Siga una solicitud: recordatorios, orden, retirada y reenvío

Abra Documentos en Firma electrónica para ver todo lo que se envió.

La vista general

Cuatro tarjetas en la parte superior muestran cuántos están Esperando firmas, Caduca en 3 días, Completados en los últimos 30 días y Rechazado, cancelado o caducado. Pulse una tarjeta para filtrar la lista.

Las pestañas sobre la lista le permiten cambiar entre Todos, En curso, Completada, Rechazado, Caducado, Retirado, Programada, Borrador, Requiere su acción y Papelera. Use el cuadro de búsqueda para encontrar un documento por título, persona o cliente, y las listas Carpeta y Tipo de documento para acotar más. Pulse Columnas para elegir qué columnas ve; su elección se recuerda en este dispositivo. La columna Destinatarios muestra a las primeras personas y "+2 más" para el resto; pase el ratón por encima para ver a todos.

Muchos documentos a la vez

Marque la casilla al principio de cualquier fila (o la casilla del encabezado para marcar toda la página). Una barra muestra cuántos están seleccionados, con Mover a la papelera y Mover a una carpeta. En la pestaña Papelera ofrece Restaurar y Eliminar definitivamente en su lugar. Los documentos que todavía esperan firmas se omiten al mover a la papelera; retírelos antes.

Encuentre cosas rápido

• Pulse Filtrar para mostrar un pequeño cuadro bajo el título de cada columna y escriba en él para acotar la lista.
• Pulse Búsqueda avanzada para añadir condiciones como que Nombre del documento, Nombre o correo del destinatario, Cliente, Carpeta, Tipo de documento, Responsable o ID del documento contenga una palabra. Pulse + para añadir otra condición y − para quitar una.
• Mostrar elige 10, 25, 50 o 100 documentos por página, y las flechas de la derecha cambian de página.

El menú de la fila

Pulse los tres puntos del final de una fila. Lo que ve depende del estado:

• Abierta, Ver documento y Descargar copia firmada (cuando todos han firmado).
• Certificado de finalización: un archivo de una página que enumera a cada firmante, la hora y la huella del documento, disponible cuando todos han firmado.
• Datos del formulario: las respuestas escritas en los campos, como una hoja de cálculo.
• Ampliar plazo: pulse Dar más tiempo y escriba cuántos días añadir al plazo.
• Historial de actividad: todo lo que ocurrió, en frases sencillas con quién lo hizo y cuándo, con Exportar como CSV para una hoja de cálculo y Exportar como PDF para un archivo imprimible.
• Copiar información de depuración: copia el número de la solicitud y el estado para que pueda pegarlos en un mensaje a soporte.
• Editar y enviar de nuevo hace una copia corregida.
• Cambiar la propiedad: entregue la solicitud a un compañero con Cambiar propietario.
• Mover a la papelera, y luego Restaurar o Eliminar definitivamente desde la pestaña Papelera. Una solicitud que todavía espera firmas debe retirarse antes. Eliminar definitivamente borra la solicitud, su registro y su copia firmada y no se puede deshacer.

Firme un documento usted mismo

Pulse Firmar usted mismo para enviar un documento a su propio correo y firmarlo, o añádase como firmante en cualquier solicitud con Añadirme. Si es el único firmante, puede pulsar Firmar ahora mismo mientras prepara los campos. Los documentos que esperan su propia firma aparecen en Requiere su acción; pulse Firmar ahora para abrirlos.

Carpetas y tipos de documento

Cuando envía un documento puede escribir una Carpeta (por ejemplo "RR. HH.") y un Tipo de documento (por ejemplo "NDA"). Puede cambiarlos más tarde en la página de la solicitud, en Organizar. Solo sirven para encontrar cosas; los firmantes nunca los ven.

Abra una solicitud

Verá el estado de cada firmante, cuándo la abrió o la firmó, y un registro de todo lo que ocurrió. La Copia firmada se guarda cuando todos han firmado. Cada campo se imprime en su página, y una página extra enumera a cada firmante, la hora, la dirección desde la que firmó y una huella del original, de modo que se pueda detectar cualquier cambio posterior. La copia firmada se envía por correo a todos, incluidas las personas que solo reciben una copia, y se guarda con el contrato si hay uno.

Recordatorios

Kaam360 recuerda a las personas por sí solo, cada pocos días según haya elegido, y le avisa dos días antes de que una solicitud caduque. También puede pulsar Enviar recordatorio junto a una persona en cualquier momento. Un recordatorio lleva un nuevo enlace privado, y el enlace anterior deja de funcionar.

Firmar en persona

Pulse Firmar en persona junto a un firmante para abrir la página de firma en su propio dispositivo, para que pueda firmar a su lado.

Corrija una solicitud que ya salió

¿Cometió un error después de enviar, como una dirección de correo equivocada? Abra la solicitud y pulse Corregir (también en el menú de fila de la lista). Puede corregir el nombre o el correo de una persona, añadir personas, quitar personas y cambiar el título o el mensaje. Pulse Guardar correcciones.

• A quien cambie el correo se le envía un nuevo enlace a la dirección correcta, y el enlace anterior deja de funcionar.
• Las personas que añada van al final de la cola y reciben su enlace cuando es su turno. Quien se añade con Recibe una copia solo recibe la copia terminada.
• Cuando quita a la persona a la que le toca (firmas una tras otra), se escribe a la siguiente.
• Quien ya ha firmado o rechazado no se puede cambiar ni quitar. Al menos una persona debe seguir teniendo que firmar; si no queda nadie, retire la solicitud en su lugar.
• Si alguien está protegido por un código de acceso y usted cambia su correo, elija un nuevo código para esa persona.

El Historial de actividad registra cada corrección.

Retírela o envíela de nuevo

• Retirar detiene una solicitud. Se avisa a las personas que no han firmado (con el Motivo que usted escriba) y sus enlaces dejan de funcionar.
• Editar y enviar de nuevo crea un nuevo borrador con el mismo documento, las mismas personas y los mismos campos, para que pueda corregir un error y enviar una copia corregida.
• Guardar como plantilla conserva el documento, las personas y los campos para más tarde. Consulte Ahorre tiempo con plantillas y envíos a muchas personas.