Envíe cualquier documento a firma electrónica

El módulo Firma electrónica le permite enviar cualquier documento para que se firme en línea: un contrato, una carta de empleo, un acuerdo de confidencialidad, un formulario. Quienes firman no necesitan una cuenta. Todo se conserva aquí: quién firmó, cuándo y la copia firmada. Un documento no necesita un cliente ni un contrato, aunque puede vincular uno.

Envíe un documento

1. Abra Firma electrónica en el menú y pulse Enviar a firma. (Desde un contrato puede pulsar Enviar a firma electrónica en su lugar.)
2. Elija el documento: Subir un documento (un PDF, o una imagen JPG o PNG, de hasta 15 MB). Para enviar varios documentos en una sola solicitud, elija el primero y luego use Añadir otro documento debajo: se unen, en orden, en un solo archivo (hasta 10 documentos y 150 páginas), se firma una vez y se sella una vez. Para un contrato puede elegir en cambio Usar un PDF adjunto al contrato o Crear un PDF a partir de los datos del contrato. Si es un archivo de Word, Excel o PowerPoint, guárdelo o expórtelo antes como PDF.
3. En Destinatarios, pulse Elegir personas para abrir una lista de su equipo, los contactos del cliente que eligió y las personas a las que envió documentos hace poco. Marque a tantas personas como quiera, elija Debe firmar, Aprueba (solo dicen que sí: no dibujan una firma y no reciben campos) o Recibe una copia (solo reciben el documento terminado por correo) y pulse Añadir seleccionados. También puede pulsar Añadir otro destinatario para escribir un nombre y un correo, o Añadirme para añadirse usted.
4. Cuando hay dos o más firmantes, Enviar en orden está marcado: a cada persona se le escribe solo cuando es su turno. Cambie el orden con el cuadro numérico o las flechas junto a cada persona. Desmárquelo para escribir a todos a la vez.
5. Pulse Personalizar junto a un firmante para fijar opciones solo para él o ella:- Firma en persona en mi dispositivo: a esta persona no se le envía un enlace por correo. Cuando sea su turno, abra la solicitud y pulse Firmar en persona junto a su nombre, para que pueda firmar a su lado.- Nota privada: un mensaje que solo ve esta persona en su página de firma.- Comprobar quién es: Un código de 6 dígitos enviado por correo a la persona (pulsa Enviarme un código por correo en la página de firma y lo escribe), o Un código de acceso que usted le da (usted elige de 4 a 20 caracteres y se lo dice en persona o por teléfono; nunca en el mismo correo que el enlace). Hasta que el código sea correcto, no se muestra nada del documento. Tras cinco intentos erróneos, la comprobación se bloquea durante 15 minutos, y cada intento queda anotado en el historial de actividad.
6. Añada un mensaje opcional, durante cuántos días la solicitud sigue vigente (Válido durante) y cada cuántos días enviar un recordatorio (Recordar cada; 0 significa nunca).
7. Pulse Siguiente: colocar los campos, o Enviar sin campos si las personas deben simplemente firmar al final del documento.

Coloque los campos

La página siguiente muestra su documento con miniaturas de las páginas a la izquierda, y Destinatarios y Campos estándar a la derecha. Elija un destinatario y arrastre un campo desde la derecha hasta la página (o elija uno y haga clic en la página). Los campos son Firma, Iniciales, Empresa, Nombre completo, Correo, Fecha de firma (se rellena sola con el día en que la persona firma), Fecha (la persona la elige), Cuadro de texto, Cargo, Casilla de verificación, Lista desplegable y Botones de opción.

Arrastre un campo para moverlo, arrastre su esquina para cambiar el tamaño, o use las teclas de flecha. Haga clic en un campo para ver sus ajustes a la derecha:

• Destinatario, Obligatorio y Solo lectura (el campo muestra lo que escribió en Valor predeterminado y quien firma no puede cambiarlo).
• Etiqueta, Etiqueta de datos y Descripción (una pista que se muestra a quien firma).
• Límite de caracteres y Validación para los cuadros de texto: Solo números, Solo letras, Dirección de correo o un Patrón personalizado.
• Opciones para una lista desplegable o un cuadro de opciones (una por línea), Formato de fecha para las fechas y Tamaño de letra.

Haga clic con el botón derecho en un campo para Cortar, Copiar, Pegar, Duplicar, Colocar en otras páginas o Cambiar destinatario. Deshacer y Rehacer están arriba, junto con los controles de página y zoom. Pulse Guardar borrador para volver más tarde, Guardar como plantilla para reutilizar esta disposición, o Enviar a firma cuando esté listo. Cualquier persona que tenga campos necesita al menos un campo de firma.

Envíelo más tarde

En la página donde coloca los campos, abra Enviar más tarde, elija una fecha y una hora (con al menos cinco minutos de antelación, dentro de 90 días, en la zona horaria de su organización) y pulse Enviar a esa hora. La solicitud queda esperando como borrador, aparece como Programada en la lista y se envía sola. Hasta entonces todavía puede cambiar los campos, o pulsar Cancelar la programación. Si algo está mal cuando llega la hora (por ejemplo, un campo sin campo de firma), no se envía nada, la solicitud sigue como borrador y recibe un correo que explica por qué.

Qué ve quien firma

Abre el enlace y ve el documento con sus propios campos resaltados. Hace su firma de la manera que su organización permita: Dibujar mi firma (con una elección de color de lápiz), Escribir mi nombre en su lugar (en uno de tres estilos de letra manuscrita) o Subir una imagen. Añade sus iniciales si se le piden, hace clic en cada campo, rellena los cuadros de texto, marca la aceptación y pulsa Firmar el documento. Si usted deja que quienes firman dejen comentarios, se muestra un cuadro para un comentario dirigido a usted. Si lo permite, Pasarlo les deja entregar el documento a otra persona, que recibe su propio enlace mientras el primer enlace deja de funcionar. Bajo el cuadro de firma, Recordar mi firma en este dispositivo la guarda en su propio navegador (y Recordar mis iniciales en este dispositivo hace lo mismo con las iniciales), de modo que la próxima vez Usar mi firma guardada la rellena al instante; Olvidar la elimina. No se guarda nada en nuestro lado. Siguiente campo los lleva a lo que todavía falta. También pueden Rechazar la firma e indicar por qué. Los clientes que tienen su propio acceso también ven el documento en su portal del cliente, en Documentos pendientes de su firma.

Firmar usted primero (firman ambas partes)

En un contrato que firman las dos partes, su empresa firma primero y el cliente después.

1. En Enviar a firma, en Quién firma por nuestra empresa, elija Firmo yo primero (por nuestra empresa) u Otra persona de nuestra empresa firma primero y escoja al compañero. En un borrador puede elegir lo mismo en la página de la solicitud y pulsar Guardar.
2. Al pulsar enviar, se abre enseguida para usted la página de firma normal. Firme igual que los demás; no se pide código porque ha iniciado sesión. Se registran la hora, la dirección y el dispositivo. Si se detiene, no se envía nada y la solicitud queda como borrador; ábrala más tarde y pulse Firmar y enviar.
3. En cuanto su parte ha firmado, el cliente recibe su correo. Un compañero que firma por la empresa recibe el correo primero, y el cliente solo después.

El certificado muestra las dos partes: «Signed for (su empresa) by (nombre), (puesto)» y «Signed for (cliente) by (nombre)». Un contrato vinculado recibe la copia firmada solo cuando todos han firmado. Si después se acepta un cambio sugerido por el cliente, también se anula su firma: su parte firma primero la nueva versión y después el cliente. Firmar por la empresa requiere el permiso Firmar en nombre de la empresa (los gerentes lo tienen desde el principio; los administradores siempre). En Configuración de firma, Nuestra empresa siempre firma primero marca la opción en cada nueva solicitud.