In Sprints arbeiten: Scrum-Modus, Backlog, Story Points, Burndown und Velocity

Scrum ist eine Arbeitsweise in kurzen, festen Zeitabschnitten, den Sprints (meist zwei Wochen). Das Team wählt die wichtigste Arbeit aus dem Backlog, verpflichtet sich für den Sprint darauf und zeigt am Ende in einem Sprint-Review, was erledigt wurde. In Kaam360 arbeiten Sie so Projekt für Projekt. Projekte ohne Scrum-Modus funktionieren genau wie bisher.

Den Scrum-Modus einschalten

1. Öffnen Sie das Projekt unter Projekte.
2. Öffnen Sie das Menü mit den drei Punkten neben dem Projektnamen und wählen Sie Scrum-Modus einschalten.
3. Tragen Sie ein, wie viele Tage ein Sprint dauert (14 ist üblich), und bestätigen Sie.

Am Projekt erscheint ein Reiter Scrum. Zum Beenden wählen Sie im selben Menü Scrum-Modus ausschalten (schließen Sie vorher den laufenden Sprint ab). Die Sprints bleiben gespeichert.

Backlog und Story Points

Öffnen Sie den Reiter Scrum und dann Backlog und Sprints. Das Produkt-Backlog listet die offenen Aufgaben des Projekts, die in keinem Sprint sind, die wichtigste zuerst.

• Ziehen Sie eine Aufgabe nach oben oder unten, um die Reihenfolge zu ändern.
• Tragen Sie ihre Story Points ein: eine grobe Größe der Arbeit (viele Teams nehmen 1, 2, 3, 5, 8 und 13). Punkte geben die Größe an, nicht die Stunden.

Sie können die Story Points auch in der Aufgabe im Feld Story Points eintragen.

Einen Sprint planen und starten

1. Klicken Sie auf Sprint planen. Kaam360 schlägt den Namen vor und Termine, die auf den letzten Sprint folgen. Ergänzen Sie bei Bedarf ein Sprintziel und klicken Sie auf Speichern.
2. Wählen Sie bei jeder Backlog-Aufgabe den Sprint unter Zum Sprint hinzufügen…. Der Sprint zeigt seine Punkte insgesamt. Liegen sie deutlich über der üblichen Velocity des Teams, sagt Kaam360 es.
3. Klicken Sie auf Sprint starten. Es läuft immer nur ein Sprint.

Vorschlagen, was übernommen wird: Drücken Sie bei einem geplanten oder laufenden Sprint auf Vorschlagen, was übernommen wird. Kaam360 listet das Backlog in einer vorgeschlagenen Reihenfolge und hakt die Aufgaben an, die zum Tempo des Teams passen (der Durchschnitt der Punkte der letzten drei abgeschlossenen Sprints, abzüglich dessen, was schon im Sprint ist):

• Aufgaben, die aus einem früheren Sprint übernommen wurden, kommen zuerst, dann die dringendsten, dann die am frühesten fälligen;
• eine Aufgabe, die auf eine andere wartet, kommt nach ihr und wird nicht angehakt, solange die andere nicht eingeplant ist;
• Aufgaben ohne Story Points werden gelistet, aber nicht angehakt.

Haken Sie Aufgaben an oder ab und drücken Sie dann die Schaltfläche Übernehmen. Vorher wird nichts verschoben. Hat Ihre Organisation den KI-Assistenten eingeschaltet, erscheint zusätzlich eine kurze Erklärung des Vorschlags.

Sprints automatisch planen

Kaam360 kann den nächsten Sprint bereithalten und die Sprints für Sie wechseln, wie ein Kalender.

1. Öffnen Sie den Reiter Scrum und dann Backlog und Sprints.
2. Drücken Sie unter Sprints automatisch planen auf Einrichten.
3. Wählen Sie die Sprintlänge (1 bis 4 Wochen), den Wochentag unter Sprints beginnen am, wie viele Bereitgehaltene kommende Sprints es geben soll und wohin Unerledigte Aufgaben gehen in: den nächsten Sprint oder das Backlog.
4. Drücken Sie Speichern. Die kommenden Sprints erscheinen sofort, markiert mit Automatisch geplant.

Ab dann prüft Kaam360 jede Stunde. Ist der letzte Tag eines Sprints vorbei, schließt es den Sprint ab, verschiebt die unerledigten Aufgaben und startet den nächsten Sprint an seinem ersten Tag. Danach wird ein neuer Sprint geplant, damit die gewählte Anzahl bereit bleibt. Sie können die Sprints weiter umbenennen, ihnen ein Ziel geben und sie mit Aufgaben füllen. Für jedes Projekt ist es aus, bis Sie es einschalten. Zum Beenden drücken Sie Ändern, nehmen den Haken bei Sprints automatisch planen heraus und speichern.

Das Sprint-Board

Öffnen Sie Sprint-Board. Es hat vier Spalten: Zu erledigen, In Bearbeitung, In Prüfung und Erledigt. Ziehen Sie eine Karte in eine andere Spalte (oder nutzen Sie ihre Auswahlliste), um den Status der Aufgabe zu ändern. Jede Karte zeigt ihre Punkte, Verantwortlichen und Checkliste. Der Balken oben zeigt, wie viele Punkte erledigt sind.

Den Sprint abschließen und das Review schreiben

1. Klicken Sie am Ende des Sprints auf Sprint abschließen.
2. Schreiben Sie das Sprint-Review (was gezeigt wurde, was gesagt wurde) und die Retrospektive (was gut lief, was zu ändern ist).
3. Wählen Sie, wohin die unerledigten Aufgaben gehen: zurück ins Backlog oder in den nächsten geplanten Sprint.
4. Klicken Sie auf Sprint abschließen. Die erledigten Punkte bleiben für die Velocity erhalten, und das Review steht unter Sprint-Reviews.

Übernommene Arbeit: Unerledigte Aufgaben werden als übernommen markiert. Sie zeigen einen kleinen Pfeil mit der Zahl, wie oft sie weitergewandert sind, und das Sprint-Review listet sie auf (zum Beispiel „12 Aufgabe(n) übernommen nach Sprint 5“). Der Eigentümer des Projekts wird über die Glocke informiert. Sind automatische Sprints eingeschaltet, ist in Schritt 3 die Einstellung des Projekts vorausgewählt.

Burndown und Velocity

Öffnen Sie Burndown und Velocity.

• Der Burndown zeigt Tag für Tag, wie viele Punkte noch zu erledigen sind, gegenüber einer idealen Linie bis null. Über der Linie heißt im Rückstand. Wählen Sie in der Liste einen anderen Sprint, um seinen Burndown zu sehen.
• Velocity zeigt die erledigten Punkte jedes abgeschlossenen Sprints, mit einer Markierung für die zugesagten. Planen Sie mit dem Durchschnitt der letzten drei Sprints, wie viel in den nächsten passt.

Wer was darf

• Den Scrum-Modus ein- oder ausschalten braucht Projekte bearbeiten.
• Sprints planen, starten und abschließen und die Reihenfolge des Backlogs ändern braucht Sprints durchführen (Manager haben es).
• Eine Karte verschieben und Story Points setzen braucht das Recht, diese Aufgabe zu ändern, wie bei jeder Aufgabe.
• Sprintstart, Sprintabschluss und das Ein- und Ausschalten des Scrum-Modus stehen im Prüfprotokoll.
• Automatische Sprints einrichten und einen vorgeschlagenen Plan übernehmen braucht Sprints durchführen. Das Ändern der Einstellung, automatisch gestartete oder abgeschlossene Sprints und das Übernehmen eines vorgeschlagenen Plans stehen ebenfalls im Prüfprotokoll.

Wenn etwas schiefgeht

• Es gibt keinen Reiter Scrum: Das Projekt ist nicht im Scrum-Modus. Schalten Sie ihn im Projektmenü ein.
• Sprint starten ist ausgegraut: Ein anderer Sprint läuft. Schließen Sie ihn zuerst ab.
• Eine Aufgabe fehlt im Backlog: Geschlossene Aufgaben und Unteraufgaben werden nicht gelistet, und Aufgaben in einem Sprint stehen in diesem Sprint.
• Der nächste Sprint ist nicht von selbst gestartet: Prüfen Sie, ob Sprints automatisch planen eingeschaltet ist und kein anderer Sprint noch läuft. Kaam360 prüft jede Stunde.
• Vorschlagen, was übernommen wird hakt nichts an: Schließen Sie einen ersten Sprint ab, damit das Tempo des Teams bekannt ist, geben Sie den Aufgaben Story Points, oder planen Sie zuerst die Aufgaben ein, auf die sie warten.