Escribir actas de reunión que se convierten en tareas y páginas del wiki

Cada proyecto tiene una pestaña Reuniones para las actas de sus reuniones: qué había en el orden del día, quién vino, qué se dijo, qué se decidió y quién hará qué. Las acciones se convierten en tareas reales con responsables, y el acta se guarda como una página en el espacio wiki del proyecto, para que nadie tenga que escribirla dos veces.

Escribir el acta

1. Abra el proyecto desde Proyectos y luego su pestaña Reuniones.
2. Pulse Nueva acta de reunión.
3. Escriba el Título, Cuándo y Dónde.
4. En Asistentes, añada personas con + Añadir una persona, o escriba el nombre de un invitado (un cliente, un proveedor) y pulse Intro. Desmarque a quien fue invitado pero se excusó.
5. Escriba el Orden del día y las Decisiones, una por línea, y las Notas en el cuadro con formato.
6. En Acciones, pulse Añadir una acción por cada cosa que alguien se comprometió a hacer, y elija su Responsable y su Fecha de vencimiento.
7. Pulse Guardar. Puede volver y editar el acta cuando quiera.

Convertir las acciones en tareas

Abra el acta y pulse Crear tareas. Cada acción se convierte en una tarea del proyecto, con su responsable, su fecha de vencimiento y una línea que dice de qué reunión viene. Los responsables reciben aviso, como con cualquier tarea nueva. Si vuelve a pulsarlo, solo se crean tareas para las acciones nuevas.

Guardar el acta en el wiki

Pulse Guardar en el wiki. El acta se convierte en una página bajo Actas de reunión en el espacio wiki del proyecto, con la fecha en el título. Si el proyecto aún no tiene espacio y usted puede crear espacios, se crea uno para el proyecto. Cuando cambie el acta más tarde, pulse Actualizar la página del wiki: la página recibe una nueva versión y su historial muestra cada cambio.

Terminar el acta

Pulse Terminar el acta para hacerlo todo de una vez: se crean las tareas, se guarda el acta en el wiki y se marca como Finalizada. Si no puede escribir en el espacio wiki del proyecto, las tareas se crean igualmente y Kaam360 le explica por qué no se creó la página.

Quién puede hacer qué

• Todos los que pueden abrir el proyecto pueden leer sus actas.
• Escribir, cambiar y borrar actas necesita Redactar actas de reuniones (los Managers lo tienen). Crear tareas también necesita Crear tareas.
• Guardar en el wiki necesita el rol de edición en el espacio wiki del proyecto, o el permiso de crear espacios. Vea Escribir y compartir documentos del equipo en el Wiki.
• Escribir, terminar y borrar actas queda en el registro de auditoría. Al borrar un acta se conservan las tareas y la página del wiki creadas a partir de ella.

Si algo sale mal

• Guardar en el wiki dice que no puede escribir allí: pida al administrador del espacio wiki del proyecto el rol de edición.
• Falta un responsable en la lista: solo las personas activas de su organización pueden tener una acción. Añada a un invitado como asistente.