Biblioteca de cláusulas, términos escritos y cambios sugeridos

Muchos acuerdos repiten la misma redacción. Guárdela una vez en la Biblioteca de cláusulas e insértela en cualquier documento que envíe para firmar. Quienes firman pueden sugerir cambios antes de firmar; usted decide.

La biblioteca de cláusulas

1. Abra Firma electrónica en el menú y elija Biblioteca de cláusulas.
2. Pulse Nueva cláusula, escriba un Título, una Categoría (por ejemplo «Pago») y el Texto, y pulse Guardar.
3. Use Editar para cambiar una cláusula o desmarque Activo para dejar de ofrecerla, y Eliminar para quitarla. Los documentos que ya usan una cláusula conservan su propia copia, así que cambiar la biblioteca nunca los cambia.

Cambiar la biblioteca requiere el permiso Gestionar cláusulas y cambios sugeridos. Todos los que pueden enviar documentos pueden usar las cláusulas.

Añadir términos escritos a un documento

Guarde el documento como borrador, ábralo desde la lista y busque Condiciones. Elija una cláusula en Añadir una cláusula de la biblioteca y pulse Insertar cláusula, o abra Escribir una sección propia. Suba o baje secciones, edítelas o quítelas. Las secciones van numeradas y se muestran a los firmantes debajo del documento; la copia firmada las imprime después de las páginas del documento.

Lo que envía es la Versión 1. Mientras nadie haya firmado, aún puede cambiar las secciones; cada cambio crea una nueva versión.

Cuando un firmante sugiere un cambio

En la página de firma, cada sección tiene Sugerir un cambio. El firmante escribe la redacción que quiere y, si lo desea, el motivo. Mientras una sugerencia espera, nadie puede firmar. Usted la ve en Cambios sugeridos, con la redacción antigua y la nueva una al lado de la otra:

• Aceptar pone la nueva redacción y crea una nueva versión. A quien ya había firmado se le pide firmar la nueva versión y recibe un enlace nuevo.
• Rechazar deja la redacción como está.

Cuando ya no queda nada por responder, las personas a las que les toca reciben un correo para volver y firmar. Pulse Historial de versiones para ver cada versión, qué cambió y quién decidió. Cada decisión queda en el Registro de actividad.