Fijar objetivos y resultados clave (OKR) y seguirlos

Un objetivo dice lo que quiere lograr en un periodo, por ejemplo «Ser la agencia mejor valorada de nuestra ciudad este trimestre». De dos a cinco resultados clave dicen cómo sabrá que lo consiguió, por ejemplo «Ganar 12 clientes nuevos» o «Llegar a un índice de satisfacción de 50». Esta forma de trabajar se suele llamar OKR (objetivos y resultados clave). Abra Objetivos en el menú de la izquierda, cerca de arriba.

Los tres tipos de objetivo

• Empresa: objetivos de toda la organización. Los fijan quienes pueden gestionar todos los objetivos.
• Equipo: objetivos de un equipo. Los fija el responsable del equipo (o alguien que gestiona todos los objetivos).
• Personal: objetivos de una persona. Cada uno puede fijar los suyos; el responsable de un equipo también puede fijarlos para las personas de su equipo.

Un objetivo puede estar bajo un objetivo mayor al que ayuda (su objetivo superior). Juntos forman el árbol de alineación, para que todos vean cómo su trabajo suma a los objetivos de la empresa.

Fijar un objetivo

1. Abra Objetivos y pulse Nuevo objetivo. (En la página de un objetivo, Añadir un objetivo debajo crea un objetivo que queda debajo de ese.)
2. Escriba el objetivo y, si quiere, por qué importa.
3. En De quién es el objetivo, elija Empresa, Equipo o Personal, y el Responsable: la persona que lo mantiene al día y recibe los recordatorios.
4. En Ayuda a (objetivo superior), elija el objetivo mayor, o deje Ninguno: un objetivo principal.
5. En Periodo, elija Un trimestre, Un año o Fechas que yo elijo.
6. En Quién puede verla, elija Todos, Solo el equipo (las personas del equipo) o Privado (el responsable, los responsables de sus resultados clave y quienes gestionan todos los objetivos).
7. Elija los Recordatorios de seguimiento: Cada semana (lo habitual), Cada dos semanas, Cada mes o Sin recordatorios.
8. Añada los resultados clave (vea abajo) y pulse Crear objetivo.

Resultados clave

Cada resultado clave va de un Valor inicial a un Objetivo y tiene un Peso que indica cuánto cuenta. En Se mide por elija de dónde sale su valor:

• Escrito a mano: usted escribe el valor en un seguimiento. Elija el Tipo: un Número (con una Unidad (opcional) como «clientes»), un Porcentaje, un Importe de dinero (en su moneda principal) o Hecho o no hecho.
• Tareas hechas en un proyecto: tareas del proyecto elegido cerradas durante el periodo del objetivo.
• % completado del proyecto: la parte de las tareas del proyecto que están cerradas.
• Valor de las oportunidades ganadas y Número de oportunidades ganadas: oportunidades ganadas en el periodo, de todos, de un equipo o de una persona (necesita el CRM).
• Meta de ventas alcanzada (%): lo ganado en el periodo frente a la meta de ventas del periodo, del equipo o de una persona, tal como se fija en Objetivos y comisión (un enlace en el Panel de CRM).
• Tickets de soporte resueltos: tickets resueltos o cerrados en el periodo (necesita el servicio de soporte).
• Facturas cobradas: el total de las facturas cobradas en el periodo (necesita Finanzas).
• Índice de satisfacción del cliente (NPS): el índice de las respuestas a la encuesta dadas en el periodo. Vea Pregunte a sus clientes con qué probabilidad le recomendarían (NPS).

Los resultados clave que siguen los datos de Kaam360 se actualizan solos cada hora. Pulse Actualizar ahora en la página del objetivo para actualizarlos al momento. Si un valor no se puede calcular (por ejemplo, no hay meta de ventas), el motivo aparece bajo el resultado clave. Solo puede elegir datos que su rol le permite ver.

Cómo se calcula el progreso

• El progreso de un resultado clave es cuánto ha avanzado su valor desde el inicio hacia la meta, de 0 % a 100 %. Una meta también puede bajar, por ejemplo «Reducir los pagos atrasados de 20 a 5».
• El progreso de un objetivo es la media ponderada de sus resultados clave y de los objetivos que tiene debajo. Cada objetivo de debajo cuenta con su Peso en el objetivo superior (1 cuenta lo mismo que un resultado clave de peso 1).
• La marca fina en una barra de progreso indica dónde debería estar el objetivo a estas alturas si el trabajo avanzara a ritmo constante.
• Mientras nadie elija un estado, este sigue al progreso: En buen camino si va como mucho 10 puntos por detrás del tiempo transcurrido, En riesgo hasta 25 puntos por detrás, Fuera de plazo si va más atrás y Hecho al 100 %.

Hacer un seguimiento

1. Abra el objetivo. Si toca un seguimiento, un aviso arriba lo indica.
2. En Seguimiento, escriba los valores nuevos de sus resultados clave escritos a mano.
3. Elija el Estado (o Dejar como está) y su Confianza (1 a 10): 10 significa seguro que se logra, 1 muy poco probable.
4. Escriba una Nota breve: qué avanzó, qué lo frena, qué viene después.
5. Pulse Guardar seguimiento.

Cada seguimiento, y cada valor que cambió solo, queda en Historial. Cualquiera que vea el objetivo puede dejar un mensaje en Comentarios.

Recordatorios

Cuando un objetivo pasa más tiempo del indicado sin seguimiento, su responsable recibe un correo con todos sus objetivos pendientes, en días laborables y en horario de oficina. Quienes gestionan todos los objetivos pueden desactivar los recordatorios y elegir con qué empiezan los objetivos nuevos en Ajustes de objetivos, en la página Objetivos.

Las vistas de la página Objetivos

• Árbol de objetivos: el árbol de objetivos, cada uno bajo el objetivo al que ayuda.
• Lista: todos los objetivos en una tabla, con orden.
• Mis objetivos: los objetivos de los que es responsable o en los que tiene un resultado clave. Marque Solo seguimientos pendientes para ver lo que le espera.
• Equipos: objetivos contados por equipo y por persona, con el progreso medio, cuántos van en camino, en riesgo y desviados, y los seguimientos pendientes.

Los filtros de arriba (periodo, equipo, responsable, estado, nivel, búsqueda, Mostrar objetivos cerrados) valen para todas las vistas. Excel y PDF descargan la lista que ve (en Equipos, la tabla por equipo y persona). El Panel también tiene una tarjeta Objetivos con sus objetivos y los objetivos de la empresa en curso.

También puede encontrar un objetivo desde el cuadro de búsqueda de la parte superior de cada página (o con Ctrl + K): escriba palabras del objetivo o de uno de sus resultados clave. La pestaña Panel de un proyecto tiene una tarjeta Objetivos con los objetivos cuyos resultados clave siguen ese proyecto (tareas hechas o % completado), con su progreso y un enlace a cada objetivo. Ambos muestran solo los objetivos que usted puede ver. Excel y PDF descargan la lista que ve (en Equipos, la tabla de equipos y personas). El Panel también tiene una tarjeta Objetivos con sus objetivos y los objetivos de la empresa en curso.

Fin del periodo: cerrar, calificar y traspasar

1. En la página Objetivos, pulse Cerrar un periodo y elija el periodo. (O, en un objetivo, pulse Cerrar y calificar.)
2. Cada objetivo recibe una nota de 0,0 a 1,0. La sugerencia es su progreso; desde 0,7 cuenta como logrado, de 0,4 a 0,69 como con avances y por debajo de 0,4 como no logrado. Cámbiela si quiere y añada una nota.
3. Marque Traspasar en los objetivos que continúan. Una copia empieza en el siguiente periodo y cada resultado clave escrito a mano sigue donde terminó.
4. Pulse el botón para cerrar los objetivos.

Un objetivo cerrado conserva su progreso y su nota y no admite más seguimientos. Su responsable, o alguien que gestiona todos los objetivos, puede pulsar Reabrir.

Quién puede hacer qué

En Ajustes, Roles y permisos, el grupo Objetivos tiene cuatro permisos: Ver objetivos, Gestionar sus propios objetivos, Gestionar todos los objetivos y Eliminar objetivos. Los empleados empiezan con los dos primeros y los gerentes con los cuatro. Crear, cambiar, hacer seguimientos, cerrar y eliminar objetivos queda registrado en el Registro de actividad (en Ajustes) como Objetivos.