Planificar tareas, reuniones y llamadas y usar el calendario de CRM

Las Actividades son los seguimientos de su trabajo de ventas: una tarea (algo por hacer), una reunión o una llamada. Pueden tratar de un cliente potencial, un cliente o una oportunidad, para que todos vean qué se ha hecho y qué sigue.

Añadir una actividad

1. Abra Actividades en la sección CRM del menú de la izquierda, pulse Nuevo y elija Tarea, Reunión o Llamada.
2. Escriba el Asunto. Es el único campo obligatorio.
3. Elija cuándo. Una tarea tiene Fecha de vencimiento. Una reunión o llamada tiene Desde y Hasta. Una reunión puede tener Ubicación, una llamada puede ser Saliente (usted llama) o Entrante (le llaman), y una tarea tiene Prioridad.
4. Elija el Responsable (al principio usted) y, si quiere, el Cliente potencial, Cliente u Oportunidad de que trata.
5. Pulse Guardar.

También puede añadir una actividad desde un cliente potencial, un cliente o una oportunidad: en el cuadro Actividades abiertas pulse Añadir nueva y elija el tipo. Al guardar vuelve a la misma página.

Seguir sus actividades

• La página Actividades las lista. Use Todos, Tareas, Reuniones o Llamadas, el cuadro de búsqueda, el filtro de responsable y las opciones Abierta, Vencida, Completada y Cancelada. Las vencidas se muestran en rojo.
• Pulse el icono redondo de visto para marcar una actividad como hecha. Pasa a Actividades cerradas de su cliente potencial, cliente u oportunidad. Pulse el icono de flecha para reabrirla.

Notas

En un cliente potencial, un cliente o una oportunidad, el cuadro Notas guarda lo que escriben las personas: escriba en Añadir una nota y pulse Añadir nota. La nota más reciente va primero y muestra quién la escribió y cuándo. Quien escribió una nota, o cualquiera que pueda eliminar en el CRM, puede eliminarla.

El calendario de CRM

1. Abra Calendario de CRM en la sección CRM del menú de la izquierda, o abra Actividades y pulse Calendario.
2. Cambie entre Mes y Semana, muévase con las flechas, pulse Hoy para volver y elija de quién ver las actividades. Mostrar finalizadas añade las terminadas.
3. Las tareas, reuniones y llamadas tienen sus propios colores.
4. Pulse un día vacío para añadir una reunión ese día. Pulse una actividad para abrirla.
5. Arrastre una actividad a otro día para moverla. La hora y la duración se mantienen.

Las actividades abiertas sin fecha no aparecen en el calendario. Las encuentra en Actividades.

Si algo sale mal

• Si no ve Actividades, quizá su rol no incluye el CRM. Pregunte al propietario del espacio de trabajo.
• Una reunión no puede terminar antes de empezar.
• Eliminar un cliente potencial, un cliente o una oportunidad también elimina sus actividades y notas.

Escribir a un cliente potencial, cliente o negocio

Abra un cliente potencial, un cliente o un negocio. El bloque Correos sobre las notas guarda cada correo que envía desde aquí.

1. Pulse Enviar correo. Elija un contacto o escriba una dirección.
2. Para ahorrar tiempo, elija una Plantilla. Las palabras {{Name}}, {{Company}} y {{Sender}} se rellenan por usted.
3. Escriba el Asunto y el Mensaje, y pulse Enviar.
4. El correo sale en su nombre y las respuestas llegan a su propio correo. Si su empresa ha conectado su propio buzón en el Centro de soporte, se envía desde esa dirección. Una copia queda en el bloque Correos, así todo el equipo ve lo que se dijo. Pulse Mostrar mensaje para leerlo.

Para escribir o cambiar plantillas, pulse Plantillas en el bloque Correos y use Nueva plantilla.

Su propio calendario y buzón de Google u Outlook

Conecte su propia cuenta de Google o Microsoft 365 en Sincronización de calendario y correo (pulse su nombre arriba a la derecha). Así sus reuniones, llamadas y tareas aparecen en su propio calendario y los cambios hechos allí vuelven, sus otros eventos se ven como Ocupado en el calendario de CRM, los correos con sus clientes potenciales y clientes se copian en el bloque Correos, y los correos que envía desde aquí salen de su propio buzón. Vea Sincronizar su calendario y correo con Google o Microsoft 365.