Teamdokumente im Wiki schreiben und teilen

Im Wiki schreibt Ihre Organisation auf, was alle später wiederfinden sollen: das Firmenhandbuch, Anleitungen, Richtlinien, Besprechungsnotizen, Projektsteckbriefe und Entscheidungen. Öffnen Sie Wiki im linken Menü, weit oben.

Bereiche und Seiten

• Ein Bereich ist ein Regal mit Seiten und eigenen Personen. Es gibt drei Arten: Unternehmen (für alle), Team (für ein Team) und Projekt (für ein Projekt).
• In einem Bereich stehen die Seiten in einem Baum, wie Kapitel in einem Buch: Unter einer Seite können weitere Seiten liegen.
• Jeder Bereich öffnet sich mit seiner Startseite.

Die Startseite des Wikis hat diese Reiter: Bereiche, Alle Seiten (suchen, nach Bereich filtern, sortieren und die Liste als Excel herunterladen), Kürzlich aktualisiert, Favoriten, Zuletzt angesehen und Meine Entwürfe.

Wer lesen und schreiben darf

Jede Person hat in einem Bereich eine Rolle:

• Darf lesen: veröffentlichte Seiten lesen, kommentieren, beobachten und mit einem Stern markieren.
• Darf schreiben: außerdem Seiten anlegen, ändern, veröffentlichen, verschieben und Dateien anhängen.
• Admin: außerdem die Einstellungen und Mitglieder des Bereichs ändern.

Die Admins eines Bereichs legen das unter Einstellungen im Bereich fest: was Alle in der Organisation erhalten (wählen Sie Kein Zugriff (nur Mitglieder) für einen privaten Bereich), was Verantwortliche und Mitglieder des Projekts in einem Projektbereich erhalten, und die Mitglieder (eine Person oder ein ganzes Team, jeweils mit einer Rolle). Personen mit dem Recht Jeden Bereich verwalten sind Admin in jedem Bereich. Personen ohne das Recht Wiki nutzen sehen das Wiki gar nicht.

Einen Bereich anlegen

1. Öffnen Sie Wiki und drücken Sie Neuer Bereich. (Sie brauchen das Recht Wiki-Bereiche anlegen; Führungskräfte haben es.)
2. Geben Sie im Feld Name einen Namen ein und, wenn Sie möchten, wofür der Bereich ist. Wählen Sie ein Symbol und eine Farbe.
3. Wählen Sie unter Art des Bereichs Unternehmen: für alle, Team: für ein Team oder Projekt: für ein Projekt und das Team oder Projekt.
4. Legen Sie fest, wer was darf (siehe oben), und drücken Sie Bereich anlegen. Sie werden Admin, und der Bereich beginnt mit einer Startseite.

Eine Seite schreiben

1. Drücken Sie im Bereich Neue Seite (oder auf einer Seite Neue Seite darunter im Menü ⋮).
2. Geben Sie einen Titel ein und wählen Sie unter Starten mit eine Leere Seite oder eine Vorlage wie Besprechungsnotizen, Projektsteckbrief, Richtlinie, Anleitung oder Entscheidungsprotokoll. Drücken Sie Anlegen und bearbeiten.
3. Schreiben Sie. Die Werkzeugleiste hat Stil (normaler Text, Überschriften, ein Zitat oder ein Codeblock), Hinweisbox (ein farbiger Kasten für einen Hinweis, einen Tipp, eine Warnung oder etwas Wichtiges), Fett, Farben, Listen, eine Checkliste, eine Tabelle, Links, Bild und Trennlinie.
4. Für ein Bild drücken Sie Bild (oder Hinzufügen unter Bilder und Dateien), wählen die Datei und drücken dann auf das Bild, um es an der Cursorposition einzufügen.
5. Um jemanden zu erwähnen, drücken Sie unter dem Editor Erwähnen und wählen die Person. Sie erhält beim Veröffentlichen eine Benachrichtigung und eine E-Mail.

Was Sie tippen, wird von selbst als Entwurf gespeichert. Leser sehen weiter die veröffentlichte Seite, bis jemand veröffentlicht. Wenn Sie fertig sind, schreiben Sie Was geändert wurde (optional) und drücken Veröffentlichen. Drücken Sie Entwurf speichern und schließen, um vorerst aufzuhören, oder Den Entwurf verwerfen, um zur veröffentlichten Seite zurückzukehren (für alle, die sie gerade bearbeiten).

Eine Seite gemeinsam schreiben

Mehrere Personen können dieselbe Seite gleichzeitig bearbeiten. Alle, die Bearbeiten (oder Mitmachen) drücken, arbeiten im selben Text:

• Was jede Person tippt, erscheint bei den anderen nach einem Augenblick. Gleichzeitiges Tippen, sogar im selben Satz, ist kein Problem: Niemandes Wörter gehen verloren.
• Jede Person hat eine Farbe. Sie sehen die Cursor der anderen mit ihren Namen im Text und oben im Editor ihre runden Bilder, mit der Zahl der Personen, die mit Ihnen bearbeiten.
• Leser der Seite sehen, wer sie gerade bearbeitet, mit einer Schaltfläche Mitmachen für Personen, die schreiben dürfen.
• Der gemeinsame Text wird alle paar Sekunden als Entwurf gespeichert. Jeder darf ihn veröffentlichen: Die anderen werden informiert und bearbeiten weiter, und die nächste Veröffentlichung wird die nächste Version.
• Der Verlauf der Seite nennt alle, die an einer Version geschrieben haben, neben der Person, die sie veröffentlicht hat.
• Hat jemand während Ihrer Bearbeitung eine alte Version zurückgeholt, stoppt Veröffentlichen und sagt, wer es war. Der Text bleibt als Entwurf erhalten. Sehen Sie sich den Verlauf an und drücken Sie Meine trotzdem veröffentlichen, wenn Ihre Version gelten soll (die andere bleibt im Verlauf).

Verlauf: jede Version bleibt erhalten

Drücken Sie auf einer Seite Verlauf (die Uhr), um jede veröffentlichte Version zu sehen: wer sie veröffentlicht hat, wann und was geändert wurde.

• Mit dem Auge lesen Sie eine alte Version so, wie sie war.
• Wählen Sie eine Version unter Von und eine unter Bis und drücken Sie Versionen vergleichen, um hinzugefügte (grün) und entfernte (rot) Zeilen zu sehen. Mit Nur die Änderungen blenden Sie den Rest aus.
• Mit der Schaltfläche zum Wiederherstellen können Sie Diese Version zurückholen. Dabei entsteht eine neue Version mit dem alten Text, es geht also nie etwas verloren.

Lesen, verfolgen und teilen

• Drücken Sie den Stern für Zu Favoriten hinzufügen: Die Seite erscheint dann unter Favoriten auf der Startseite des Wikis.
• Drücken Sie das Auge, um eine Seite zu Beobachten: Sie erhalten eine Benachrichtigung und eine E-Mail, wenn sie erneut veröffentlicht oder kommentiert wird. Wer eine Seite schreibt oder veröffentlicht, beobachtet sie automatisch.
• Schreiben Sie unten auf einer Seite unter Kommentare und drücken Sie Kommentar hinzufügen. Mit Erwähnen nennen Sie jemanden.
• Drücken Sie Drucken für einen sauberen Ausdruck nur der Seite, oder Als PDF herunterladen.
• Bilder und Dokumente der Seite stehen unter Dateien. Wer schreiben darf, kann Datei hinzufügen drücken. Programme sind nicht erlaubt, Dateien höchstens 25 MB groß.

Seiten mit Projekten und Aufgaben verknüpfen

• Öffnen Sie auf einer Seite das Menü ⋮ und wählen Sie Mit einem Projekt verknüpfen. Die Seite erscheint dann im Reiter Wiki des Projekts, zusammen mit den Seiten aus den eigenen Bereichen des Projekts.
• Tippen Sie im Reiter Wiki eines Projekts in Wiki-Seite zum Verknüpfen suchen… und drücken Sie auf eine Seite.
• Auf einer Aufgabe zeigt die Karte Wiki-Seiten die verknüpften Seiten. Wer die Aufgabe ändern darf, kann dort weitere Seiten suchen und verknüpfen.

Man sieht immer nur verknüpfte Seiten, die man lesen darf.

Aufräumen

• Verschieben (im Menü ⋮) setzt eine Seite unter eine andere Seite oder in einen anderen Bereich. Wer schreiben darf, kann eine Seite auch im Baum links ziehen: auf eine andere Seite, um sie darunter einzuordnen, oder an deren oberen oder unteren Rand, um sie davor oder danach einzuordnen. Die Seiten darunter wandern mit.
• Zur Startseite machen (Admins des Bereichs) bestimmt, mit welcher Seite sich der Bereich öffnet.
• Seite löschen braucht das Recht Wiki-Seiten und -Bereiche löschen. Die Seiten darunter rücken eine Ebene nach oben. Ein ganzer Bereich lässt sich in seinen Einstellungen löschen oder archivieren (Archiviert: nur noch zum Lesen behalten), um ihn ohne Änderungen aufzubewahren.

Vorlagen

Drücken Sie auf der Startseite des Wikis Vorlagen, um die Vorlagen zu sehen. Die fünf, die in Kaam360 enthalten sind, sind immer da. Personen mit dem Recht Wiki-Vorlagen verwalten können mit Neue Vorlage eigene Vorlagen Ihrer Organisation anlegen oder jede Seite mit Als Vorlage speichern im Menü ⋮ der Seite zur Vorlage machen.

Suche

Das Suchfeld oben auf jeder Seite findet auch Wiki-Seiten, nach Titel und Text. Es zeigt nur veröffentlichte Seiten aus Bereichen, die Sie lesen dürfen. Siehe Suche: alles schnell finden.

Alles Wichtige (Bereiche angelegt, geändert oder gelöscht, Seiten veröffentlicht, zurückgeholt, verschoben oder gelöscht, Vorlagen) steht im Aktivitätsprotokoll unter der Art Wiki.