Mit Aufgaben, Board und Plandiagramm arbeiten

Aufgaben sind die kleinen Arbeitsschritte, die zusammen ein Projekt ergeben. Jedes Projekt hat einen Tab Aufgaben, in dem Sie sie erstellen und verwalten können. Diese Anleitung geht etwas tiefer als Aufgaben, Boards und das Plandiagramm.

Aufgabe hinzufügen

1. Öffnen Sie Projekte im Menü und klicken Sie auf das gewünschte Projekt.
2. Öffnen Sie den Tab Aufgaben und klicken Sie auf Aufgabe hinzufügen.
3. Geben Sie den Aufgabennamen ein und wählen Sie die Aufgabenliste, die Verantwortlichen, die Termine, die Priorität und die geschätzten Stunden.
4. Speichern Sie. Neue Aufgaben beginnen mit dem Status Offen.

Vier Ansichten

Über den Aufgaben drücken Sie Liste, Kanban, Gantt, Tabelle oder Mindmap. Die Tabelle zeigt die Aufgaben wie eine Tabellenkalkulation, die Sie direkt ändern können; siehe die Tabellenansicht. Die Typen werden in Aufgabentypen erklärt.

Aufgabe finden

Geben Sie im Feld Aufgaben suchen über der Liste etwas ein. Die Liste aktualisiert sich, wenn Sie kurz mit dem Tippen innehalten, und Aufgabenlisten ohne passende Aufgabe werden während des Suchens oder Filterns ausgeblendet. Jedes eingegebene Wort muss irgendwo in der Aufgabe vorkommen, sodass invoice ali die Rechnungsaufgaben findet, für die Ali verantwortlich ist. Gesucht wird in der Aufgabennummer (zum Beispiel 1020, T1020 oder das vollständige CBS-46-T1020), im Namen, in der Beschreibung, bei den Verantwortlichen, in den Tags, im Status, in der Priorität, in der Aufgabenliste, in der Phase und in den Terminen.

Das Zeichen „Plan nicht vollständig“

Wenn einem Projekt etwas fehlt (zum Beispiel ein Enddatum oder Aufgaben ohne Verantwortlichen oder Fälligkeitsdatum), erscheint oben rechts im Projekt neben seinem Status ein kleines gelbes Zeichen mit einer Zahl. Klicken Sie darauf, um die Liste dessen zu sehen, was noch fehlt. Es braucht keinen Platz, wenn Sie es nicht benötigen.

Eine Aufgabe genauer ansehen

Klicken Sie auf eine Aufgabe, um das Seitenfenster zu öffnen. Dort können Sie:

• Kommentare schreiben und eine Kollegin oder einen Kollegen erwähnen, damit sie oder er Bescheid bekommt
• Verantwortliche und Beobachter hinzufügen (Beobachter erhalten eine Nachricht, wenn sich die Aufgabe ändert)
• eine Datei anhängen
• Unteraufgaben hinzufügen (kleinere Schritte innerhalb der Aufgabe)
• eine Aufgabe verknüpfen, die zuerst fertig sein muss, eine sogenannte Abhängigkeit
• die aufgewendete Zeit erfassen
• ein mit der Aufgabe verknüpftes Problem melden
• eine Erinnerung festlegen oder die Aufgabe wiederholen lassen

Kommentare: Formatierung, Tabellen, Erwähnungen und Dateien, und Geschriebenes bearbeiten

• Den Kommentar formatieren. Das Kommentarfeld hat eine Symbolleiste: fett, kursiv, unterstrichen, Farben, Listen, Links und Tabellen. Kopieren Sie Zellen aus Excel oder Google Sheets (zum Beispiel eine Spalte mit Punkten und eine Spalte mit Status) und fügen Sie sie ein: Sie werden sofort zu einer echten Tabelle, jeder Punkt neben seinem Status. Klicken Sie auf Kommentar (oder drücken Sie Strg+Enter), um zu senden. Dasselbe Feld gilt für Antworten und beim Bearbeiten.
• Jemanden erwähnen. Klicken Sie unter dem Feld auf Erwähnen, wählen Sie einen Namen, und die Person wird über Ihren Kommentar informiert. Auch @ mit dem vollen Namen der Person funktioniert.
• Dateien anhängen. Klicken Sie unter dem Feld auf Dateien anhängen und wählen Sie bis zu 10 Dateien (je bis zu 25 MB). Sie werden mit Ihrem Kommentar gesendet und darunter als kleine Dateischaltflächen angezeigt; ein Klick öffnet die Datei. Die Dateien erscheinen auch auf dem Tab Dokumente der Aufgabe. Wenn Sie den Kommentar löschen, bleiben seine Dateien an der Aufgabe, bis sie dort entfernt werden. Sie brauchen das Recht zum Hochladen; sehen Sie Dateien anhängen nicht, fragen Sie einen Administrator.
• Den eigenen Kommentar bearbeiten. Klicken Sie unter einem von Ihnen geschriebenen Kommentar auf Bearbeiten, ändern Sie den Text und klicken Sie auf Speichern (oder drücken Sie Strg+Enter). Mit Abbrechen bleibt alles wie zuvor. Der Kommentar zeigt dann neben der Uhrzeit bearbeitet an. Niemand sonst, auch kein Administrator, kann Ihre Kommentare bearbeiten; sie können nur gelöscht werden.
• Wer beim Bearbeiten mit @ hinzugefügt wird, wird benachrichtigt, genau wie bei einem neuen Kommentar.

Eigene Spalten hinzufügen

Klicken Sie auf dem Board auf Spalte hinzufügen, um eine Stufe wie Test hinzuzufügen. Mit Status verwalten benennen Sie Stufen um oder blenden sie aus.

Eine Aufgabenliste in eine Phase legen

Eine Phase kann beliebig viele Aufgabenlisten enthalten, und jede Aufgabe in einer Liste mit Phase gehört zu dieser Phase.

1. Drücken Sie in der Ansicht Liste auf die drei Punkte in der Überschrift der Liste und wählen Sie Phase….
2. Wählen Sie die Phase (oder Keine Phase) und drücken Sie Speichern. Jede Aufgabe der Liste kommt in diese Phase, ebenso jede Aufgabe, die Sie später zur Liste hinzufügen oder in sie verschieben. Der Name der Phase steht dann neben dem Namen der Liste.
3. Solange eine Liste eine Phase hat, ist das Phasenfeld einer neuen Aufgabe in dieser Liste auf die Phase der Liste festgelegt.

Der Fortschritt einer Phase zählt die Aufgaben in ihren Aufgabenlisten: Werden sie geschlossen, kommt die Phase voran. Der Reiter Phasen des Projekts zeigt die Aufgabenlisten jeder Phase neben ihrem Fortschritt. Nehmen Sie eine Liste aus ihrer Phase, bleiben ihre Aufgaben, wo sie sind, und Sie können für jede neue Aufgabe wieder selbst eine Phase wählen.

Eine Aufgabe in eine andere Liste oder ein anderes Projekt verschieben

Ziehen Sie in der Ansicht Liste eine Aufgabe an ihrer Zeile und lassen Sie sie dort los, wo sie hin soll: zwischen zwei Aufgaben derselben Liste, um die Reihenfolge zu ändern, oder in einer anderen Aufgabenliste, um sie dorthin zu verschieben. Eine Linie zeigt, wo sie landet; lassen Sie sie auf der Überschrift einer Liste los, kommt sie ganz nach oben. Unteraufgaben wandern mit ihrer Aufgabe. Während Sie eine Zelle ändern, ist das Ziehen aus, und zum Verschieben brauchen Sie das Recht, diese Aufgabe zu bearbeiten.

Auch Unteraufgaben lassen sich ziehen: Ziehen Sie eine Unteraufgabe zwischen den anderen Unteraufgaben ihrer Aufgabe nach oben oder unten, um ihre Reihenfolge zu ändern. Sie bleibt unter derselben Aufgabe; um ihr eine andere Aufgabe zu geben, öffnen Sie sie und ändern Sie die übergeordnete Aufgabe.

Sie können auch die drei Punkte am Ende einer Aufgabenzeile verwenden und In ein anderes Projekt verschieben… wählen, dann das Projekt und die Aufgabenliste auswählen. Öffnen Sie die Aufgabe und klicken Sie neben dem Projektnamen auf Verschieben…. Wählen Sie das Projekt und die Aufgabenliste und klicken Sie dann auf Aufgabe verschieben. Unteraufgaben, Kommentare, Dateien und erfasste Zeit werden mitgenommen. Wenn sie in ein anderes Projekt verschoben wird, wird ihre Phase geleert, Verknüpfungen zu zurückbleibenden Aufgaben werden entfernt, und alle Verantwortlichen der Aufgabe werden dem neuen Projekt hinzugefügt, damit sie sie weiterhin öffnen können. Sie können Aufgaben nur in Projekte verschieben, an denen Sie beteiligt sind. Eine Unteraufgabe wird zusammen mit ihrer übergeordneten Aufgabe verschoben.

Eine ganze Aufgabenliste in ein anderes Projekt verschieben

Klicken Sie in der Aufgabenlistenansicht auf die drei Punkte an der Überschrift der Liste und wählen Sie Liste in ein anderes Projekt verschieben…. Wählen Sie das Projekt und klicken Sie auf Verschieben. Die Liste wird mit allen Aufgaben und Unteraufgaben verschoben. Deren Phasen werden geleert, Verknüpfungen zu zurückbleibenden Aufgaben werden entfernt, erfasste Zeit wandert mit, und die Verantwortlichen der Aufgaben werden dem neuen Projekt hinzugefügt. Dafür brauchen Sie die Rechte, Projekte und alle Aufgaben zu bearbeiten, und Sie müssen an beiden Projekten beteiligt sein.

Die Reihenfolge der Aufgabenlisten ändern

Drücken Sie in der Ansicht Liste auf die drei Punkte in der Überschrift einer Liste und wählen Sie Liste nach oben oder Liste nach unten. Die Liste rückt um einen Platz; die neue Reihenfolge gilt überall, wo die Listen des Projekts erscheinen. Eine geschlossene Liste zeigt nur ihre Überschrift: Öffnen Sie sie, um darunter eine Aufgabe oder Liste hinzuzufügen.

Eine Aufgabenliste löschen

1. Drücken Sie in der Ansicht Liste auf die drei Punkte in der Überschrift der Liste und wählen Sie Liste löschen….
2. Hat die Liste noch Aufgaben, wählen Sie unter Aufgaben verschieben nach die Liste, die sie aufnehmen soll. Sie wandern mit Unteraufgaben, Kommentaren, Dateien und erfasster Zeit, sodass keine Arbeit verloren geht. Aufgaben der Liste im Papierkorb wandern mit und lassen sich weiterhin wiederherstellen.
3. Drücken Sie Liste löschen.

Eine leere Liste wird einfach entfernt. Die einzige Liste eines Projekts lässt sich nur löschen, wenn sie keine Aufgaben hat: Fügen Sie zuerst eine weitere Liste hinzu, um sie zu behalten. Zum Löschen einer Liste brauchen Sie das Recht, Phasen, Aufgabenlisten und Gruppen zu löschen.

Abhängigkeiten und das Plandiagramm

Eine Abhängigkeit sagt: „Das kann erst beginnen, wenn jenes fertig ist.“ Aufgaben brauchen ein Start- oder Fälligkeitsdatum, um im Plandiagramm zu erscheinen. Verknüpfte Aufgaben werden im Diagramm verbunden dargestellt, und eine verspätete Aufgabe verschiebt die, die auf sie warten.

Wie Sie Wartetage hinzufügen, Aufgaben anders verknüpfen oder den kritischen Pfad sehen, lesen Sie unter Aufgaben verknüpfen, Verzögerung hinzufügen und den kritischen Pfad sehen. Eine Aufgabe kann sich auch wiederholen und eine Checkliste haben; siehe Wiederkehrende Aufgaben und Checklisten.

Wenn etwas schiefgeht

• Eine Aufgabe ist nicht im Plandiagramm: Geben Sie ihr ein Start- oder Fälligkeitsdatum.
• Sie können keine Aufgaben hinzufügen: Ihre Rolle erlaubt es möglicherweise nicht, dieses Projekt zu bearbeiten.

Das Projekt als Mindmap sehen

Klicken Sie über den Aufgaben auf Mindmap, um das Projekt als Zweige zu sehen: das Projekt in der Mitte, seine Aufgabenlisten und deren Aufgaben und Unteraufgaben, die nach rechts wachsen. Jede Aufgabe zeigt die Farbe ihres Status; erledigte Aufgaben sind durchgestrichen, blockierte haben einen roten Rand.

1. Klicken Sie auf eine Aufgabe, um sie zu öffnen.
2. Klicken Sie auf + neben dem Projekt für eine neue Aufgabenliste, neben einer Liste für eine Aufgabe oder neben einer Aufgabe für eine Unteraufgabe. Geben Sie den Namen ein und drücken Sie die Eingabetaste.
3. Mit dem kleinen Pfeil an einem Zweig klappen Sie ihn ein und wieder auf.

Jeder neue Zweig ist eine ganz normale Aufgabenliste, Aufgabe oder Unteraufgabe und erscheint auch in der Liste, auf dem Board und im Gantt.