Planificar personas por habilidades (Planificación de recursos)

Planificación de recursos le ayuda a poner a las personas adecuadas en los proyectos adecuados antes de que empiece el trabajo. Guarda las habilidades y tarifas de cada persona, reserva personas (o un marcador como «un diseñador sénior, 3 días a la semana») en proyectos y ve semana a semana quién está libre y quién está sobrerreservado. Ábrala desde la sección Información del menú.

La página tiene pestañas arriba: Reservas, Utilización, Encontrar a alguien, Habilidades, Puestos y, para quien puede ver costes, Tarifas.

Mantener la lista de habilidades

1. Abra Habilidades y pulse Nueva habilidad. Póngale un nombre (por ejemplo «Diseño UX») y, si quiere, un grupo (por ejemplo «Diseño»).
2. En la cuadrícula, pulse el recuadro donde se cruzan una persona y una habilidad. Elija el Nivel: 1 Principiante, 2 Básico, 3 Intermedio, 4 Avanzado o 5 Experto.
3. Añada la Prueba (un certificado, un proyecto, un curso) y la fecha en Comprobado el, y pulse Guardar nivel.
4. Para dar a alguien su Puesto, elíjalo en la segunda columna.

Cada persona puede mantener sus propias habilidades en Mi perfil, en Sus habilidades. Un nivel que alguien se pone a sí mismo aparece con borde discontinuo (autoevaluado) hasta que un responsable lo comprueba. Una habilidad que ya no usa se puede archivar: quien la tiene la conserva, pero nadie nuevo la recibe.

Puestos y sus tarifas

Un puesto es un tipo de persona con la que planifica, por ejemplo «Diseñador sénior» o «Ingeniero de obra». No es lo mismo que los roles de acceso (Administrador, Responsable, Empleado) que deciden qué puede hacer alguien en Kaam360.

1. Abra Puestos y pulse Nuevo puesto.
2. Escriba el nombre y añada las Habilidades que necesita este puesto, cada una con el nivel mínimo que sirve.
3. Si puede gestionar tarifas, escriba la Tarifa de coste por defecto (por hora), la Tarifa de facturación por defecto (por hora) y su Moneda.
4. Pulse Guardar puesto. Un puesto que aún tienen personas o reservas se archiva en lugar de eliminarse.

Tarifas de las personas, con las fechas en que cambian

Abra Tarifas (solo para quien tiene «Ver costes de proyecto»). Pulse el icono de historial junto a una persona, escriba la fecha Desde, la Tarifa de coste (por hora), la Tarifa de facturación (por hora) y la Moneda, y pulse Añadir tarifa.

• Cada hora se calcula con la tarifa de su propio día. Una subida desde el 1 de julio no cambia lo que costó el trabajo de junio.
• Antes de la primera tarifa de una persona sigue contando el coste por hora único que tenía. Sin ninguna tarifa, cuentan las tarifas por defecto de su puesto.
• Los costes de proyecto, Beneficio, el cierre de proyectos, la sala de control y la previsión de pagos usan estas tarifas. Al facturar tiempo registrado se propone la tarifa de facturación.

Reservar personas y marcadores

1. Abra Reservas y pulse Nueva reserva (o abra un proyecto, su pestaña Dotación de personal, y pulse Reservar a alguien).
2. Elija Una persona, o Un marcador (todavía nadie) con su puesto (o escriba un nombre) y, si quiere, la habilidad que necesita.
3. Elija las fechas y cómo se reserva el tiempo (Reservado como): Horas al día, Horas a la semana, % de su tiempo o Horas totales.
4. Elija Provisional (apuntado) o Confirmada (en firme) y pulse Guardar reserva.

Las reservas se saltan los días libres, los festivos y las ausencias aprobadas de cada persona. Una reserva confirmada cuenta como tiempo ocupado en el Calendario y en Capacidad, y la persona se une al equipo del proyecto. Una provisional aparece discontinua en el Calendario y se cuenta aparte. Una reserva y las tareas de la persona en el mismo proyecto son el mismo trabajo: cada día el proyecto cuenta lo mayor de las dos, así nada cuenta dos veces.

Si una reserva da a alguien más trabajo que tiempo, un aviso dice qué semanas y cuánto. La reserva se guarda igualmente, para que decida qué mover.

Dar un marcador a una persona

1. En Reservas, pulse el icono de persona en la fila del marcador. Se abre Encontrar a alguien, ya rellenado con los datos del marcador.
2. Pulse Dar a junto a la persona elegida.

La reserva mantiene sus horas. Si la misma forma de escribirla diera a la persona menos o más horas (por ejemplo el 60 % del día de alguien a tiempo parcial), se convierte en el total del marcador, repartido en los días laborables de la persona.

Una solicitud de personal es un marcador provisional mientras espera. Cuando asigna a alguien en Solicitudes de personal, el marcador se convierte en su reserva confirmada con las mismas horas. Rechazar o retirar la solicitud lo elimina.

La previsión de utilización

Abra Utilización para ver, semana a semana, las reservas y tareas de cada persona frente a su tiempo, con los mismos colores que Capacidad (verde por debajo del 80 %, ámbar del 80 al 100 %, rojo por encima). Elija Por persona, Por equipo, Por puesto o Por habilidad, y acótela a un equipo, un puesto, una habilidad o un proyecto. Marque o desmarque Contar reservas provisionales. Un punto en un recuadro indica que incluye reservas provisionales. Los marcadores aparecen como demanda sin nadie, y la tarjeta Sobrerreservado lista cada semana en que alguien tiene más trabajo que tiempo.

Encontrar a alguien con una habilidad que esté libre

1. Abra Encontrar a alguien.
2. Elija la Habilidad, el nivel necesario en Como mínimo, las fechas y, si las sabe, las Horas necesarias.
3. Pulse Buscar. Primero salen quienes encajan, luego los más libres y luego los más baratos. Quien tiene «Ver costes de proyecto» ve también las tarifas de cada persona.
4. Pulse Reservar para reservar a la persona en el momento.

La lista de recursos

La pestaña Lista de recursos guarda los equipos, vehículos, salas, licencias, materiales y personas externas que usan sus proyectos, con su unidad y tarifas habituales, para elegirlos en la pestaña Recursos de un proyecto. Vea Planificar los recursos de un proyecto.

Descargas

Cada pestaña tiene un botón Excel: las reservas con los filtros de la página, la previsión de utilización, la cuadrícula de habilidades y (para quien puede ver costes) el historial de tarifas.

Quién puede hacer qué

• «Ver planificación de recursos»: abrir estas páginas y la búsqueda.
• «Reservar personas»: crear, cambiar, confirmar y eliminar reservas y dar marcadores a personas.
• «Gestionar habilidades y puestos»: mantener la lista de habilidades y los puestos, y fijar el nivel y el puesto de cualquiera.
• «Ver costes de proyecto»: ver tarifas y el coste de las reservas. «Gestionar tarifas de las personas»: cambiarlas.

Si algo sale mal

• «Choose a person, or say who is needed»: un marcador necesita un puesto o un nombre.
• «This placeholder stands for a staffing request that is still waiting»: asigne a alguien, o rechace o retire la solicitud, en vez de eliminar el marcador.
• Una persona muestra «–» en la previsión: no tiene tiempo de trabajo esa semana (días libres, festivos o ausencias).