Aufgabenstatus, Deal-Phasen und Projektregeln

Mit Kaam360 können Sie die Schritte Ihrer Arbeit umbenennen, damit sie dazu passen, wie Ihre Organisation spricht. Änderungen hier gelten für alle Projekte.

Aufgabenstatus

Drücken Sie auf Einstellungen, dann auf Aufgabenstatus. Die Liste gilt für alle Projekte, und ihre Reihenfolge ist die Reihenfolge der Board-Spalten.

1. Drücken Sie auf Neuer Status, um einen hinzuzufügen, zum Beispiel Testing.
2. Geben Sie ihm einen Namen und eine Farbe.
3. Wählen Sie unter Zählt als, ob er „nicht begonnen“, „in Arbeit“, „in Prüfung“ oder „abgeschlossen“ bedeutet. Nur „abgeschlossen“ zählt nicht mehr als offen oder überfällig.
4. Setzen Sie ein Häkchen bei Als Kanban-Spalte anzeigen, wenn er auf Boards erscheinen soll.
5. Haken Sie Kunden dürfen diesen Status verwenden an, wenn Ihre Kunden Aufgaben im Kundenportal in diesen Status hinein und wieder heraus bewegen dürfen.
6. Drücken Sie auf Status erstellen.

Status, die Ihre Kunden verwenden dürfen

Kundenbenutzer mit Kundenstatus ändern können die Aufgaben, die sie sehen, von einem Status mit Kunden dürfen diesen Status verwenden in einen anderen solchen Status bewegen, nie in andere Status hinein oder aus ihnen heraus. Legen Sie zum Beispiel Wartet auf Kunden, Vom Kunden freigegeben und Vom Kunden abgelehnt an (Kaam360 legt sie nicht selbst an). Braucht das Team eine Antwort, setzen Sie die Aufgabe auf „Wartet auf Kunden“; der Kunde wählt dann „Vom Kunden freigegeben“ oder „Vom Kunden abgelehnt“. Jede Änderung steht im Verlauf der Aufgabe als vom Kunden gemacht, und die Verantwortlichen der Aufgabe sowie die Projektleitung werden benachrichtigt.

Mit den Pfeilen nach oben und unten ändern Sie die Reihenfolge. Um einen Status nicht mehr anzubieten, ihn aber für alte Aufgaben zu behalten, setzen Sie das Häkchen bei Ausgemustert. Um einen zu löschen, wählen Sie einen anderen Status, in den seine Aufgaben verschoben werden.

Mit Kartengrenze legen Sie fest, wie viele Karten die Spalte des Status auf dem Board eines Projekts höchstens enthalten soll. Die Spalte wird orange, wenn sie mehr enthält, aber Karten können trotzdem hineingezogen werden. Lassen Sie das Feld leer für keine Grenze. Siehe Aufgaben, Boards und Planübersicht.

Deal-Phasen

Drücken Sie auf Einstellungen, dann auf Pipelines und Phasen. Das sind die Schritte Ihrer Vertriebs-Pipeline.

1. Drücken Sie auf Neue Phase.
2. Füllen Sie Name und Wahrscheinlichkeit % aus, die Chance, einen Deal in dieser Phase zu gewinnen.
3. Wählen Sie einen Typ: offen, Gewonnen oder Verloren. Wählen Sie eine Farbe.
4. Drücken Sie auf Speichern.

Sie können eine Phase neu ordnen, bearbeiten oder ausblenden. Beim Ausblenden bleiben ihre Deals erhalten. Eine Phase ohne Deals kann gelöscht werden, wenn Ihre Rolle es erlaubt.

Projekte starten

Drücken Sie auf Einstellungen, dann auf Startende Projekte. Ein Projekt ist bereit, wenn es ein Enddatum und mindestens eine Aufgabe hat und jede offene Aufgabe eine verantwortliche Person und ein Fälligkeitsdatum hat. Wählen Sie, wie streng geprüft wird:

• Aus: Es wird nichts geprüft.
• Warnen: Die Projektseite zeigt, was fehlt, aber niemand wird gestoppt.
• Blockieren: Ein Projekt kann erst auf Aktiv gesetzt werden, wenn sein Plan vollständig ist. Neue Projekte starten als Zurückgestellt.

Bestehende Projekte werden nicht geändert.

Projektcodes

Geben Sie auf derselben Seite unter Projektcodes die Buchstaben ein, mit denen jeder neue Projektcode beginnt, zum Beispiel ergibt ACME die Codes ACME-1, ACME-2. Verwenden Sie 1 bis 8 Buchstaben oder Ziffern, beginnend mit einem Buchstaben, und drücken Sie dann auf Speichern. Nächster Code zeigt, wie das nächste Projekt heißen wird. Bestehende Projekte behalten ihre Codes, und jede Organisation hat ihre eigenen Buchstaben.

Siehe auch Aufgaben, Boards und das Planungsdiagramm und Kunden, Kontakte und Deals.