Deje que los clientes reserven reuniones con usted en línea

Una página de reservas permite a los clientes elegir una hora para reunirse con usted, como Calendly. Solo ven las horas en que usted está realmente libre, en su propia zona horaria. Cuando reservan, la reunión aparece en su Calendario de CRM, la persona se identifica con un lead, contacto o cliente (o se añade como lead nuevo) y ambos reciben un correo.

Antes de empezar

• Su rol necesita el permiso Usar las reservas en línea (y Gestionar páginas de reservas de equipo para reuniones de equipo). Un administrador asigna permisos en Ajustes > Roles y permisos.
• Conecte su calendario de Google u Outlook en Sincronización de calendario y correo (pulse su nombre arriba a la derecha). Así nunca se ofrecen las horas en que está ocupado allí y las reuniones reservadas también aparecen en ese calendario.

Cree su primer tipo de reunión

1. En el menú, abra CRM y elija Páginas de reservas.
2. Pulse Nuevo tipo de reunión.
3. Póngale un Nombre, como «Llamada de presentación de 30 minutos». La Dirección se completa a partir del nombre.
4. En Duración y lugar, elija una o más duraciones. Si hay varias, el visitante elige una. Elija Dónde: En persona (escriba la dirección), Llamada telefónica (el visitante da su número), Videollamada (pegue su enlace de Google Meet, Teams o Zoom) u Otro lugar.
5. En Cuándo se puede reservar, marque los días y fije el horario de cada uno. Pulse Añadir horario para un segundo tramo, como 14:00–17:00 después de comer. Elija la Zona horaria de estas horas.
6. Deje marcado Excluir los días libres semanales, los festivos y las ausencias aprobadas para que nadie le reserve en un festivo o durante una ausencia.
7. En Días con otro horario, pulse Añadir un día para un día que no está (Cerrado) o un día con otro horario.
8. En Límites, fije el Tiempo libre antes y después de cada reunión, la Antelación mínima (nada de reservas «para dentro de diez minutos»), con cuánta antelación se puede reservar y el Máximo de reuniones al día.
9. En Preguntas que se hacen, pulse Añadir una pregunta para preguntar algo, como «¿De qué le gustaría hablar?». El nombre y el correo siempre se piden.
10. Pulse Guardar.

Comparta su página

• Su página tiene su propia dirección, que aparece en Mi página de reservas. Pulse Copiar el enlace para copiarla y enviarla a los clientes o ponerla en su firma de correo.
• Cada tipo de reunión también tiene su propia dirección, que lo abre directamente.
• Para ponerla en su sitio web, pulse Ponerla en su sitio web. Copie el marco para mostrar la página dentro de su web, o la línea del botón para añadir un botón Reservar una reunión que la abre en una ventana.
• Pulse Ajustes de la página de reservas para cambiar el nombre que se muestra, la dirección de la página o la introducción, o para desactivar la página.

Lo que ve el cliente

1. Abre su página y elige una reunión.
2. Ve un calendario con los días que aún tienen horas libres y las horas libres del día elegido, en su propia zona horaria (puede cambiarla).
3. Elige una hora, escribe su nombre, su correo y sus respuestas, y pulsa Confirmar la reserva.
4. Recibe un correo con los detalles, la reunión como archivo de calendario y un enlace privado para Cambiar la hora o Cancelar. Recibe recordatorios antes de la reunión (elija cuándo en Correos de recordatorio al visitante).
5. La página se puede leer en todos los idiomas de Kaam360: los enlaces al pie de la página la cambian.

Recordatorios por mensaje de texto

Los visitantes también pueden recibir sus recordatorios por SMS o WhatsApp, si lo aceptan. Primero conecta una cuenta de SMS o WhatsApp en Marketing > SMS y WhatsApp > Configurar. Consulta Campañas de SMS y WhatsApp.

1. Abre el tipo de reunión y marca Ofrecer también los recordatorios por mensaje de texto (SMS o WhatsApp).
2. En Enviarlos por, deja SMS o elige una plantilla de WhatsApp aprobada. Una plantilla de WhatsApp rellena {{1}} con el nombre del visitante, {{2}} con la reunión, {{3}} con la fecha y hora y {{4}} con el lugar.
3. Pulsa Guardar.

En la página de reservas el visitante verá una casilla aparte para aceptar recordatorios por texto y escribirá su Número de móvil para los recordatorios. Su consentimiento queda en su historial de consentimiento. Los recordatorios salen en los mismos momentos que los correos de recordatorio, pero nunca en las horas de silencio de su número, nunca a quien respondió STOP o está en la lista de no contactar, y nunca desde un sandbox. Sin la casilla marcada no se envía ningún texto.

Horas que nunca se ofrecen

Una hora solo se ofrece cuando la reunión, con su tiempo libre antes y después, no toca nada con lo que usted esté ocupado: sus reuniones y llamadas del CRM, las reuniones de proyecto a las que asiste, los bloques de su Planificador del día, los eventos de su calendario de Google u Outlook conectado y las reuniones ya reservadas con usted. Si dos personas intentan reservar la misma hora a la vez, solo una la consigue; a la otra se le pide que elija otra hora.

Acepte cada reserva antes

Marque Acepto cada reserva antes en un tipo de reunión. Entonces una reserva le espera y su hora queda reservada mientras tanto. Se entera por la campana, la Bandeja de entrada y por correo. Abra Reservas y pulse Aceptar o Rechazar (puede decir por qué; se avisa al cliente).

Pida un pago

Si su organización conectó Stripe en Ajustes > Pagos en línea, escriba un precio y una moneda en el tipo de reunión. El cliente paga en la página de Stripe al reservar; la hora se reserva 30 minutos mientras paga y la reserva se confirma cuando llega el pago. Si cancela una reunión pagada, devuelva el importe en su cuenta de Stripe. Un sandbox nunca acepta pagos reales.

Reuniones con un equipo

Quien puede gestionar páginas de reservas de equipo también ve la Página de reservas del equipo de la organización. Pulse Nuevo tipo de reunión de equipo y elija en Quién atiende las reuniones:

• Por turnos: la atiende quien esté libre entre las personas elegidas. Los turnos se reparten de forma justa: va primero quien menos reuniones de este tipo ha tenido últimamente.
• Todos juntos: solo se ofrecen horas en que todas las personas elegidas están libres, y la reunión entra en el calendario de cada una.

Sus reservas

1. Abra CRM > Reservas.
2. Elija Próximamente, Esperando respuesta, Pasadas, No asistió o Cancelado.
3. Pulse un nombre para ver las respuestas, el teléfono y cuándo se reservó.
4. Use los botones para abrir la reunión del CRM o el lead, para Cancelar la reunión (se avisa al cliente) o, después de la reunión, para marcar que la persona No asistió. Para cambiar la hora de una reunión que aún no ha empezado, pulse Mover a otra hora, elija un día y una hora libre y pulse Mover la reunión: solo se ofrecen horas en las que las mismas personas están libres, con las mismas reglas que el botón Cambiar la hora del propio visitante, y el visitante recibe un correo con la nueva hora y un archivo de calendario.
5. Con el permiso de gestionar páginas de reservas de equipo, marque Reservas de todos para ver las de todo el equipo.

Conviene saber

• Las personas nuevas solo se añaden como leads cuando ningún lead, contacto o cliente tiene el mismo correo. Desmarque Añadir los visitantes nuevos como leads para no añadirlas nunca.
• Escriba una frase en Consentimiento para marcar (por ejemplo sobre su boletín) para pedir permiso para enviarles correos; lo que aceptaron se guarda en el historial de consentimientos.
• Los cambios en las páginas de reservas y los tipos de reunión, y las reservas que usted cancela o rechaza, se anotan en el Registro de actividad.
• Las páginas de reservas llevan la imagen de su organización de Ajustes > Marca y también funcionan en su propia dirección web de Ajustes > Dirección web propia (allí solo se muestran sus propias páginas).