Cambiar muchos registros a la vez desde una lista

Todas las listas de Kaam360 (tareas, incidencias, proyectos, leads, oportunidades, clientes, contactos, tickets, facturas, presupuestos, pedidos de compra, facturas de proveedor, gastos y contactos de marketing) permiten cambiar muchas filas a la vez en lugar de abrirlas una por una.

Cambiar muchas filas

1. Abre la lista, por ejemplo Clientes potenciales en el módulo CRM o Todas las tareas en el módulo Trabajo.
2. Usa el buscador y los filtros para reducir la lista a las filas que te interesan.
3. Marca la casilla al inicio de cada fila que quieras cambiar. La casilla de la cabecera marca todas las filas en pantalla.
4. Aparece una barra sobre la tabla: «3 seleccionadas». Para incluir todas las filas que coinciden con tu filtro (no solo las de la pantalla), pulsa Seleccionar las N coincidentes.
5. En la barra, elige qué cambiar en el cuadro Cambiar…: el propietario, el estado, una fecha, etiquetas o uno de los campos personalizados de tu organización.
6. Elige o escribe el nuevo valor y pulsa Aplicar.
7. La barra indica cuántas filas cambiaron y las filas se recargan.

Deshacer un cambio

Una línea sobre la tabla dice qué se cambió, con un botón Deshacer. Púlsalo en los diez minutos siguientes para devolver los valores anteriores a cada fila cambiada. Después el cambio se mantiene (aún puedes cambiar las filas a mano).

Eliminar o archivar muchas filas

1. Marca las filas y pulsa Eliminar en la barra (los proyectos también ofrecen Archivar).
2. Confirma. Las filas eliminadas van a la papelera, desde donde un administrador puede recuperarlas hasta que se borran definitivamente (a los 30 días, salvo que tu organización elija otro plazo). Los contactos de marketing son la excepción: al eliminarlos se borran sus datos definitivamente al momento.

Quién puede hacerlo

Cambiar muchas filas requiere exactamente los mismos permisos que cambiar una: si no puedes cambiar una fila por sí sola, todo el cambio se rechaza y nada cambia. Eliminar requiere el permiso «Eliminar…» de ese tipo de registro. Cada cambio masivo se escribe en el registro de actividad con el número de filas afectadas.

Si algo falla

• «Eso no es una de las opciones»: el valor debe salir de la lista ofrecida (por ejemplo un estado que todavía existe).
• Una fila detiene todo el cambio (por ejemplo una factura enviada): quítala de la selección y aplica de nuevo.