Trabaje con tareas, el tablero y el diagrama del plan

Las tareas son las pequeñas piezas de trabajo que suman un proyecto. Cada proyecto tiene una pestaña Tareas donde puede crearlas y gestionarlas. Esta guía profundiza un poco más que Tareas, tableros y diagrama del plan.

Añada una tarea

1. Abra Proyectos en el menú y pulse el proyecto que quiera.
2. Abra la pestaña Tareas y pulse Añadir tarea.
3. Rellene el nombre de la tarea y elija la lista de tareas, los responsables, las fechas, la prioridad y las horas estimadas.
4. Guarde. Las tareas nuevas empiezan con el estado Abierta.

Cuatro vistas

Encima de las tareas pulse Lista, Kanban, Gantt, Tabla o Mapa mental. La tabla muestra las tareas como una hoja de cálculo que puede cambiar en el sitio; vea la vista Tabla. Los tipos se explican en Tipos de tarea.

Encuentre una tarea

Escriba en el cuadro Buscar tareas sobre la lista. La lista se actualiza cuando hace una pausa al escribir, y las listas de tareas sin ninguna tarea coincidente se ocultan mientras busca o filtra. Cada palabra que escriba debe encontrarse en algún lugar de la tarea, así que factura ali encuentra las tareas de factura de las que Ali es responsable. Se fija en el número de la tarea (por ejemplo 1020, T1020 o el completo CBS-46-T1020), el nombre, la descripción, los responsables, las etiquetas, el estado, la prioridad, la lista de tareas, la fase y las fechas.

La insignia "plan incompleto"

Cuando a un proyecto le faltan cosas (por ejemplo una fecha de fin, o tareas sin responsable o sin fecha de vencimiento), aparece una pequeña insignia amarilla con un número arriba a la derecha del proyecto, junto a su estado. Púlsela para ver la lista de lo que todavía falta. No ocupa espacio cuando no la necesita.

Mire la tarea con más detalle

Pulse una tarea para abrir su panel lateral. Allí puede:

• escribir comentarios y mencionar a un compañero para que reciba un aviso
• añadir responsables y seguidores (los seguidores reciben un mensaje cuando la tarea cambia)
• adjuntar un archivo
• añadir subtareas (pasos más pequeños dentro de la tarea)
• vincular una tarea que debe terminar antes, llamada dependencia
• registrar el tiempo que dedicó
• crear una incidencia vinculada a la tarea
• fijar un recordatorio, o hacer que la tarea se repita

Comentarios: formato, tablas, menciones y archivos, y editar lo que escribió

• Dar formato al comentario. El cuadro de comentarios tiene una barra de herramientas: negrita, cursiva, subrayado, colores, listas, enlaces y tablas. Copie celdas de Excel o Google Sheets (por ejemplo una columna de puntos y una de estado) y péguelas: se convierten al instante en una tabla real, con cada punto junto a su estado. Pulse Comentario (o Ctrl+Intro) para enviar. El mismo cuadro sirve para las respuestas y al editar.
• Mencionar a alguien. Pulse Mencionar bajo el cuadro, elija un nombre y esa persona recibe un aviso de su comentario. También sirve escribir @ seguido del nombre completo.
• Adjuntar archivos. Pulse Adjuntar archivos bajo el cuadro y elija hasta 10 archivos (de hasta 25 MB cada uno). Se envían con su comentario y aparecen debajo como pequeños botones de archivo; haga clic en uno para abrirlo. Los archivos también aparecen en la pestaña Documentos de la tarea. Si borra el comentario, sus archivos siguen en la tarea hasta que alguien los quite allí. Necesita el permiso para subir archivos; si no ve Adjuntar archivos, pregunte a un administrador.
• Edite su propio comentario. Pulse Editar bajo un comentario que escribió, cambie el texto y pulse Guardar (o Ctrl+Intro). Cancelar lo deja como estaba. El comentario muestra entonces editado junto a la hora. Nadie más, ni siquiera un administrador, puede editar sus comentarios; solo se pueden eliminar.
• Cualquier persona que añada con @ mientras edita recibe un aviso, como con un comentario nuevo.

Añada sus propias columnas

En el tablero, pulse Añadir columna para añadir una etapa como Pruebas. Use Gestionar estados para renombrar u ocultar etapas.

Poner una lista de tareas en una fase

Una fase puede contener cualquier número de listas de tareas, y cada tarea de una lista con fase pertenece a esa fase.

1. En la vista Lista, pulse los tres puntos del encabezado de la lista y elija Fase….
2. Elija la Fase (o Sin fase) y pulse Guardar. Todas las tareas de la lista pasan a esa fase, y también las que añada o mueva a la lista más adelante. El nombre de la fase aparece entonces junto al nombre de la lista.
3. Mientras una lista tenga fase, la casilla de fase de una tarea nueva en esa lista queda fijada en la fase de la lista.

El avance de una fase cuenta las tareas de sus listas: cuando se cierran, la fase avanza. La pestaña Fases del proyecto muestra las listas de tareas de cada fase junto a su avance. Si saca una lista de su fase, sus tareas se quedan donde están y puede volver a elegir una fase para cada tarea nueva.

Mueva una tarea a otra lista u otro proyecto

En la vista Lista, arrastre una tarea por su fila y suéltela donde la quiera: entre dos tareas de la misma lista para cambiar el orden, o en otra lista de tareas para moverla allí. Una línea muestra dónde quedará; suéltela sobre el título de una lista para ponerla arriba del todo. Las subtareas se mueven con su tarea. No se puede arrastrar mientras cambia una celda, y para mover hace falta el derecho a editar esa tarea.

Las subtareas también se pueden arrastrar: arrastre una subtarea hacia arriba o hacia abajo entre las demás subtareas de su tarea para cambiar su orden. Se queda bajo la misma tarea; para darle otra tarea, ábrala y cambie su tarea principal.

También puede usar los tres puntos del final de la fila de una tarea y elegir Mover a otro proyecto…, y luego elegir el Proyecto y la Lista de tareas. Abra la tarea y pulse Mover… junto al nombre de su proyecto. Elija el Proyecto y la Lista de tareas y pulse Mover tarea. Sus subtareas, comentarios, archivos y tiempo registrado se van con ella. Cuando se mueve a otro proyecto, su fase se borra, se quitan los vínculos con las tareas que se quedan atrás y quienes son responsables de la tarea se añaden al nuevo proyecto para que puedan seguir abriéndola. Solo puede mover tareas a proyectos de los que forma parte. Una subtarea se mueve junto con su tarea principal.

Mueva una lista de tareas entera a otro proyecto

En la vista de lista de tareas, pulse los tres puntos del encabezado de la lista y elija Mover la lista a otro proyecto…. Elija el Proyecto y pulse Mover. La lista se mueve con todas sus tareas y subtareas. Sus fases se borran, se quitan los vínculos con las tareas que se quedan atrás, el tiempo registrado se mueve con ellas y las personas responsables de las tareas se añaden al nuevo proyecto. Esto necesita los permisos para editar proyectos y para editar todas las tareas, y usted debe formar parte de ambos proyectos.

Cambiar el orden de las listas de tareas

En la vista Lista, pulse los tres puntos del encabezado de una lista y elija Subir lista o Bajar lista. La lista se mueve un lugar; el nuevo orden se usa en todos los sitios donde aparecen las listas del proyecto. Una lista cerrada solo muestra su encabezado: ábrala para añadir una tarea o una lista debajo.

Eliminar una lista de tareas

1. En la vista Lista, pulse los tres puntos del encabezado de la lista y elija Eliminar lista….
2. Si la lista todavía tiene tareas, elija en Mover sus tareas a la lista que debe recibirlas. Se mueven con sus subtareas, comentarios, archivos y tiempo registrado, así que no se pierde ningún trabajo. Las tareas de la lista que están en la papelera también se mueven y se pueden seguir recuperando.
3. Pulse Eliminar lista.

Una lista vacía simplemente se elimina. La única lista del proyecto solo se puede eliminar cuando no tiene tareas: añada antes otra lista si quiere conservarlas. Eliminar una lista requiere el permiso para eliminar fases, listas de tareas y grupos.

Dependencias y el diagrama del plan

Una dependencia dice "esto no puede empezar hasta que aquello termine". Las tareas necesitan una fecha de inicio o de vencimiento para aparecer en el diagrama del plan. Las tareas vinculadas aparecen unidas en el diagrama, y una tarea atrasada empuja a las que la esperan.

Para añadir días de espera, vincular tareas de otras formas o ver la ruta crítica, lea Vincular tareas, añadir retraso y ver la ruta crítica. Una tarea también puede repetirse y tener una lista de comprobación; vea Tareas que se repiten y listas de comprobación.

Si algo sale mal

• Una tarea no está en el diagrama del plan: dele una fecha de inicio o de vencimiento.
• No puede añadir tareas: puede que su rol no permita editar este proyecto.

Ver el proyecto como mapa mental

Pulse Mapa mental encima de las tareas para ver el proyecto como ramas: el proyecto en el centro, sus listas de tareas y sus tareas y subtareas creciendo hacia la derecha. Cada tarea muestra el color de su estado; las terminadas aparecen tachadas y las bloqueadas tienen un borde rojo.

1. Pulse una tarea para abrirla.
2. Pulse + junto al proyecto para añadir una lista de tareas, junto a una lista para añadir una tarea, o junto a una tarea para añadir una subtarea. Escriba el nombre y pulse Intro.
3. Pulse la pequeña flecha de una rama para plegarla, y otra vez para abrirla.

Cada rama que añade es una lista de tareas, tarea o subtarea normal, así que también aparece en la lista, en el tablero y en el Gantt.