiement sur une facture fournisseur comporte Payé depuis le compte bancaire ;
• Rembourser ensemble sous Dépenses comporte Payé depuis le compte bancaire.

Chacun démarre sur le compte bancaire habituel de la société : celui choisi sous L'argent reçu et payé va sur dans Écritures automatiques du Grand livre, sinon le premier compte bancaire de la société. Choisissez Le compte bancaire habituel pour laisser Kaam360 décider.

Contrôle de santé du grand livre

Ouvrez Contrôle de santé du grand livre dans le menu Finance (sous Comptabilité et fiscalité) et choisissez la société. Il vérifie, sans rien modifier :

• Écritures non équilibrées : les écritures comptabilisées dont les débits et les crédits diffèrent ;
• Périodes clôturées modifiées : les écritures datées dans une période clôturée qui ont été comptabilisées ou modifiées après la clôture des comptes ;
• Argent dû par les clients et Argent dû aux fournisseurs : ce qu'indique la comptabilité par rapport aux factures ouvertes et aux factures fournisseurs restant à payer. Les factures antérieures au démarrage des écritures automatiques font partie de vos soldes d'ouverture : vérifiez-les d'abord en cas d'écart ;
• Argent absent de la comptabilité : les paiements enregistrés depuis le démarrage des écritures automatiques qui n'ont pas encore d'écriture ;
• Comptes d'attente : les comptes dont le nom contient « suspense » ou « clearing » et qui ont encore un solde ;
• Lignes bancaires non rapprochées : les lignes de relevé restées non rapprochées au-delà du nombre de jours choisi (30 au départ).

Chaque vérification qui demande votre attention liste ce qu'elle a trouvé, avec un lien vers chaque élément et un bouton vers la page où le corriger.