Ejecutar y crear informes de CRM

Informes de CRM es una biblioteca de informes listos sobre clientes potenciales, oportunidades, actividades y cotizaciones, más los informes que usted mismo hace. Cada uno es una lista o un resumen que puede acotar por periodo y por lo que quiera, y descargar para Excel. Las personas cuyo rol lo permite encuentran además Tiempo por proyecto, Tiempo por cliente (horas, facturables y no), el Registro de riesgos (todos los riesgos de los proyectos con su responsable, impacto y estado) y el Estado de flujo de caja (dinero que entra frente a dinero que sale, mes a mes), en las carpetas Proyectos y Finanzas.

Abrir un informe

1. Abra Informes de CRM en la sección CRM.
2. Elija una carpeta a la izquierda (Clientes potenciales, Oportunidades, Actividades, Cotizaciones, Proyectos, Finanzas o Mis informes) o escriba en Buscar informes.
3. Pulse un informe para abrirlo. Por ejemplo, Clientes potenciales por origen muestra cuántos clientes potenciales trajo cada origen y cuántos se hicieron clientes, y Oportunidades ganadas lista las oportunidades que ganó.

Cambiar lo que ve

1. Elija qué Fecha mirar (por ejemplo Creado el o Cerrada el) y el Periodo: Hoy, Ayer, Esta semana, Semana pasada, Este mes, Mes pasado, Este trimestre, Trimestre pasado, Este año, Último año, Últimos 7 días, Últimos 30 días, Últimos 90 días, Próximos 7 días, Próximos 30 días, Todo el tiempo o Elegir fechas.
2. Pulse Añadir un filtro…, elija un campo y una condición (es, contiene, es mayor que y así), escriba o elija un valor y pulse Añadir. Pulse la × de un filtro para quitarlo.
3. Pulse el encabezado de una columna para ordenar por ella. Un nombre de la primera columna abre ese cliente potencial, oportunidad, actividad o cotización.
4. Pulse Exportar a Excel para descargar exactamente lo que ve.

Hacer su propio informe

1. Pulse Nuevo informe.
2. En 1. Póngale nombre, escriba un nombre. Marque la casilla si todos los que ven el CRM pueden ejecutarlo. Los demás pueden ejecutar un informe compartido, pero solo usted puede cambiarlo.
3. En 2. ¿De qué trata? elija Clientes potenciales, Oportunidades, Actividades o Cotizaciones, o cualquier otro tipo de registro que su rol pueda ver, como Tareas, Proyectos, Tiempo registrado, Facturas, Tickets, Riesgos de proyectos o Entradas y salidas. Son los mismos tipos que puede enviar un correo programado.
4. En 3. ¿Cómo debe verse? elija Una lista de registros y escoja y ordene las columnas, o Un resumen y elija Agrupar por, por ejemplo por responsable o por mes. Cada grupo lleva un recuento. Pulse Añadir una columna para más: Total de, Promedio de, Contar donde o Proporción (%) donde.
5. En 4. ¿Qué registros? elija la fecha, el periodo y los filtros.
6. En 5. ¿En qué orden? elija cómo ordenar, revise la Vista previa y pulse Guardar informe.

Su informe está en Mis informes. Ábralo y pulse Editar informe para cambiarlo. En cualquier informe listo puede pulsar Guardar como mi informe para partir de él.

Si algo sale mal

• Un informe no muestra nada: pruebe Todo el tiempo o quite un filtro.
• Solo se miran los 20 000 registros más recientes. Elija un periodo más corto para ver los más antiguos.
• No ve Informes de CRM: su rol puede no incluir el CRM. Pregunte al propietario del espacio de trabajo.
• Solo puede eliminar los informes que hizo usted. Pulse el icono de la papelera del informe y confirme.
• El Estado de flujo de caja cuenta el dinero que realmente se movió: pagos de clientes (como los cuenta el resumen del propietario), pagos a proveedores el día en que se pagaron y gastos el día en que se reembolsaron. No es la previsión: para el dinero esperado en las próximas semanas, abra Previsión de flujo de caja.

Desglosar un resumen en columnas y enviar un informe por correo según un calendario

• Desglosar en columnas por: en el generador de informes, tras elegir Agrupar por, elija un segundo campo. El informe pasa a ser una tabla con una fila por cada valor del primer campo, una columna por cada valor del segundo, la primera cifra en cada celda y totales (por ejemplo, negocios ganados por propietario, con una columna por mes). Las demás cifras se omiten en un desglose.
• Enviar por correo según un calendario: abra cualquier informe y pulse Enviar por correo según un calendario. Elija Cada día, Cada semana o Cada mes, escriba de una a diez direcciones de correo y pulse Empezar a enviar. El informe sale por la mañana, desde las 08:00, como tabla en el correo con una hoja de cálculo adjunta, con el periodo y los filtros que tenía al configurarlo. Pulse Correos programados en la página de informes para verlos todos, enviar uno ahora, pausarlo o eliminarlo. Se puede programar un informe sobre cualquier tipo de registro que lean los informes (tratos, clientes potenciales, tareas, proyectos, facturas, tickets de soporte, horas y más), si usted puede ver ese tipo de registro. El informe se calcula siempre como la persona que lo configuró, así que solo contiene lo que ella puede ver. Sale como mucho una vez en su día: si algo falla, el motivo aparece en Correos programados y espera a su siguiente día en lugar de enviarse dos veces. Cada persona recibe las palabras del correo, los nombres de las columnas, las fechas y los importes en su propio idioma (la hoja de cálculo adjunta queda como la muestra el informe). Si la persona que lo configuró se va o ya no puede ver esos informes, se desactiva.

Los gráficos de los informes resumen (barras, o columnas para fechas) ya existían. Un informe desglosado en columnas se muestra como tabla.

Ventas por producto, ganadas/perdidas y conversión de cotizaciones

• La carpeta Productos tiene Ventas por producto, Ventas por categoría, Ventas de productos por mes y Productos facturados. Cuentan las líneas de las facturas emitidas (no borradores ni anuladas): la cantidad y los ingresos antes de impuestos, en su moneda de visualización. Una línea cuenta para un artículo cuando se eligió de Productos en la factura o en su pedido de venta; las líneas escritas a mano aparecen como Sin definir. Las notas de crédito emitidas se descuentan en su propia fecha: sus líneas aparecen como Nota de crédito, con cantidad e ingresos negativos, bajo el artículo de la línea de factura que anulan. Necesita el permiso para ver facturas para esta carpeta.
• En la carpeta Oportunidades, Ganadas/perdidas por mes y Ganadas/perdidas por responsable muestran las oportunidades cerradas en el período: ganadas, perdidas, la Tasa de éxito y el valor de cada una. Por qué se perdieron las oportunidades agrupa las oportunidades perdidas por el motivo indicado.
• En la carpeta Cotizaciones, Conversión de cotizaciones por mes y Conversión de cotizaciones por responsable muestran las cotizaciones enviadas (todas las que no son borrador): aceptadas, rechazadas, la Tasa de conversión y los Días promedio hasta la aceptación, contados desde la fecha de la cotización hasta el día en que se aceptó. Las cotizaciones respondidas antes de que existiera este informe no tienen fecha de respuesta, por lo que quedan fuera del promedio.
• Para crear el suyo, elija Líneas de factura en 2. ¿De qué trata? en Nuevo informe.