Registro de horas: quién registra sus horas, y el correo matinal

El Registro de horas muestra a los responsables de equipo y a los mánagers quién registró sus horas y cerró su día. Abre Registro de horas en el módulo Gestión de proyectos del menú. Ves a las personas de los equipos que diriges y a las que dependen de ti; los administradores ven a todos. Las personas que rellenan una hoja de dedicación en lugar de registrar horas no aparecen aquí y quedan fuera de los recordatorios y resúmenes.

Leer la cuadrícula

1. Elige Esta semana, Semana pasada o Mes.
2. Cada persona tiene una casilla por día con las horas registradas y una palabra: Cerrado, Sin cerrar (o Registrado cuando cerrar es opcional), Por debajo (menos horas de lo previsto), Nada registrado, En curso (hoy), Ausencia, Festivo o Día libre. Los colores siempre van con estas palabras.
3. El total muestra las horas registradas frente a las previstas hasta ahora. Una pequeña llama muestra cuántos días laborables seguidos cerró (o registró por completo) alguien.
4. Acota la lista por equipo, proyecto, el responsable del que dependen las personas o un nombre.
5. Pulsa un día para ver sus registros y la nota de la persona sobre el día.
6. Pulsa la campana de una fila (o Recordar en un día) para recordárselo a la persona. Lo recibe en su campana, por correo y en Slack o Teams si está vinculado.
7. Pulsa Descargar para Excel para guardar una copia.

Horas en el trabajo según la asistencia

Cuando su organización lleva la asistencia (fichajes de un dispositivo, de un archivo o añadidos por un gerente, vea Asistencia), el Registro de horas también muestra cuánto tiempo estuvo cada persona en el trabajo:

• La tarjeta En el trabajo (asistencia) da las horas en el trabajo del periodo y cuánto se registró en trabajo.
• Cada día muestra, bajo las horas registradas, las horas en el trabajo según los fichajes; la columna Total también muestra las horas en el trabajo del periodo.
• Pulse un día para ver la entrada y la salida, con un enlace a la Asistencia de la persona.

Así los tres números quedan juntos: las horas que la persona tenía (Previsto, según su turno, menos ausencias y festivos), las horas en el trabajo y las horas registradas. Una gran diferencia entre las horas en el trabajo y las registradas muestra quién no registra su tiempo.

El correo matinal

Cada mañana laborable (a las 09:00 salvo que se cambie, en la zona horaria de tu organización; nunca en fines de semana ni festivos) los responsables de equipo y los mánagers reciben un correo sobre el día laborable anterior: quién no registró nada, quién registró mucho menos de lo previsto, quién no cerró su día, los totales del equipo y los proyectos a los que fueron las horas. Desactívalo en Mi perfil con Resumen matinal del tiempo de mi equipo.

El resumen semanal

Cada lunes (salvo cambio), a la misma hora, las mismas personas reciben un resumen de los siete días anteriores. Para cada persona muestra las horas que le tocaban (las horas de su turno, menos festivos y ausencias), las horas presentes según la asistencia cuando la usa, las horas registradas y los días laborables en que no registró nada. Quien registró sus horas todos los días no aparece. Elija el día, o desactívelo, en Ajustes, Registro de horas, con Enviarles también un resumen semanal de la semana anterior. El resumen matinal del tiempo de mi equipo en Mi perfil detiene ambos correos.

Ajustes

Los administradores eligen en Ajustes, Registro de horas:

• si todos cierran su jornada, y un mínimo de horas por día;
• Máximo de horas que alguien puede registrar en un día: todas las entradas de una persona en un día juntas. Nadie puede registrar más, tampoco los gerentes; el cronómetro, la hoja de horas y Registrar tiempo dicen cuánto cabe todavía. Vacío significa sin límite;
• Bloquear un día tantos días después de que termine: después, solo puede cambiarlo quien tenga el permiso para cambiar días bloqueados, y cada cambio queda en el registro de auditoría;
• si cada registro necesita una nota, el redondeo a 5 o 15 minutos y si los registros nuevos son facturables;
• el recordatorio de fin de jornada y cuándo termina la jornada, y la hora del correo matinal;
• quién más recibe el correo matinal de cada equipo y qué roles pueden abrir el Registro de horas.

Paneles

En Mis paneles, el panel listo Registro de horas y la fuente Cumplimiento del registro de horas muestran las horas registradas y las que faltan, los días cerrados y los días sin nada registrado de las personas a tu cargo.