Beliebiges Dokument zur E-Signatur senden

Mit dem Modul E-Signatur können Sie jedes Dokument online unterschreiben lassen: einen Vertrag, ein Arbeitszeugnis, eine Geheimhaltungsvereinbarung, ein Formular. Unterzeichner brauchen kein Konto. Alles wird hier aufbewahrt: wer wann unterschrieben hat und die unterschriebene Kopie. Ein Dokument braucht weder einen Kunden noch einen Vertrag, Sie können aber beides verknüpfen.

Ein Dokument senden

1. Öffnen Sie E-Signatur im Menü und drücken Sie auf Zur Unterschrift senden. (Bei einem Vertrag können Sie stattdessen auf Zur E-Signatur senden drücken.)
2. Wählen Sie das Dokument: Dokument hochladen (ein PDF oder ein JPG- oder PNG-Bild, bis zu 15 MB). Um mehrere Dokumente in einer Anfrage zu senden, wählen Sie das erste und nutzen Sie darunter Weiteres Dokument hinzufügen: Die Dokumente werden der Reihe nach zu einer Datei zusammengefügt (bis zu 10 Dokumente und 150 Seiten), einmal unterschrieben und einmal versiegelt. Bei einem Vertrag können Sie stattdessen Im Vertrag angehängtes PDF verwenden oder PDF aus den Vertragsdaten erstellen wählen. Bei einer Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei speichern oder exportieren Sie sie zuerst als PDF.
3. Drücken Sie unter Empfänger auf Personen auswählen, um eine Liste mit Ihrem Team, den Kontakten des gewählten Kunden und Personen zu öffnen, denen Sie kürzlich Dokumente gesendet haben. Setzen Sie bei beliebig vielen Personen ein Häkchen, wählen Sie Muss unterschreiben, Genehmigt (die Person sagt nur Ja: Es wird keine Unterschrift gezeichnet, und sie bekommt keine Felder) oder Erhält eine Kopie (die Person erhält nur das fertige Dokument per E-Mail) und drücken Sie auf Auswahl hinzufügen. Sie können auch auf Weiteren Empfänger hinzufügen drücken, um Namen und E-Mail-Adresse einzutippen, oder auf Mich hinzufügen, um sich selbst hinzuzufügen.
4. Wenn es zwei oder mehr Unterzeichner gibt, ist Der Reihe nach senden angehakt: Jede Person bekommt ihre E-Mail erst, wenn sie an der Reihe ist. Ändern Sie die Reihenfolge mit dem Zahlenfeld oder den Pfeilen neben jeder Person. Entfernen Sie das Häkchen, um allen gleichzeitig eine E-Mail zu senden.
5. Drücken Sie neben einem Unterzeichner auf Anpassen, um Dinge nur für diese Person festzulegen:- Unterschreibt persönlich auf meinem Gerät: Niemand schickt dieser Person einen Link per E-Mail. Wenn sie an der Reihe ist, öffnen Sie die Anfrage und drücken Sie neben ihrem Namen auf Persönlich unterschreiben, damit sie neben Ihnen unterschreiben kann.- Private Notiz: eine Nachricht, die nur diese Person auf ihrer Unterschriftsseite sieht.- Identität prüfen: Ein 6-stelliger Code per E-Mail an die Person (sie drückt auf der Unterschriftsseite auf Code per E-Mail senden und tippt ihn ein) oder Ein Zugangscode, den Sie der Person geben (Sie wählen 4 bis 20 Zeichen und teilen sie ihr persönlich oder telefonisch mit, nie in derselben E-Mail wie den Link). Solange der Code nicht stimmt, wird nichts vom Dokument angezeigt. Nach fünf falschen Versuchen sperrt sich die Prüfung für 15 Minuten, und jeder Versuch wird im Aktivitätsverlauf festgehalten.
6. Fügen Sie optional eine Nachricht hinzu, legen Sie fest, wie viele Tage die Anfrage Gültig für ist und in welchem Abstand von einigen Tagen mit Erinnerung alle erinnert werden soll (0 bedeutet nie).
7. Drücken Sie auf Weiter: Felder platzieren, oder auf Ohne Felder senden, wenn die Personen einfach am Ende des Dokuments unterschreiben sollen.

Die Felder platzieren

Die nächste Seite zeigt Ihr Dokument mit Seitenvorschauen links sowie Empfänger und Standardfelder rechts. Wählen Sie einen Empfänger und ziehen Sie dann ein Feld von rechts auf die Seite (oder wählen Sie eines und klicken Sie auf die Seite). Es gibt diese Felder: Unterschrift, Initialen, Unternehmen, Vollständiger Name, E-Mail, Signaturdatum (füllt sich von selbst mit dem Tag, an dem die Person unterschreibt), Datum (die Person wählt es aus), Textfeld, Berufsbezeichnung, Kontrollkästchen, Dropdown-Liste und Optionsfelder.

Ziehen Sie ein Feld, um es zu verschieben, ziehen Sie an seiner Ecke, um die Größe zu ändern, oder nutzen Sie die Pfeiltasten. Klicken Sie auf ein Feld, um rechts seine Einstellungen zu sehen:

• Empfänger, Pflichtfeld und Schreibgeschützt (das Feld zeigt, was Sie unter Standardwert eingegeben haben, und der Unterzeichner kann es nicht ändern).
• Label, Datenbezeichnung und Beschreibung (ein Hinweis, der dem Unterzeichner angezeigt wird).
• Zeichenlimit und Prüfung für Textfelder: Nur Zahlen, Nur Buchstaben, E-Mail-Adresse oder ein Eigenes Muster.
• Auswahlmöglichkeiten für ein Dropdown- oder Optionsfeld (eine pro Zeile), Datumsformat für Datumsfelder und Schriftgröße.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Feld, um es zu Ausschneiden, Kopieren, Einfügen, Duplizieren, Auf andere Seiten übernehmen oder den Empfänger ändern. Rückgängig und Wiederholen finden Sie oben, zusammen mit den Steuerelementen für Seite und Zoom. Drücken Sie auf Entwurf speichern, um später weiterzumachen, auf Als Vorlage speichern, um dieses Layout wiederzuverwenden, oder auf Zur Unterschrift senden, wenn Sie bereit sind. Jeder, der Felder hat, braucht mindestens ein Unterschriftsfeld.

Später senden

Öffnen Sie auf der Seite, auf der Sie die Felder platzieren, Später senden, wählen Sie Datum und Uhrzeit (mindestens fünf Minuten in der Zukunft, innerhalb von 90 Tagen, in der Zeitzone Ihrer Organisation) und drücken Sie auf Zu einem späteren Zeitpunkt senden. Die Anfrage wartet als Entwurf, in der Liste als Geplant angezeigt, und wird von selbst versendet. Bis dahin können Sie die Felder noch ändern oder auf Zeitplan abbrechen drücken. Wenn zum Zeitpunkt des Versands etwas nicht stimmt (zum Beispiel ein Feld ohne Unterschriftsfeld), wird nichts gesendet, die Anfrage bleibt ein Entwurf, und Sie erhalten eine E-Mail mit dem Grund.

Was der Unterzeichner sieht

Die Person öffnet den Link und sieht das Dokument, in dem ihre eigenen Felder hervorgehoben sind. Sie erstellt ihre Unterschrift so, wie es Ihre Organisation erlaubt: Meine Unterschrift zeichnen (mit Auswahl der Stiftfarbe), Stattdessen meinen Namen eintippen (in einem von drei Handschriftstilen) oder Bild hochladen. Sie fügt Initialen hinzu, falls verlangt, klickt jedes Feld an, füllt die Textfelder aus, setzt das Häkchen bei der Zustimmung und drückt auf Dokument unterschreiben. Wenn Sie Unterzeichnern erlauben, Kommentare zu hinterlassen, wird ein Feld für einen Kommentar an Sie angezeigt. Wenn Sie es erlauben, kann die Person das Dokument mit Weitergeben an jemand anderen übergeben, der einen eigenen Link erhält, während der erste Link nicht mehr funktioniert. Unter dem Unterschriftsfeld speichert Meine Unterschrift auf diesem Gerät merken sie im eigenen Browser der Person (und Meine Initialen auf diesem Gerät merken dasselbe für Initialen), sodass beim nächsten Mal Meine gespeicherte Unterschrift verwenden sie sofort einsetzt; Vergessen entfernt sie. Auf unserer Seite wird nichts gespeichert. Nächstes Feld führt zu allem, was noch fehlt. Die Person kann auch Unterschrift ablehnen und einen Grund angeben. Kunden mit eigenem Zugang sehen das Dokument außerdem in ihrem Kundenportal unter Dokumente, die auf Ihre Unterschrift warten.

Zuerst selbst unterschreiben (beide Parteien unterschreiben)

Bei einem Vertrag, den beide Seiten unterschreiben, unterschreibt Ihr Unternehmen zuerst und der Kunde danach.

1. Wählen Sie auf Zur Unterschrift senden unter Wer für unser Unternehmen unterschreibt die Option Ich unterschreibe zuerst (für unser Unternehmen) oder Jemand anderes aus unserem Unternehmen unterschreibt zuerst und wählen Sie die Kollegin oder den Kollegen. Bei einem Entwurf können Sie dasselbe auf der Seite der Anfrage wählen und Speichern klicken.
2. Wenn Sie auf Senden klicken, öffnet sich sofort die normale Unterschriftsseite für Sie. Unterschreiben Sie wie alle anderen; es wird kein Code verlangt, weil Sie angemeldet sind. Zeit, Adresse und Gerät werden gespeichert. Wenn Sie abbrechen, wird nichts gesendet und die Anfrage bleibt ein Entwurf; öffnen Sie sie später und klicken Sie auf Unterschreiben und senden.
3. Sobald Ihre Seite unterschrieben hat, erhält der Kunde seine E-Mail. Eine Kollegin oder ein Kollege, die für das Unternehmen unterschreiben, bekommt die E-Mail zuerst, der Kunde erst danach.

Das Zertifikat zeigt beide Seiten: „Signed for (Ihr Unternehmen) by (Name), (Jobrolle)“ und „Signed for (Kunde) by (Name)“. Ein verknüpfter Vertrag erhält die unterschriebene Kopie erst, wenn alle unterschrieben haben. Wird danach eine vom Kunden vorgeschlagene Änderung angenommen, wird auch Ihre Unterschrift aufgehoben: Ihre Seite unterschreibt die neue Version zuerst, dann der Kunde. Für das Unterschreiben im Namen des Unternehmens ist das Recht Im Namen des Unternehmens unterschreiben nötig (Manager haben es von Anfang an, Administratoren immer). In den Signatureinstellungen sorgt Unser Unternehmen unterschreibt immer zuerst dafür, dass die Option bei jeder neuen Anfrage vorausgewählt ist.