Sincronizar su calendario y correo con Google o Microsoft 365

Conecte su propia cuenta de Google o Microsoft 365 y Kaam360 mantiene al día su calendario y sus correos con clientes. Solo usted puede ver o cambiar su conexión; ni siquiera un administrador puede.

Qué hace

• Sus reuniones y llamadas de CRM aparecen en su calendario de Google o de Outlook. Si lo desea, también sus tareas de CRM, las reuniones de proyecto a las que asiste y sus tareas de proyecto.
• Cuando mueve, renombra o borra una de ellas en su calendario, Kaam360 la sigue en pocos minutos.
• Sus otros eventos del calendario pueden verse como bloques grises de Ocupado en el Calendario de CRM. Solo usted los ve, y sus títulos quedan ocultos salvo que lo permita.
• Los correos que intercambia con sus clientes potenciales, clientes y sus contactos se copian en sus páginas, en el bloque Correos.
• Los correos que envía desde un cliente potencial, un cliente o una oportunidad salen de su propio buzón, así que están en su carpeta Enviados.

Conectar su cuenta

1. Pulse su nombre arriba a la derecha y elija Sincronización de calendario y correo.
2. Lea lo que pide Kaam360 y pulse Conectar Google o Conectar Microsoft 365.
3. Inicie sesión en Google o Microsoft y permita lo que se pide.
4. Vuelve a Kaam360. La tarjeta muestra Activo y la primera sincronización empieza en un minuto.

Elegir qué se sincroniza

1. En la tarjeta, abra Qué se sincroniza.
2. En Calendario, marque Sincronizar mi calendario. Los eventos van a su calendario principal; pulse Cambiar para elegir otro.
3. Marque qué copiar: Reuniones de CRM que son mías, Llamadas de CRM que son mías, Tareas de CRM que son mías, Reuniones de proyecto a las que asisto y Mis tareas de proyecto. Las tareas se convierten en eventos de todo el día en su fecha de vencimiento.
4. Marque Mostrar mis otros eventos como Ocupado en el calendario de CRM para ver cuándo está ocupado. Marque Mostrar también sus títulos para ver qué son (nunca en eventos privados).
5. En Correo, elija Enviar los correos de CRM desde este buzón y Copiar los correos con mis clientes potenciales, clientes y sus contactos en sus páginas de CRM.
6. En No copiar nunca correos con, escriba las direcciones o dominios completos que nunca quiere copiar, uno por línea: nombre@example.com para una persona, @example.com para todos los de allí.
7. Pulse Guardar.

Cómo viajan los cambios

• Kaam360 revisa su calendario y su buzón cada cinco minutos aproximadamente. Pulse Sincronizar ahora para que lo haga enseguida.
• Si la misma reunión se cambió en Kaam360 y en su calendario antes de la siguiente sincronización, gana el cambio más reciente. Actividad reciente en la tarjeta muestra cada conflicto y qué cambio se mantuvo.
• Borrar una reunión, llamada o tarea de CRM en su calendario la marca como Cancelado en Kaam360. Borrar una reunión o tarea de proyecto en su calendario solo la quita de su calendario: sigue en Kaam360.
• Una actividad de CRM borrada o cancelada en Kaam360 se quita de su calendario.
• Los correos copiados son de solo lectura y todos los que pueden ver el cliente potencial, el cliente o la oportunidad pueden leerlos. Llevan la marca Copiado de Gmail o Copiado de Outlook, y una flecha indica si el correo se recibió o se envió.

Vea también Planificar tareas, reuniones y llamadas y usar el calendario de CRM.

Si algo sale mal

• Hay que volver a conectar: Google o Microsoft ya no acepta la conexión (cambió su contraseña, quitó Kaam360 allí o el permiso caducó). Pulse Volver a conectar y permítalo de nuevo. Sus elecciones se conservan.
• Reintentando: Google o Microsoft estaba ocupado o no respondía. Kaam360 lo vuelve a intentar por sí solo, esperando un poco más cada vez.
• Si no se copian correos de Gmail, puede que el equipo de Kaam360 aún no haya activado la lectura de Gmail, porque Google debe aprobarla primero. El calendario y el envío por Gmail siguen funcionando.
• Si su empresa usa Microsoft 365 y ve un aviso de que un administrador debe aprobarlo, su departamento de TI tiene que permitir Kaam360 una vez para su empresa.
• Si la página dice que su rol no lo permite, pida a un administrador el permiso «Sincronizar su calendario y correo».

Desconectar

1. Pulse su nombre arriba a la derecha y elija Sincronización de calendario y correo.
2. Pulse Desconectar en la tarjeta y luego Sí, desconectar.
3. Kaam360 quita los eventos que añadió a su calendario, pide a Google que olvide el permiso y lo borra de Kaam360. Los correos ya copiados se quedan en los registros.