Escribir y compartir documentos de equipo en la Wiki

La Wiki es donde su organización pone por escrito lo que todos deben poder encontrar más tarde: el manual de la empresa, guías prácticas, políticas, actas de reuniones, resúmenes de proyecto y decisiones. Abra Wiki en el menú de la izquierda, cerca de la parte superior.

Espacios y páginas

• Un espacio es un estante de páginas con sus propias personas. Hay tres tipos: Empresa (para todos), Equipo (para un equipo) y Proyecto (para un proyecto).
• Dentro de un espacio, las páginas forman un árbol, como los capítulos de un libro: una página puede tener otras páginas debajo.
• Cada espacio se abre en su página de inicio.

La portada de la Wiki tiene estas pestañas: Espacios, Todas las páginas (buscar, filtrar por espacio, ordenar y descargar la lista en Excel), Actualizadas recientemente, Favoritos, Vistas recientemente y Mis borradores.

Quién puede leer y escribir

Cada persona tiene un rol en un espacio:

• Puede leer: leer las páginas publicadas, comentar, seguirlas y marcarlas con una estrella.
• Puede escribir: además crear, cambiar, publicar y mover páginas y adjuntarles archivos.
• Administrador: además cambiar los ajustes y los miembros del espacio.

El administrador de un espacio lo define en Ajustes del espacio: qué recibe Todos en la organización (elija Sin acceso (solo miembros) para un espacio privado), qué reciben El responsable y los miembros del proyecto en un espacio de proyecto, y los Miembros (añada una persona o un equipo entero, cada uno con un rol). Las personas con el derecho Gestionar todos los espacios son administradores de todos los espacios. Las personas sin el derecho Usar la wiki no ven la Wiki.

Crear un espacio

1. Abra Wiki y pulse Nuevo espacio. (Necesita el derecho Crear espacios de wiki; los responsables lo tienen.)
2. Dele un Nombre y, si quiere, diga para qué es. Elija un Icono y un Color.
3. En Tipo de espacio, elija Empresa: para todos, Equipo: para un equipo o Proyecto: para un proyecto, y el equipo o proyecto.
4. Elija quién puede hacer qué (vea arriba) y pulse Crear espacio. Usted pasa a ser su administrador, y el espacio empieza con una página de inicio.

Escribir una página

1. En el espacio, pulse Nueva página (o, en una página, Nueva página debajo de esta en el menú ⋮).
2. Escriba un Título y elija en Empezar desde una Página en blanco o una plantilla como Acta de reunión, Resumen del proyecto, Política, Guía práctica o Registro de decisión. Pulse Crear y editar.
3. Escriba. La barra de herramientas tiene Estilo (texto normal, títulos, una cita o un bloque de código), Recuadro (un cuadro de color para una nota, un consejo, un aviso o algo importante), negrita, colores, listas, una Lista de verificación, una Tabla, enlaces, Imagen y Línea divisoria.
4. Para añadir una imagen, pulse Imagen (o Añadir en Imágenes y archivos), elija el archivo y pulse la imagen para ponerla donde está el cursor.
5. Para mencionar a alguien, pulse Mencionar debajo del editor y elija a la persona. Recibirá un aviso y un correo cuando publique.

Lo que escribe se guarda solo como borrador. Los lectores siguen viendo la página publicada hasta que alguien publica. Cuando esté listo, escriba Qué cambió (opcional) y pulse Publicar. Pulse Guardar borrador y cerrar para parar por ahora, o Descartar el borrador para volver a la página publicada (para todos los que la editan en ese momento).

Escribir una página entre varios

Varias personas pueden editar la misma página a la vez. Todos los que pulsan Editar (o Unirse) trabajan en el mismo texto:

• Lo que escribe cada persona aparece para los demás en un momento. Escribir a la vez, incluso en la misma frase, no es problema: no se pierden las palabras de nadie.
• Cada persona tiene un color. Ve los cursores de los demás en el texto con sus nombres, y sus fotos redondas arriba del editor, con cuántas personas editan con usted.
• Los lectores de la página ven quién la está editando, con un botón Unirse para quienes pueden escribir.
• El texto compartido se guarda como borrador cada pocos segundos. Cualquiera puede publicarlo: se avisa a los demás, que siguen editando, y la siguiente publicación crea la siguiente versión.
• El historial de la página nombra a todos los que escribieron una versión, junto a quien la publicó.
• Si alguien recuperó una versión antigua mientras usted editaba, Publicar se detiene y dice quién fue. El texto se guarda como borrador. Mire el historial de la página y pulse Publicar la mía de todos modos si su versión debe quedar (la otra sigue en el historial).

Historial: se guarda cada versión

Pulse Historial (el reloj de una página) para ver cada versión publicada, quién la publicó, cuándo y qué cambió.

• Pulse el ojo para leer una versión antigua tal como era.
• Elija una versión en Desde y otra en Hasta y pulse Comparar las versiones para ver las líneas añadidas (en verde) y eliminadas (en rojo). Marque Solo los cambios para ocultar el resto.
• Pulse el botón de restaurar para Recuperar esta versión. Se crea una nueva versión con el texto antiguo, así que nunca se pierde nada.

Leer, seguir y compartir

• Pulse la estrella para Añadir a favoritos: la página aparecerá en Favoritos en la portada de la Wiki.
• Pulse el ojo para Vigilar una página: recibirá un aviso y un correo cuando se vuelva a publicar o alguien comente. Quien escribe o publica una página la sigue automáticamente.
• Escriba en Comentarios al final de una página y pulse Añadir comentario. Use Mencionar para nombrar a alguien.
• Pulse Imprimir para imprimir solo la página, con un aspecto limpio, o Descargar en PDF.
• Las imágenes y documentos de la página aparecen en Archivos. Quien puede escribir puede pulsar Añadir un archivo. No se admiten programas y los archivos pueden tener hasta 25 MB.

Enlazar páginas a proyectos y tareas

• En una página, abra el menú ⋮ y elija Enlazar a un proyecto. La página aparecerá en la pestaña Wiki del proyecto, junto con las páginas de los espacios propios del proyecto.
• En la pestaña Wiki de un proyecto, escriba en Buscar una página de la Wiki para enlazar… y pulse una página.
• En una tarea, la tarjeta Páginas de la Wiki muestra las páginas enlazadas. Quien puede cambiar la tarea puede buscar y enlazar más páginas allí.

Cada persona solo ve las páginas enlazadas que puede leer.

Ordenar

• Mover (en el menú ⋮) pone una página debajo de otra o en otro espacio. Quien puede escribir también puede arrastrar una página en el árbol de la izquierda: suéltela sobre otra página para ponerla debajo, o sobre su borde superior o inferior para ponerla antes o después. Las páginas que tiene debajo se mueven con ella.
• Convertirla en página de inicio (administradores del espacio) elige con qué página se abre el espacio.
• Eliminar página necesita el derecho Eliminar páginas y espacios de wiki. Las páginas que tiene debajo suben un nivel. Un espacio entero se puede eliminar desde sus Ajustes, o archivar (Archivado: conservarlo solo para lectura) para conservarlo sin cambios.

Plantillas

Pulse Plantillas en la portada de la Wiki para ver las plantillas. Las cinco que trae Kaam360 están siempre. Las personas con el derecho Gestionar plantillas de wiki pueden añadir las propias de su organización con Nueva plantilla, o convertir cualquier página en plantilla con Guardar como plantilla en el menú ⋮ de la página.

Búsqueda

El buscador de la parte superior de cada página también encuentra páginas de la Wiki, por su título y su texto. Solo muestra páginas publicadas de espacios que usted puede leer. Vea Búsqueda: encuentre cualquier cosa rápido.

Todo lo importante (espacios creados, cambiados o eliminados, páginas publicadas, recuperadas, movidas o eliminadas, plantillas) queda en el Registro de actividad con el tipo Wiki.