Proofing: Bilder, PDFs und Videos kommentieren und jede Version freigeben

Proofing heißt, eine Datei gemeinsam zu prüfen. Stellen Sie ein Bild (PNG, JPG, GIF oder WebP), ein PDF oder ein Video (MP4, WebM oder MOV) einer Aufgabe oder eines Projekts zur Prüfung. Man klickt auf eine Stelle, um dort einen nummerierten Kommentar zu hinterlassen, Sie laden neue Versionen hoch, wenn sich die Arbeit ändert, und die Personen, die Sie wählen, genehmigen jede Version oder bitten um Änderungen.

Einen Proof starten

1. Öffnen Sie die Aufgabe und hängen Sie die Datei im Reiter Dokumente an (oder fügen Sie sie im Reiter Dokumente des Projekts hinzu).
2. Wählen Sie in der Aufgabe im Kasten Proofing die Datei unter Datei zum Prüfen wählen… und drücken Sie Proofing starten. Für ein Projektdokument drücken Sie das Proofing-Symbol neben der Datei im Reiter Dokumente.
3. Geben Sie im Feld Name einen Namen ein, haken Sie die Freigebenden unter Freigebende an, wählen Sie Alle Freigebenden müssen genehmigen oder Eine Genehmigung reicht und optional ein Datum Antwort bis.
4. Soll auch der Kunde schauen, haken Sie Dem Kunden im Kundenportal zeigen an (und Auch den Kunden um Genehmigung bitten, wenn seine Genehmigung nötig ist).
5. Drücken Sie Proofing starten. Die Freigebenden erhalten eine Benachrichtigung und eine E-Mail.

Die Datei kommentieren

1. Öffnen Sie den Proof (aus der Aufgabe, dem Reiter Dokumente, einer Benachrichtigung oder über Proofing im Modul Projektmanagement des Menüs).
2. Klicken Sie auf die Stelle, um die es geht, oder ziehen Sie, um einen Bereich zu markieren. Bei einem PDF wird jede Seite gezeigt: Klicken Sie auf die richtige Seite. Bei einem Video halten Sie es im richtigen Moment an und klicken dann auf das Bild: Der Kommentar merkt sich den Moment.
3. Schreiben Sie Ihren Kommentar und drücken Sie Kommentar. Mit Erwähnen nennen Sie jemanden; diese Person wird benachrichtigt.
4. Jeder Kommentar bekommt eine Nummer, die als Pin auf der Datei steht. Drücken Sie einen Pin, um seinen Kommentar zu sehen, oder einen Kommentar, um seinen Pin zu sehen. Bei einem Video stehen die Pins auch auf der Leiste darunter: Ein Druck springt zu diesem Moment.
5. Drücken Sie Antworten, Erledigen, wenn es erledigt ist (und Wieder öffnen, wenn nicht), oder Aufgabe daraus machen, um daraus eine Aufgabe für jemanden zu machen, mit einem Link zurück zum Pin.

Mit Offen, Gelöst und Alle über den Kommentaren wählen Sie, welche Sie sehen.

Neue Versionen und Vergleichen

1. Drücken Sie Neue Version, schreiben Sie Was geändert wurde (optional) und wählen Sie die neue Datei (dieselbe Art von Datei).
2. Die neue Version wird angezeigt, und die Freigebenden werden gebeten, erneut zu schauen. Kommentare bleiben bei der Version, auf der sie gemacht wurden.
3. Wählen Sie oben in der Liste eine andere Version, um sie anzusehen, oder drücken Sie Vergleichen, um zwei Versionen nebeneinander zu sehen.

Neue Versionen werden auch bei den Dateien der Aufgabe (oder den Dokumenten des Projekts) aufbewahrt und zählen wie jede andere Datei zu Ihrem Speicher.

Genehmigen oder um Änderungen bitten

Freigebende öffnen den Reiter Genehmigung und drücken Genehmigen oder Änderungen nötig (mit einer Notiz oder nach einem angehefteten Kommentar). Nur die neueste Version kann genehmigt werden. Der Proof zeigt In Prüfung, Änderungen nötig oder Genehmigt, im Proof, in der Aufgabe und in der Liste. Jedes "Änderungen nötig" schickt ihn zurück; er ist genehmigt, wenn alle Freigebenden genehmigt haben (oder eine Person, wenn eine reicht), und auch der Kunde, wenn seine Genehmigung erbeten ist. Der Verlauf unter den Freigebenden listet jede Antwort.

Kunden und externe Prüfer

• Im Kundenportal: Haken Sie beim Portal-Link des Projekts Den Kunden die im Proofing gezeigten Dateien prüfen lassen an, oder Proofs prüfen bei einem Kundenbenutzer. Sie sehen Dateien zur Prüfung, klicken auf die Datei, um unter ihrem Namen zu kommentieren, antworten und drücken Genehmigen oder Änderungen nötig, wenn ihre Genehmigung erbeten ist.
• Mit einem Freigabelink: Drücken Sie das Teilen-Symbol im Proof und erstellen Sie einen Link (siehe Freigabelinks). Haken Sie Die Datei kommentieren an, damit der Besucher unter dem eingegebenen Namen kommentieren kann.

Außenstehende sehen nie Ihre Aufgaben und können nur wenige Kommentare pro Stunde senden.

Alle Proofs finden

Proofing im Menü listet alle Proofs mit Stand, offenen Kommentaren, Genehmigungen und Antwortdatum. Drücken Sie Wartet auf Ihre Genehmigung, um die zu sehen, die Sie brauchen. Suchen, nach Projekt oder Stand filtern, sortieren, Archiviert anhaken und CSV herunterladen. Wer einen Proof offen hat, sieht neue Pins, Antworten und Entscheidungen sofort, und wer sonst gerade schaut.

Wenn etwas nicht klappt

• Proofing wird für eine Datei nicht angeboten: Nur Bilder, PDFs und Videos können geprüft werden, und eine Datei kann nur in einem Proof sein.
• Genehmigen fehlt: Nur die für den Proof gewählten Freigebenden können genehmigen; wer ihn gestartet hat, ändert sie über die Einstellungen.
• Der Kunde sieht ihn nicht: Der Proof muss im Portal gezeigt werden, und der Portal-Link (oder Kundenbenutzer) muss Proofs prüfen dürfen.