Acomptes et dépôts : l'argent reçu avant la facture

Il arrive qu'un client paie avant qu'une facture n'existe : un acompte, un dépôt sur un devis ou une commande, ou un forfait. Il arrive aussi que vous payiez un fournisseur avant sa facture. Kaam360 conserve cet argent comme solde du client (ou du fournisseur) jusqu'à ce que vous l'utilisiez sur ses factures, ou que vous le remboursiez.

Enregistrer un acompte d'un client

1. Ouvrez Acomptes et dépôts dans le menu Finance.
2. Restez sur Des clients et appuyez sur Enregistrer un acompte.
3. Choisissez le Client, le Type (Acompte, Dépôt ou Forfait), le jour où il a été Reçue le, le Montant et la Devise.
4. Choisissez le Mode de paiement et saisissez une Référence si vous en avez une (le numéro du virement ou du chèque).
5. Facultatif : sous Pour (facultatif), choisissez le devis ou la commande client pour lequel il s'agit d'un dépôt.
6. Appuyez sur Enregistrer. Il reçoit un numéro comme ADV-0001.

Le relevé du client affiche l'acompte au jour de son arrivée, et son solde diminue immédiatement d'autant.

L'utiliser sur une facture

Lorsque vous envoyez sa facture au client :

1. Ouvrez l'acompte (appuyez sur son numéro) et, sous L'utiliser sur une facture, choisissez la facture et le montant, puis appuyez sur Utiliser.
2. Ou ouvrez la facture : la carte Chèques et acomptes liste les acomptes du client sur lesquels il reste de l'argent. Saisissez le montant et appuyez sur Utiliser sur celle-ci.

Le montant compte comme payé sur la facture. Lorsqu'il ne reste plus rien à payer, la facture est marquée payée d'elle-même. Un acompte ne peut être utilisé que sur les factures du même client, dans la même devise, qui ont été envoyées.

Rembourser ce qui reste

Ouvrez l'acompte et remplissez Rembourser le reste : le montant, le jour, le mode de paiement et une référence, puis appuyez sur Rembourser. Vous avez fait une erreur ? Appuyez sur la flèche d'annulation à côté d'une ligne sous Où il est allé : la facture redevient due. Un acompte enregistré par erreur (rien encore utilisé) peut être annulé avec une raison.

Acomptes versés aux fournisseurs

Choisissez Aux fournisseurs (il vous faut le droit de voir les achats), appuyez sur Enregistrer un acompte fournisseur et renseignez les mêmes informations. Utilisez-le de la même façon sur les factures du fournisseur : il est enregistré comme un paiement sur la facture.

La taxe sur les acomptes

Dans certains pays, la taxe est due à l'arrivée d'un acompte ou d'un dépôt (par exemple la TVA au Royaume-Uni et dans les pays du Golfe, la GST en Inde). Kaam360 ne calcule pas cette taxe et ne la place pas sur une facture fiscale : demandez à votre comptable comment la déclarer.