CRM-Berichte ausführen und erstellen

CRM-Berichte ist eine Bibliothek fertiger Berichte zu Leads, Deals, Aktivitäten und Angeboten, dazu die Berichte, die Sie selbst erstellen. Jeder ist eine Liste oder eine Zusammenfassung, die Sie nach Zeitraum und nach allem Möglichen eingrenzen und für Excel herunterladen können. Wer es laut seiner Rolle sehen darf, findet außerdem Zeit pro Projekt, Zeit pro Kunde (Stunden, abrechenbar und nicht), das Risikoregister (alle Projektrisiken mit Verantwortlichem, Auswirkung und Status) und die Kapitalflussrechnung (Geldeingang gegenüber Geldausgang, Monat für Monat), in den Ordnern Projekte und Finanzen.

Einen Bericht öffnen

1. Öffnen Sie CRM-Berichte im Bereich CRM.
2. Wählen Sie links einen Ordner (Leads, Deals, Aktivitäten, Angebote, Projekte, Finanzen oder Meine Berichte) oder tippen Sie in Berichte suchen.
3. Drücken Sie auf einen Bericht, um ihn zu öffnen. Zum Beispiel zeigt Leads nach Quelle, wie viele Leads jede Quelle gebracht hat und wie viele zu Kunden wurden, und Gewonnene Deals listet die gewonnenen Deals auf.

Ändern, was Sie sehen

1. Wählen Sie, welches Datum betrachtet wird (zum Beispiel Erstellt am oder Geschlossen am) und den Zeitraum: Heute, Gestern, Diese Woche, Letzte Woche, Dieser Monat, Letzter Monat, Dieses Quartal, Letztes Quartal, Dieses Jahr, Letztes Jahr, Letzte 7 Tage, Letzte 30 Tage, Letzte 90 Tage, Nächste 7 Tage, Nächste 30 Tage, Gesamte Zeit oder Zeitraum wählen.
2. Drücken Sie Filter hinzufügen…, wählen Sie ein Feld und eine Bedingung (ist, enthält, ist größer als und so weiter), tippen oder wählen Sie einen Wert und drücken Sie Hinzufügen. Drücken Sie das × an einem Filter, um ihn zu entfernen.
3. Drücken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um danach zu sortieren. Ein Name in der ersten Spalte öffnet den Lead, den Deal, die Aktivität oder das Angebot.
4. Drücken Sie Nach Excel exportieren, um genau das herunterzuladen, was Sie sehen.

Einen eigenen Bericht erstellen

1. Drücken Sie Neuer Bericht.
2. Geben Sie unter 1. Benennen einen Namen ein. Haken Sie das Kästchen an, wenn alle, die das CRM sehen, ihn ausführen dürfen. Andere können einen geteilten Bericht ausführen, aber nur Sie können ihn ändern.
3. Wählen Sie unter 2. Worum geht es? Leads, Deals, Aktivitäten oder Angebote oder jede andere Art von Datensatz, die Ihre Rolle sehen darf, etwa Aufgaben, Projekte, Erfasste Zeit, Rechnungen, Tickets, Projektrisiken oder Ein- und Auszahlungen. Es sind dieselben Arten, die eine geplante E-Mail senden kann.
4. Wählen Sie unter 3. Wie soll er aussehen? Eine Liste von Datensätzen und wählen und ordnen Sie die Spalten, oder Eine Zusammenfassung und wählen Sie Gruppieren nach, zum Beispiel nach Eigentümer oder Monat. Jede Gruppe bekommt eine Anzahl. Drücken Sie Spalte hinzufügen für mehr: Summe von, Durchschnitt von, Anzahl, wo oder Anteil (%), wo.
5. Wählen Sie unter 4. Welche Datensätze? Datum, Zeitraum und Filter.
6. Wählen Sie unter 5. In welcher Reihenfolge? die Sortierung, prüfen Sie die Vorschau und drücken Sie Bericht speichern.

Ihr Bericht steht unter Meine Berichte. Öffnen Sie ihn und drücken Sie Bericht bearbeiten, um ihn zu ändern. Bei jedem fertigen Bericht können Sie Als meinen Bericht speichern drücken, um damit zu beginnen.

Wenn etwas schiefgeht

• Ein Bericht zeigt nichts: Versuchen Sie Gesamte Zeit oder entfernen Sie einen Filter.
• Es werden nur die neuesten 20.000 Datensätze betrachtet. Wählen Sie einen kürzeren Zeitraum, um ältere zu sehen.
• Sie sehen CRM-Berichte nicht: Ihre Rolle enthält vielleicht das CRM nicht. Fragen Sie Ihren Workspace-Eigentümer.
• Sie können nur Berichte löschen, die Sie selbst erstellt haben. Drücken Sie das Papierkorb-Symbol am Bericht und bestätigen Sie.
• Die Kapitalflussrechnung zählt Geld, das wirklich geflossen ist: Kundenzahlungen (so wie die Inhaberübersicht sie zählt), Zahlungen an Lieferanten am Tag der Zahlung und Ausgaben am Tag der Erstattung. Sie ist keine Prognose: Für das in den nächsten Wochen erwartete Geld öffnen Sie Cashflow-Prognose.

Eine Zusammenfassung in Spalten aufteilen und einen Bericht nach Zeitplan mailen

• In Spalten aufteilen nach: Wählen Sie im Berichtsgenerator nach Gruppieren nach ein zweites Feld. Der Bericht wird zu einer Tabelle mit einer Zeile je Wert des ersten Feldes, einer Spalte je Wert des zweiten, der ersten Zahl in jeder Zelle und Summen (zum Beispiel gewonnene Deals je Besitzer, mit einer Spalte je Monat). Die übrigen Zahlen entfallen bei einer Aufteilung.
• Per E-Mail nach Zeitplan: Öffnen Sie einen beliebigen Bericht und klicken Sie auf Per E-Mail nach Zeitplan. Wählen Sie Jeden Tag, Jede Woche oder Jeden Monat, geben Sie ein bis zehn E-Mail-Adressen ein und klicken Sie auf Mit dem Senden beginnen. Der Bericht geht morgens ab 08:00 Uhr raus, als Tabelle in der E-Mail mit angehängter Tabellendatei, mit dem Zeitraum und den Filtern, die Sie beim Einrichten hatten. Unter Geplante E-Mails auf der Berichtsseite sehen Sie alle, können einen sofort senden, pausieren oder löschen. Ein Bericht über jede Art von Datensatz, die die Berichte lesen können (Deals, Leads, Aufgaben, Projekte, Rechnungen, Support-Tickets, Stunden und mehr), kann geplant werden, wenn Sie diese Art von Datensatz sehen dürfen. Der Bericht wird immer als die Person berechnet, die ihn eingerichtet hat, und enthält daher nur, was sie sehen darf. Er geht an seinem Tag höchstens einmal raus: Geht etwas schief, steht der Grund unter Geplante E-Mails, und er wartet auf seinen nächsten Tag, statt doppelt gesendet zu werden. Jede Person erhält die Wörter der E-Mail, die Spaltennamen, Daten und Beträge in ihrer eigenen Sprache (die angehängte Tabellendatei bleibt so, wie der Bericht sie zeigt). Verlässt die Person, die ihn eingerichtet hat, das Unternehmen oder darf diese Berichte nicht mehr sehen, wird er ausgeschaltet.

Die Diagramme in Zusammenfassungen (Balken, bei Daten Spalten) gab es schon. Ein in Spalten aufgeteilter Bericht wird als Tabelle gezeigt.

Verkäufe nach Produkt, Gewonnen/verloren und Angebotsumwandlung

• Der Ordner Produkte enthält Verkäufe nach Produkt, Verkäufe nach Kategorie, Produktverkäufe nach Monat und In Rechnung gestellte Produkte. Sie zählen die Positionen ausgestellter Rechnungen (keine Entwürfe und keine stornierten): die Menge und den Umsatz vor Steuern, in Ihrer Anzeigewährung. Eine Position zählt für einen Artikel, wenn sie auf der Rechnung oder auf ihrem Kundenauftrag aus Produkte gewählt wurde; eingetippte Positionen erscheinen als Nicht festgelegt. Ausgestellte Gutschriften werden zu ihrem eigenen Datum abgezogen: Ihre Positionen erscheinen als Gutschrift, mit negativer Menge und negativem Umsatz, beim Artikel der Rechnungsposition, die sie zurücknehmen. Für diesen Ordner brauchen Sie das Recht, Rechnungen zu sehen.
• Im Ordner Deals zeigen Gewonnen/verloren nach Monat und Gewonnen/verloren nach Verantwortlichem die im Zeitraum abgeschlossenen Deals: gewonnen, verloren, die Gewinnquote und den jeweiligen Wert. Warum Deals verloren gingen gruppiert verlorene Deals nach dem angegebenen Grund.
• Im Ordner Angebote zeigen Angebotsumwandlung nach Monat und Angebotsumwandlung nach Verantwortlichem die gesendeten Angebote (jedes, das kein Entwurf ist): angenommen, abgelehnt, die Umwandlungsquote und die Durchschnittliche Tage bis zur Annahme, gezählt vom Angebotsdatum bis zum Tag der Annahme. Angebote, die beantwortet wurden, bevor es diesen Bericht gab, haben kein Antwortdatum und fehlen deshalb im Durchschnitt.
• Für einen eigenen Bericht wählen Sie in Neuer Bericht unter 2. Worum geht es? die Option Rechnungspositionen.