Guarde los contratos y sus fechas de renovación

Un contrato es el acuerdo firmado con un cliente. En Contratos, todo su equipo puede abrir cada acuerdo y sus copias firmadas en un solo lugar, para que nada se quede en el correo de una sola persona.

Cree un contrato

1. Abra Contratos y pulse Nuevo contrato. O pulse Crear contrato en un negocio ganado o en una cotización aceptada.
2. Escriba un Título.
3. Elija el Cliente, o elija un Negocio (opcional) y el cliente se toma de él. Un contrato no necesita un negocio ni una cotización.
4. Elija un Presupuesto (opcional) si el contrato parte de uno. Sus condiciones de pago se copian al contrato.
5. Escriba el Importe del contrato y la Moneda, y elija el Responsable.
6. Revise las Condiciones de pago. Son las cuotas que pagará el cliente, por ejemplo un anticipo y un pago final. Si eligió una cotización se copian de ella, ajustadas al importe del contrato, y puede cambiar cualquiera para este contrato. Si no hay cotización, añádalas usted con + Añadir cuota o con uno de los botones de relleno rápido. Cada cuota puede ser un porcentaje o un importe, y juntas deben sumar el importe del contrato.
7. Establezca la Fecha de inicio y la Fecha de fin. La fecha de fin es su recordatorio de cuándo renovar.
8. Escriba las cláusulas especiales, las condiciones de renovación y las penalizaciones en Notas.
9. En Archivos, adjunte la copia firmada, los anexos o un escaneo (hasta 25 MB cada uno). Guarde.

Avance por sus estados

Abra el contrato. Unos botones le permiten hacerlo avanzar: Enviado para firma, En revisión, Marcar como firmado, Cancelar contrato, Volver al borrador y Marcar como caducado. Para que el contrato se firme en línea, pulse Enviar a firma electrónica. Consulte Envíe cualquier documento a firma electrónica. Volver al borrador solo aparece en un contrato cancelado o caducado que nunca se convirtió en proyecto.

Cuando un contrato se firma, Kaam360 crea por usted el proyecto y su calendario de pagos, usando el importe y las condiciones de pago de la cotización. Compruebe que se vean correctos en Registre y siga los pagos.

Recordatorios antes de que termine un contrato

El Responsable del contrato recibe un recordatorio 30 días y de nuevo 7 días antes de la Fecha de fin de un contrato firmado, en las notificaciones y por correo (si recibe correos de trabajo). El día después de la fecha de fin, Kaam360 marca el contrato como caducado por sí solo y se lo dice al responsable. Si el contrato se renueva antes de terminar, cambie su Fecha de fin: los recordatorios empiezan de nuevo para la nueva fecha. Para continuar un contrato firmado o vencido en un periodo siguiente, pulse Renovar (vea más abajo).

Renovar un contrato

Cuando el cliente continúa después de la fecha de fin, abra el contrato, pulse Renovar y confirme. Kaam360 crea un nuevo borrador de contrato para el siguiente periodo: empieza el día después de que termine este y dura lo mismo (un contrato de un año completo se renueva por un año completo), con el mismo cliente, negocio, importe, moneda, responsable, notas y condiciones de pago. El contrato anterior se marca como Renovado. Revise el nuevo borrador, cambie lo que sea distinto esta vez y envíelo para firma como siempre. Ambos contratos muestran su historial arriba: Renueva en el nuevo y Renovado como en el anterior. Para renovarlo, el contrato necesita una fecha de inicio y una de fin.

Finalizar un contrato antes de tiempo

Si un contrato firmado se detiene antes de su fecha de fin, ábralo y pulse Rescindir. Elija la fecha en que termina, escriba el motivo y pulse Rescindir otra vez. El contrato se marca como Rescindido, la fecha y el motivo aparecen arriba y ya no se envían recordatorios de la fecha de fin. Las facturas recurrentes del proyecto del contrato no emiten nada después de esa fecha. Los plazos de la página Pagos no cambian: cancele allí los que no vaya a cobrar.

Elabore un plan de proyecto

En un contrato firmado puede pulsar Crear plan para construir fases, tareas, fechas e hitos a partir de un plan ya preparado. Elija quién trabaja en él y ajuste lo que quiera después.

Crear el plan a partir del contrato

Un contrato firmado con un proyecto vacío ofrece Plan desde el contrato. Kaam360 lee el contrato y crea un plan que usted revisa antes de que se cree nada. Funciona con el asistente de IA activado (lo activa un administrador en Ajustes, Asistente de IA) y también sin él: entonces Kaam360 busca por sí mismo la redacción habitual de los contratos.

1. Abra el contrato firmado y pulse Plan desde el contrato y luego Leer el contrato. Kaam360 lee las notas del contrato, el presupuesto y cada archivo adjunto: archivos PDF, Word y de texto, y páginas escaneadas mediante el lector de texto. Un contrato largo se lee por partes, para que no falte nada.
2. Revise el resumen. Recoge lo que el contrato dice del trabajo: los entregables y cuándo se acepta cada uno, fases, hitos y fechas, el calendario de pagos y qué activa cada pago, lo que el cliente debe aportar o hacer, las obligaciones del proveedor, garantía y niveles de servicio, penalizaciones, control de cambios, reuniones e informes, personas clave, exclusiones y riesgos. Cada punto muestra la cláusula y la página de donde sale. Los puntos cuyas palabras no se encontraron en el contrato llevan la marca No encontrado en el texto: revíselo, y lo que el contrato no dice lleva No indicado, con una pregunta para usted en el recuadro amarillo. Corrija lo necesario, vincule cada pago a sus entregables y pulse Guardar el resumen.
3. Pulse Crear el plan. Kaam360 divide cada entregable en tareas y pasos, con horas, funciones y qué tarea espera a cuál. Añade un arranque, las obligaciones del cliente antes del trabajo que las necesita, un paso de revisión y aceptación para cada entregable, la entrega final, el periodo de garantía o de servicio, y las reuniones e informes que pide el contrato. Las fechas siguen sus días laborables y festivos.
4. Revise el plan. Revisión del plan muestra lo que necesita atención: entregables sin tareas o sin paso de aceptación, fechas después del fin del contrato o más tarde que sus hitos, pagos no vinculados a un entregable, personas con más trabajo que tiempo libre y estimaciones que solo son tamaños estándar. La cronología muestra el plan fase por fase. Cambie títulos, funciones, horas, días o Espera a, quite tareas o pulse Desglosar de nuevo en un entregable, y luego pulse Actualizar fechas y revisar. Elija una persona para cada función en Quién hace qué.
5. Pulse Crear el plan de proyecto. Kaam360 crea las fases, las tareas con sus pasos como subtareas, los vínculos entre ellas, los hitos (cada pago tiene uno), los riesgos y tareas que se repiten para las reuniones e informes. Cada pago del proyecto indica qué trabajo terminado lo hace exigible, para que sepa cuándo facturar.

Cada tarea indica de qué entregable y de qué cláusula del contrato sale. Cuando el plan no llega a las fechas del contrato, Kaam360 acorta primero el trabajo (nunca los tiempos de revisión del cliente), y la nota de arriba dice cuánto; las fechas que aún no se cumplen quedan en la Revisión del plan. El resumen se guarda en el contrato, así que puede volver a él más tarde. No se crea nada hasta que pulsa Crear el plan de proyecto, y un plan solo puede crearse una vez, en un proyecto vacío.

Si algo sale mal

• No se puede crear un plan automáticamente si el proyecto ya tiene tareas.
• ¿Lo marcó como firmado por error? Un contrato firmado no puede volver a borrador, porque al firmarlo ya se crearon su proyecto y su calendario de pagos. Use Marcar como caducado para que deje de contar como vigente y elimine el proyecto creado si nadie lo necesita.