Auslastung im Blick: Zeitplan und Roadmap

Zwei Seiten zeigen Ihre Planung im Kalender. Der Zeitplan ist für die kommende Woche und die Personen gedacht. Die Roadmap ist für das ganze Jahr und die Projekte gedacht.

Zeitplan

1. Klicken Sie im Menü im Modul Projektmanagement auf Zeitplan.
2. Wählen Sie Kalender, um zu sehen, was wann ansteht, oder Auslastung der Mitarbeiter, um den Tag jeder Person zu sehen. Mit Zurück, Heute und Weiter blättern Sie.
3. Mit den Filtern oben wählen Sie Projekte, Teams, Personen und Status. Bei jedem Filter können Sie mehrere Möglichkeiten gleichzeitig ankreuzen (zum Beispiel Zu erledigen und In Bearbeitung oder zwei Projekte). Lassen Sie einen Filter leer, um alles zu sehen. Wenn Sie einen abgeschlossenen Status wie Geschlossen oder Gelöst ankreuzen, werden diese Aufgaben auch angezeigt, wenn Geschlossene anzeigen ausgeschaltet ist.
4. Wenn Sie den Support-Desk sehen dürfen, ist Tickets anzeigen angehakt: Dann erscheinen auch Helpdesk-Tickets (siehe unten). Nehmen Sie den Haken heraus, um nur Aufgaben zu sehen.
5. Klicken Sie auf Aufgabe hinzufügen, um im Kalender eine neue Aufgabe anzulegen. Rechts öffnet sich ein Bereich, der wie eine geöffnete Aufgabe aussieht: Geben Sie den Namen ein, wählen Sie das Projekt, schreiben Sie die Beschreibung und tragen Sie Verantwortliche, Termine und Details ein. Der Tag (und die Person), auf den Sie geklickt haben, ist schon eingetragen. Klicken Sie auf Aufgabe erstellen, und die neue Aufgabe öffnet sich im selben Bereich, bereit für Kommentare, Unteraufgaben und Dateien. Das + an einem Tag macht dasselbe für diesen Tag.

So werden die Stunden pro Tag berechnet

Sie müssen nichts tun: Kaam360 berechnet den Tag jeder Person aus ihren Aufgaben.

• Was übrig ist: die Schätzung einer Aufgabe abzüglich der bereits darauf erfassten Zeit. Eine auf 16 Stunden geschätzte Aufgabe mit 4 erfassten Stunden hat noch 12 Stunden.
• Verteilt auf die Arbeitstage: Der Rest wird gleichmäßig von heute (oder vom Startdatum, wenn es später liegt) bis zum Fälligkeitsdatum verteilt. Wöchentliche freie Tage, Feiertage und genehmigter Urlaub werden übersprungen. 12 Stunden über Mittwoch, Donnerstag und Freitag sind also 4 Stunden pro Tag, nicht 12 Stunden an jedem Tag.
• Nur ein Fälligkeitsdatum: verteilt von heute bis zum Fälligkeitsdatum.
• Überfällig: Alles Übrige zählt auf heute, und die Aufgabe wird rot angezeigt.
• Kein Datum: Die Aufgabe liegt auf keinem Tag. Sie steht unter Nicht eingeplant unter dem Kalender, damit Sie ihr ein Fälligkeitsdatum geben können.
• Mehrere Verantwortliche: Jeder bekommt einen gleichen Anteil.
• Vergangene Tage zeigen die erfasste Zeit. Unter Auslastung der Mitarbeiter bleibt eine Aufgabe, die für einen vergangenen Tag geplant war und auf der keine Zeit erfasst wurde, dort blass mit „geplant, nichts erfasst“ sichtbar, sodass die letzte Woche zeigt, was geplant war.
• Heute zeigt die heute schon erfasste Zeit (mit „h erfasst“ markiert) und dazu, was für den Rest des Tages noch geplant ist. Auch Zeit, die heute auf einer bereits geschlossenen Aufgabe erfasst wurde, erscheint dort.
• Helpdesk-Tickets zählen auch: Jedes offene Ticket zählt seine erwartete Arbeit (zum Beispiel 1 h) an dem Tag, an dem es fällig ist, für die Person, der es zugewiesen ist.

Helpdesk-Tickets im Zeitplan

Support-Arbeit ist echte Arbeit, deshalb gehören die Tickets, um die sich jemand kümmert, zu seinem Tag.

1. Ein Ticket erscheint mit einem Ticket-Symbol und einer eigenen Farbe, seiner Nummer (zum Beispiel SUP-0012), seinem Betreff, einem Status-Abzeichen (etwa Offen) und einem Prioritäts-Abzeichen (etwa Hoch).
2. Es steht an seinem Fälligkeitsdatum. Hat niemand eines gesetzt, steht es an dem Tag, bis zu dem es laut Support-Ziel gelöst sein muss, markiert mit SLA fällig. Ist dieser Tag ein freier Tag, kommen seine Stunden auf den letzten Arbeitstag davor.
3. Ein überfälliges Ticket oder eines, das ein Support-Ziel überschritten hat (markiert mit SLA überschritten), wird rot angezeigt. Seine Stunden zählen heute oder, wenn heute ein freier Tag ist, am nächsten Arbeitstag, genau wie bei einer überfälligen Aufgabe.
4. Klicken Sie auf ein Ticket, um es unter Tickets zu öffnen. Tickets lassen sich nicht ziehen: Um eines zu verschieben, ändern Sie sein Fälligkeitsdatum im Ticket.
5. Gelöste und geschlossene Tickets verschwinden aus dem Zeitplan. Tickets, um die sich niemand kümmert, stehen an niemandes Tag.

Wie viele Stunden ein Ticket zählt, wird je Priorität unter Support-Ziele festgelegt und kann in jedem Ticket geändert werden. Siehe Antwortzeit-Ziele festlegen.

Den Tag einer Person lesen

In der Auslastung der Mitarbeiter ist jede Zeile eine Person und jedes Feld ein Tag. Der Balken unten in einem Feld zeigt die geplanten Stunden im Vergleich zu den Stunden, die die Person an diesem Tag hat (zum Beispiel „6 / 8 Std.“):

• grün: unter 80 % ihrer Stunden.
• gelb: von 80 % bis 100 %.
• rot: über 100 % oder Arbeit an einem freien Tag.

Die Spalte Gesamt zeigt die Woche. Im Kalender zeigt der schmale Balken unter jedem Tag dasselbe für alle angezeigten Personen. Freie Tage erscheinen als FREI. Die Stunden eines Arbeitstags werden unter Zeitzone & Arbeitswoche eingestellt, und jede Person kann eigene haben. Siehe Zeitzone und Arbeitswoche festlegen.

Einen Tag von Hand planen (optional)

Wenn die gleichmäßige Verteilung nicht dem tatsächlichen Ablauf entspricht, ändern Sie sie:

1. Klicken Sie in der Auslastung der Mitarbeiter auf die Stunden einer Aufgabe (zum Beispiel 4 Std.).
2. Geben Sie die Stunden für diesen Tag ein und klicken Sie auf Speichern. Eine Stecknadel markiert einen von Hand gesetzten Tag.
3. Die übrigen Stunden der Aufgabe werden von selbst auf ihre anderen Tage verteilt.

Sie können eine Aufgabe auch auf einen anderen Tag in der Zeile derselben Person ziehen, zwischen heute und ihrem Fälligkeitsdatum: Die Stunden dieses Tages wandern dorthin, und der Rest wird neu verteilt. Ziehen außerhalb dieser Tage oder zu einer anderen Person verschiebt wie bisher die Termine der Aufgabe oder gibt sie dieser Person. Zum Rückgängigmachen klicken Sie auf die Stunden und wählen Wieder automatisch oder für die ganze Aufgabe Alle Tage neu verteilen.

Den Tag einer Person nach Wichtigkeit ordnen

Ziehen Sie auf Auslastung der Mitarbeiter Aufgaben innerhalb eines Tages nach oben und unten, um festzulegen, was zuerst kommt:

1. Ziehen Sie eine Aufgabe auf eine andere Aufgabe im selben Feld. Nach oben gezogen, landet sie über dieser Aufgabe; nach unten gezogen, darunter. Eine Linie zeigt, wo sie landet.
2. Die Aufgaben des Tages werden dann von oben nummeriert: 1 ist die wichtigste. Die Reihenfolge bleibt für diese Person und diesen Tag gespeichert, und alle, die den Zeitplan sehen, sehen dieselbe Reihenfolge.
3. Nicht geordnete Aufgaben kommen wie bisher nach den nummerierten. Helpdesk-Tickets können nicht gezogen werden.

Jede Person kann ihre eigenen Tage ordnen. Teamleiter und Personen, die den Zeitplan aller sehen dürfen, können es für die Personen tun, die sie sehen.

Roadmap

1. Klicken Sie im Menü auf Roadmap.
2. Sie sehen die Phasen und Meilensteine der Projekte, die Ihnen gehören oder in denen Sie Mitglied sind, auf einer Zeitachse. Wer alle Projekte sehen darf, sieht alle.
3. Achten Sie auf Meilensteine, die als überfällig markiert sind, und auf solche, die in den nächsten 30 Tagen fällig werden.
4. Um die Projektnamen breiter oder schmaler zu machen, ziehen Sie den Rand der Namensspalte, oder drücken Sie Tab, bis der Rand gewählt ist, und benutzen Sie die Pfeiltasten. Ein Doppelklick auf den Rand blendet die Namen aus, ein weiterer holt sie zurück. Ihr Browser merkt sich die Breite.

Wenn die Seite leer ist, geben Sie den Phasen Termine oder fügen Sie im Tab Meilensteine eines Projekts Meilensteine hinzu. Siehe Meilensteine, Risiken und eine Baseline festlegen.

Wenn etwas nicht klappt

• Eine Aufgabe fehlt im Zeitplan: Sie braucht ein Fälligkeitsdatum und einen Verantwortlichen. Aufgaben ohne Datum stehen unter Nicht eingeplant.
• Ein Ticket fehlt: Es muss offen und jemandem zugewiesen sein, Tickets anzeigen muss angehakt sein, und im Filter darf kein Status gewählt sein.
• Eine Person zeigt keine Arbeit: Möglicherweise hat sie diese Woche keine Aufgaben mit Terminen, oder ihre Aufgaben haben keine Schätzung.
• Die Stunden eines Tages lassen sich nicht ändern: nur von heute bis zum Fälligkeitsdatum und nicht bei einer überfälligen Aufgabe. Geben Sie ihr zuerst ein neues Fälligkeitsdatum.