Extractos bancarios: impórtelos, emparéjelos y revise sus libros

Importe el extracto de su banco en Kaam360 y empareje cada línea con el dinero que ya registró: pagos de facturas, pagos de proyectos, Pagar ahora, cheques, pagos a proveedores, gastos reembolsados, anticipos y reembolsos. Lo que aún no está registrado se puede registrar desde la propia línea. Después marque de una vez las líneas emparejadas en los libros.

Necesita el permiso Ver el libro mayor para abrir Extractos bancarios, y Llevar la contabilidad para importar extractos y emparejarlos.

Antes de empezar

Sus cuentas bancarias vienen de la Previsión de flujo de caja: ábrala, elija Cuentas bancarias y de caja y añada cada cuenta bancaria de cada empresa, con su moneda. Cada una aparece sola en Extractos bancarios.

Importar un extracto

1. En su banca en línea, descargue el extracto como CSV, OFX, QFX o QIF (OFX suele llamarse "Quicken" o "Money").
2. Abra Extractos bancarios en el menú Finanzas (bajo Caja y bancos) y elija la cuenta bancaria.
3. Pulse Importar un extracto y elija el archivo.
4. En un archivo CSV, revise Qué contiene cada columna: la Fecha, la Descripción, la Referencia y un Importe (entradas y salidas en una columna) o bien Salida y Entrada. Kaam360 las adivina por los nombres de las columnas; cambie las que estén mal, así como Las fechas se escriben como y el Separador decimal. Pulse Leer de nuevo para ver el resultado.
5. Si su banco muestra el dinero que sale como un número positivo, marque Mi banco muestra las salidas como positivas (invertir los signos).
6. Pulse el botón de importar: muestra cuántas líneas son nuevas.

Kaam360 recuerda las columnas de esa cuenta bancaria, así que el siguiente extracto se lee igual. Las líneas importadas antes se omiten, así que puede descargar periodos que se solapan sin obtener nada dos veces. Un extracto importado por error se puede quitar en Extractos importados con Quitar, mientras ninguna de sus líneas esté emparejada.

Emparejar las líneas

Cada línea Sin emparejar muestra el pago registrado en Kaam360 más probable: el mismo importe, pocos días de diferencia, y mejor aún si la línea nombra la factura, la referencia o el cliente.

• Pulse Confirmar para emparejarla.
• Pulse Emparejar las probables para emparejar de una vez cada línea que solo tiene un pago posible.
• Pulse Buscar o registrar para ver cada pago registrado hasta 60 días alrededor de ese día y elija uno con Emparejar.
• Pulse Apartada para una línea que no necesita nada en Kaam360 (por ejemplo, una transferencia entre sus propias cuentas que usted contabiliza).

Solo se puede emparejar el mismo importe. Pulse Deshacer para deshacer un emparejamiento.

Al emparejar una línea, Kaam360 también anota la cuenta bancaria en el pago, de modo que su asiento automático en el libro mayor va a esa cuenta bancaria.

Un pago de Stripe es una sola línea en su extracto para muchos cobros de Pagar ahora, menos las comisiones de Stripe. Empareje esa línea con el pago (aparece como Stripe payout con su número), no con los cobros uno por uno.

Registrar lo que falta

En Buscar o registrar, bajo ¿Aún no registrado? Regístrelo desde esta línea:

• dinero que entra: elija la factura y pulse Registrar como pago de esta factura. Es lo mismo que Recibir pago en la factura;
• dinero que sale: elija la factura de proveedor y pulse Registrar como pago de esta factura de proveedor;
• cualquier otra cosa (comisiones bancarias, intereses, un préstamo): elija la cuenta y pulse Contabilizar un asiento. Se contabiliza entre la cuenta bancaria y esa cuenta.

El nuevo registro se empareja con la línea al instante.

Marcar en los libros

En Marcar en los libros, elija un día y pulse Marcar hasta este día. Cada línea hasta ese día debe estar emparejada o apartada. Los pagos emparejados se marcan en la Conciliación bancaria del Libro mayor, y las líneas muestran Marcada. Para cambiar una después, deshaga primero esa conciliación en Conciliación bancaria.

Para ello, los asientos automáticos deben estar activados para la empresa y los pagos deben tener fecha igual o posterior a su día de inicio.

Qué cuenta bancaria

Los pagos pueden indicar por qué cuenta bancaria pasó el dinero, para conciliar cada cuenta bancaria por separado:

• Recibir pago en una factura tiene Ingresado en la cuenta bancaria;
• registrar un pago en una factura de proveedor tiene Pagado desde la cuenta bancaria;
• Reembolsar juntos en Gastos tiene Pagado desde la cuenta bancaria.

Cada uno empieza con la cuenta bancaria habitual de la empresa: la elegida en El dinero recibido y pagado va a de Asientos automáticos del Libro mayor, o si no, la primera cuenta bancaria de la empresa. Elija La cuenta bancaria habitual para dejarlo a Kaam360.

Revisión de salud de la contabilidad

Abra Revisión de salud de la contabilidad en el menú Finanzas (bajo Contabilidad e impuestos) y elija la empresa. Revisa, sin cambiar nada:

• Asientos que no cuadran: asientos contabilizados cuyo debe y haber difieren;
• Periodos cerrados modificados: asientos con fecha en un periodo cerrado que se contabilizaron o cambiaron tras el cierre;
• Lo que deben los clientes y Lo que se debe a proveedores: lo que muestran los libros frente a las facturas abiertas y las facturas de proveedor por pagar. Las anteriores al inicio de los asientos automáticos forman parte de sus saldos de apertura, así que revíselas primero si hay diferencia;
• Dinero fuera de los libros: pagos registrados desde el inicio de los asientos automáticos que aún no tienen asiento;
• Cuentas transitorias: cuentas con "suspense" o "clearing" en el nombre que aún tienen saldo;
• Líneas bancarias sin conciliar: líneas de extracto sin emparejar durante más días de los que elija (30 al principio).

Cada revisión que requiere atención lista lo que encontró, con un enlace a cada elemento y un botón a la página donde se corrige.