Zeiterfassung: sehen, wer seine Stunden erfasst, und die Morgen-E-Mail

Die Zeiterfassung zeigt Teamleitungen und Führungskräften, wer seine Stunden erfasst und seinen Tag abgeschlossen hat. Öffnen Sie Zeiterfassung im Modul Projektmanagement des Menüs. Sie sehen die Personen in den Teams, die Sie leiten, und die Personen, die Ihnen unterstellt sind; Administratoren sehen alle. Personen, die statt Stunden zu erfassen einen Aufwandsbogen ausfüllen, werden hier nicht aufgeführt und bei Erinnerungen und Zusammenfassungen ausgelassen.

Das Raster lesen

1. Wählen Sie Diese Woche, Letzte Woche oder Monat.
2. Jede Person hat ein Feld pro Tag mit den erfassten Stunden und einem Wort: Geschlossen, Nicht abgeschlossen (oder Erfasst, wenn das Abschließen freiwillig ist), Zu wenig (weniger Stunden als erwartet), Nichts erfasst, In Bearbeitung (heute), Urlaub, Feiertag oder Freier Tag. Die Farben kommen immer mit diesen Wörtern.
3. Die Summe zeigt die erfassten Stunden im Vergleich zu den bisher erwarteten. Eine kleine Flamme zeigt, wie viele Arbeitstage in Folge jemand abgeschlossen (oder voll erfasst) hat.
4. Grenzen Sie die Liste nach Team, Projekt, der Führungskraft oder einem Namen ein.
5. Drücken Sie auf einen Tag, um seine Einträge und die Notiz der Person zum Tag zu sehen.
6. Drücken Sie die Glocke in einer Zeile (oder Erinnern an einem Tag), um die Person zu erinnern. Sie bekommt es in der Glocke, per E-Mail und in Slack oder Teams, wenn verknüpft.
7. Drücken Sie Für Excel herunterladen, um eine Kopie zu behalten.

Anwesende Stunden laut Anwesenheit

Wenn Ihre Organisation Anwesenheit erfasst (Stempelungen von einem Gerät, aus einer Datei oder von einem Manager hinzugefügt, siehe Anwesenheit), zeigt die Zeiterfassung auch, wie lange jede Person anwesend war:

• Die Kachel Anwesend (Anwesenheit) nennt die anwesenden Stunden im Zeitraum und wie viel davon auf Arbeit erfasst wurde.
• Jeder Tag zeigt unter den erfassten Stunden die Anwesenheit laut Stempelungen; die Spalte Gesamt zeigt auch die anwesenden Stunden des Zeitraums.
• Drücken Sie auf einen Tag, um Kommen und Gehen zu sehen, mit einem Link zur Anwesenheit der Person.

So stehen drei Zahlen nebeneinander: die Stunden, die die Person hatte (Erwartet, aus ihrer Schicht, abzüglich Abwesenheit und Feiertage), die anwesenden Stunden und die erfassten Stunden. Ein großer Abstand zwischen anwesend und erfasst zeigt, wer seine Zeit nicht erfasst.

Die Morgen-E-Mail

Jeden Arbeitsmorgen (um 09:00, wenn nicht geändert, in der Zeitzone Ihrer Organisation; nie an Wochenenden oder Feiertagen) erhalten Teamleitungen und Führungskräfte eine E-Mail zum vorherigen Arbeitstag: wer nichts erfasst hat, wer viel weniger als erwartet erfasst hat, wer seinen Tag nicht abgeschlossen hat, die Summen des Teams und die Projekte, auf die die Stunden gingen. Schalten Sie sie in Mein Profil mit Morgenübersicht der Zeiten meines Teams aus.

Die Wochenübersicht

Jeden Montag (sofern nicht geändert) zur selben Uhrzeit erhalten dieselben Personen eine Übersicht der sieben Tage davor. Sie zeigt für jede Person die Sollstunden (ihre Schichtstunden abzüglich Feiertagen und Abwesenheiten), bei genutzter Anwesenheit die anwesenden Stunden, die erfassten Stunden und die Arbeitstage, an denen nichts erfasst wurde. Wer seine Stunden jeden Tag erfasst hat, steht nicht in der Liste. Wählen Sie den Tag oder schalten Sie sie ab unter Einstellungen, Zeiterfassung, mit Ihnen auch eine wöchentliche Übersicht der Vorwoche senden. Die Morgenübersicht zur Zeit meines Teams unter Mein Profil stoppt beide E-Mails.

Einstellungen

Administratoren wählen unter Einstellungen, Zeiterfassung:

• ob alle ihren Arbeitstag abschließen, und eine Mindestzahl an Stunden pro Tag;
• Höchstens so viele Stunden kann jemand an einem Tag erfassen: alle Einträge einer Person an einem Tag zusammen. Niemand kann mehr erfassen, auch Manager nicht; Timer, Stundenzettel und Zeit erfassen sagen, wie viel noch passt. Leer heißt keine Grenze;
• Einen Tag so viele Tage nach seinem Ende sperren: danach kann ihn nur noch ändern, wer gesperrte Tage ändern darf, und jede Änderung wird im Audit-Protokoll festgehalten;
• ob bei jedem Eintrag eine Notiz nötig ist, Runden auf 5 oder 15 Minuten und ob neue Einträge abrechenbar sind;
• die Erinnerung zum Tagesende und wann der Arbeitstag endet, und die Uhrzeit der Morgen-E-Mail;
• wer die Morgen-E-Mail pro Team zusätzlich bekommt und welche Rollen die Zeiterfassung öffnen dürfen.

Dashboards

In Meine Dashboards zeigen das fertige Dashboard Zeiterfassung und die Quelle Einhaltung der Zeiterfassung erfasste und fehlende Stunden, abgeschlossene Tage und Tage ohne Erfassung für die Personen, um die Sie sich kümmern.