Aufgaben, Termine und Anrufe planen und den CRM-Kalender nutzen

Aktivitäten sind die Nachfassaktionen Ihrer Vertriebsarbeit: eine Aufgabe (etwas zu erledigen), ein Termin oder ein Anruf. Sie können sich auf einen Lead, einen Kunden oder einen Deal beziehen, sodass alle sehen, was getan wurde und was als Nächstes ansteht.

Eine Aktivität hinzufügen

1. Öffnen Sie Aktivitäten im Bereich CRM des Menüs links, drücken Sie auf Neu und wählen Sie Aufgabe, Termin oder Anruf.
2. Geben Sie den Betreff ein. Das ist das einzige Pflichtfeld.
3. Wählen Sie den Zeitpunkt. Eine Aufgabe hat ein Fälligkeitsdatum. Ein Termin oder Anruf hat Von und Bis. Ein Termin kann einen Standort haben, ein Anruf kann Ausgehend (Sie rufen an) oder Eingehend (man ruft Sie an) sein, und eine Aufgabe hat eine Priorität.
4. Wählen Sie den Eigentümer (zu Beginn Sie selbst) und, wenn Sie möchten, den Lead, den Kunden (Kunde) oder den Deal, um den es geht.
5. Drücken Sie auf Speichern.

Sie können eine Aktivität auch bei einem Lead, Kunden oder Deal hinzufügen: Drücken Sie im Feld Offene Aktivitäten auf Neu hinzufügen und wählen Sie die Art. Nach dem Speichern kehren Sie zur selben Seite zurück.

Aktivitäten verfolgen

• Die Seite Aktivitäten listet sie auf. Nutzen Sie Alle, Aufgaben, Termine oder Anrufe, das Suchfeld, den Eigentümerfilter und die Auswahl Offen, Überfällig, Abgeschlossen und Abgebrochen. Überfällige Aktivitäten erscheinen rot.
• Mit dem runden Häkchen-Symbol markieren Sie eine Aktivität als erledigt. Sie wandert in den Bereich Abgeschlossene Aktivitäten ihres Leads, Kunden oder Deals. Mit dem Pfeil-Symbol öffnen Sie sie wieder.

Notizen

Bei einem Lead, Kunden oder Deal hält das Feld Notizen fest, was Menschen schreiben: Tippen Sie bei Notiz hinzufügen und drücken Sie auf Notiz hinzufügen. Die neueste Notiz steht oben und zeigt, wer sie wann geschrieben hat. Wer eine Notiz geschrieben hat, oder jeder, der im CRM löschen darf, kann sie löschen.

Der CRM-Kalender

1. Öffnen Sie Aktivitäten und drücken Sie auf Kalender (oder gehen Sie direkt zum CRM-Kalender).
2. Wechseln Sie zwischen Monat und Woche, bewegen Sie sich mit den Pfeilen, kehren Sie mit Heute zurück und wählen Sie, wessen Aktivitäten Sie sehen. Erledigte anzeigen blendet auch die erledigten ein.
3. Aufgaben, Termine und Anrufe haben eigene Farben.
4. Drücken Sie auf einen leeren Tag, um an diesem Tag einen Termin anzulegen. Drücken Sie auf eine Aktivität, um sie zu öffnen.
5. Ziehen Sie eine Aktivität auf einen anderen Tag, um sie zu verschieben. Uhrzeit und Dauer bleiben gleich.

Offene Aktivitäten ohne Datum erscheinen nicht im Kalender. Sie finden sie unter Aktivitäten.

Wenn etwas schiefgeht

• Wenn Sie Aktivitäten nicht sehen, enthält Ihre Rolle möglicherweise das CRM nicht. Fragen Sie den Eigentümer Ihres Arbeitsbereichs.
• Ein Termin kann nicht enden, bevor er beginnt.
• Beim Löschen eines Leads, Kunden oder Deals werden auch seine Aktivitäten und Notizen gelöscht.

Einem Lead, Kunden oder Deal mailen

Öffnen Sie einen Lead, einen Kunden oder einen Deal. Der Block E-Mails über den Notizen bewahrt jede E-Mail auf, die Sie von hier senden.

1. Klicken Sie auf E-Mail senden. Wählen Sie einen Kontakt oder geben Sie eine Adresse ein.
2. Um Zeit zu sparen, wählen Sie eine Vorlage. Die Wörter {{Name}}, {{Company}} und {{Sender}} werden für Sie eingesetzt.
3. Schreiben Sie Betreff und Nachricht und klicken Sie auf Senden.
4. Die E-Mail geht in Ihrem Namen raus, und Antworten kommen an Ihre eigene E-Mail-Adresse. Hat Ihr Unternehmen im Support-Desk ein eigenes Postfach verbunden, wird von dieser Adresse gesendet. Eine Kopie bleibt im Block E-Mails, sodass das ganze Team sieht, was gesagt wurde. Klicken Sie auf Nachricht anzeigen, um sie zu lesen.

Um Vorlagen zu schreiben oder zu ändern, klicken Sie im Block E-Mails auf Vorlagen und verwenden Sie Neue Vorlage.

Ihr eigener Google- oder Outlook-Kalender und Ihr Postfach

Verbinden Sie Ihr eigenes Google- oder Microsoft-365-Konto unter Kalender- und E-Mail-Synchronisierung (oben rechts auf Ihren Namen klicken). Dann erscheinen Ihre Termine, Anrufe und Aufgaben in Ihrem eigenen Kalender und Änderungen dort kommen zurück, Ihre anderen Termine erscheinen im CRM-Kalender als Beschäftigt, E-Mails mit Ihren Leads und Kunden werden in den Block E-Mails kopiert, und die E-Mails, die Sie von hier senden, gehen aus Ihrem eigenen Postfach hinaus. Siehe Kalender und E-Mail mit Google oder Microsoft 365 synchronisieren.