Revisión de archivos: comente imágenes, PDF y vídeos, y apruebe cada versión

La Revisión de archivos (proofing) es revisar un archivo entre todos. Ponga en revisión una imagen (PNG, JPG, GIF o WebP), un PDF o un vídeo (MP4, WebM o MOV) de una tarea o de un proyecto. Se hace clic en un punto para dejar allí un comentario numerado, usted sube nuevas versiones a medida que cambia el trabajo, y las personas que elija aprueban cada versión o piden cambios.

Empezar una revisión

1. Abra la tarea y adjunte el archivo en su pestaña Documentos (o añádalo en la pestaña Documentos del proyecto).
2. En la tarea, busque el recuadro Revisión de archivos, elija el archivo en Elija un archivo para revisar… y pulse Empezar la revisión. Para un documento del proyecto, pulse el icono de revisión junto al archivo en la pestaña Documentos.
3. Dele un Nombre, marque los Aprobadores, elija Todos los aprobadores deben aprobar o Basta con una aprobación, y una fecha opcional Responder antes de.
4. Para que el cliente también lo vea, marque Mostrarlo al cliente en el portal del cliente (y Pedir también la aprobación del cliente si hace falta).
5. Pulse Empezar la revisión. Los aprobadores reciben una notificación y un correo.

Comentar el archivo

1. Abra la revisión (desde la tarea, la pestaña Documentos, una notificación o Revisión de archivos en el módulo Gestión de proyectos del menú).
2. Haga clic en el punto del que quiere hablar, o arrastre para marcar una zona. En un PDF se muestran todas las páginas: haga clic en la página correcta. En un vídeo, páuselo en el momento adecuado y haga clic en la imagen: el comentario recuerda el momento.
3. Escriba su comentario y pulse Comentario. Use Mencionar para nombrar a alguien; se le avisa.
4. Cada comentario recibe un número, que se ve como un pin en el archivo. Pulse un pin para ver su comentario, o un comentario para ver su pin. En un vídeo, los pines también aparecen en la barra de abajo: pulse uno para ir a ese momento.
5. Pulse Responder, Resolver cuando esté hecho (y Reabrir si no lo está), o Crear una tarea para convertirlo en una tarea para alguien, con un enlace al pin.

Use Abierta, Resuelto y Todos encima de los comentarios para elegir cuáles ve.

Nuevas versiones y comparar

1. Pulse Nueva versión, indique Qué cambió (opcional) y elija el archivo nuevo (del mismo tipo).
2. La nueva versión pasa a mostrarse y se pide a los aprobadores que vuelvan a mirar. Los comentarios se quedan con la versión en la que se hicieron.
3. Elija otra versión en la lista de arriba para verla, o pulse Comparar para ver dos versiones una al lado de la otra.

Las nuevas versiones también se guardan con los archivos de la tarea (o los documentos del proyecto), así que cuentan para su almacenamiento como cualquier otro archivo.

Aprobar o pedir cambios

Los aprobadores abren la pestaña Aprobación y pulsan Aprobar o Hacen falta cambios (con una nota, o tras fijar un comentario). Solo se puede aprobar la versión más reciente. La revisión muestra En revisión, Hacen falta cambios o Aprobado, en la revisión, en la tarea y en la lista. Cualquier "hacen falta cambios" la devuelve; queda aprobada cuando todos los aprobadores la aprobaron (o uno, si basta con uno), y también el cliente cuando se pide su aprobación. El Historial bajo los aprobadores lista cada respuesta.

Clientes y revisores externos

• En el portal del cliente: marque Dejar que el cliente revise los archivos que se le muestran en Revisión de archivos en el enlace del portal del proyecto, o Revisar archivos para un usuario cliente. Verán Archivos para revisar, harán clic en el archivo para comentar con su nombre, responderán y pulsarán Aprobar o Hacen falta cambios cuando se pida su aprobación.
• Con un enlace compartido: pulse el icono de compartir en la revisión y cree un enlace (vea Enlaces compartidos). Marque Comentar el archivo para que el visitante comente con el nombre que escriba.

Las personas de fuera nunca ven sus tareas y solo pueden enviar unos pocos comentarios por hora.

Encontrar todas las revisiones

Revisión de archivos en el menú lista todas las revisiones, con su estado, comentarios abiertos, aprobaciones y fecha de respuesta. Pulse Esperando su aprobación para ver las que le necesitan. Busque, filtre por proyecto o estado, ordene, marque Archivado y pulse Descargar CSV. Quien tenga una revisión abierta ve al instante los nuevos pines, respuestas y decisiones, y quién más está mirando.

Si algo sale mal

• No se ofrece la revisión para un archivo: solo se pueden revisar imágenes, PDF y vídeos, y un archivo solo puede estar en una revisión.
• Falta Aprobar: solo los aprobadores elegidos pueden aprobar; quien la empezó puede cambiarlos con el botón de ajustes.
• El cliente no la ve: la revisión debe mostrarse en el portal, y el enlace del portal (o el usuario cliente) debe poder revisar archivos.