Kunden online Termine mit Ihnen buchen lassen

Auf einer Buchungsseite wählen Kunden eine Zeit für ein Treffen mit Ihnen, wie bei Calendly. Sie sehen nur Zeiten, in denen Sie wirklich frei sind, in ihrer eigenen Zeitzone. Wenn sie buchen, erscheint der Termin in Ihrem CRM-Kalender, die Person wird einem Lead, Kontakt oder Kunden zugeordnet (oder als neuer Lead angelegt), und Sie beide erhalten eine E-Mail.

Bevor Sie beginnen

• Ihre Rolle braucht das Recht Online-Buchung verwenden (und Team-Buchungsseiten verwalten für Team-Termine). Eine Administratorin oder ein Administrator vergibt Rechte unter Einstellungen > Rollen & Rechte.
• Verbinden Sie Ihren Google- oder Outlook-Kalender unter Kalender- und E-Mail-Synchronisierung (klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen). Dann werden die Zeiten, in denen Sie dort beschäftigt sind, nie angeboten, und gebuchte Termine erscheinen auch in diesem Kalender.

Ihre erste Terminart anlegen

1. Öffnen Sie im Menü CRM und wählen Sie Buchungsseiten.
2. Klicken Sie auf Neue Terminart.
3. Geben Sie ihr einen Namen, zum Beispiel „30-minütiges Kennenlerngespräch“. Die Adresse wird aus dem Namen gebildet.
4. Wählen Sie unter Wie lange und wo eine oder mehrere Dauern. Bei mehreren wählt der Besucher eine aus. Wählen Sie Wo: Vor Ort (Adresse eingeben), Telefonanruf (der Besucher gibt seine Nummer an), Videoanruf (Ihren Google-Meet-, Teams- oder Zoom-Link einfügen) oder Anderer Ort.
5. Haken Sie unter Wann gebucht werden kann die Tage an und legen Sie die Zeiten für jeden Tag fest. Klicken Sie auf Zeiten hinzufügen für einen zweiten Zeitraum, etwa 14:00–17:00 nach der Mittagspause. Wählen Sie die Zeitzone dieser Zeiten.
6. Lassen Sie Wöchentliche freie Tage, Feiertage und genehmigten Urlaub auslassen angehakt, damit niemand Sie an einem Feiertag oder im Urlaub bucht.
7. Klicken Sie unter Tage mit anderen Zeiten auf Tag hinzufügen für einen Tag, an dem Sie nicht da sind (Geschlossen), oder einen Tag mit anderen Zeiten.
8. Legen Sie unter Grenzen die Freie Zeit davor und danach fest, den Mindestvorlauf (keine Buchung für „in zehn Minuten“), wie weit im Voraus gebucht werden kann, und die Höchstens Termine pro Tag.
9. Klicken Sie unter Zu stellende Fragen auf Frage hinzufügen, um etwas zu fragen, zum Beispiel „Worüber möchten Sie sprechen?“. Name und E-Mail-Adresse werden immer abgefragt.
10. Klicken Sie auf Speichern.

Ihre Seite teilen

• Ihre Seite hat eine eigene Adresse, die unter Meine Buchungsseite steht. Klicken Sie auf Link kopieren, um sie zu kopieren und an Kunden zu senden oder in Ihre E-Mail-Signatur zu setzen.
• Jede Terminart hat ebenfalls eine eigene Adresse, die sie direkt öffnet.
• Um sie auf Ihre Website zu setzen, klicken Sie auf Auf Ihrer Website einbinden. Kopieren Sie den Rahmen, um die Seite in Ihrer Website anzuzeigen, oder die Schaltflächenzeile, um eine Schaltfläche Termin buchen hinzuzufügen, die sie in einem Fenster öffnet.
• Klicken Sie auf Einstellungen der Buchungsseite, um den angezeigten Namen, die Seitenadresse oder die Einleitung zu ändern oder die Seite auszuschalten.

Was der Kunde sieht

1. Er öffnet Ihre Seite und wählt einen Termin.
2. Er sieht einen Kalender mit den Tagen, die noch freie Zeiten haben, und die freien Zeiten des gewählten Tages, in seiner eigenen Zeitzone (er kann sie ändern).
3. Er wählt eine Zeit, gibt Namen, E-Mail-Adresse und Antworten ein und klickt auf Buchung bestätigen.
4. Er erhält eine E-Mail mit den Details, dem Termin als Kalenderdatei und einem privaten Link, um ihn zu Verschieben oder Abbrechen. Vor dem Termin bekommt er Erinnerungen (wann, wählen Sie unter Erinnerungs-E-Mails an den Besucher).
5. Die Seite kann in jeder Sprache gelesen werden, die Kaam360 spricht: Die Links am Seitenende wechseln sie.

Erinnerungen per Textnachricht

Besucher können ihre Erinnerungen auch per SMS oder WhatsApp erhalten, wenn sie zustimmen. Verbinden Sie zuerst ein SMS- oder WhatsApp-Konto unter Marketing > SMS und WhatsApp > Einrichten. Siehe SMS- und WhatsApp-Kampagnen.

1. Öffnen Sie die Terminart und haken Sie Erinnerungen auch per Textnachricht anbieten (SMS oder WhatsApp) an.
2. Behalten Sie unter Senden per SMS oder wählen Sie eine genehmigte WhatsApp-Vorlage. Eine WhatsApp-Vorlage füllt {{1}} mit dem Namen des Besuchers, {{2}} mit dem Termin, {{3}} mit Datum und Uhrzeit und {{4}} mit dem Ort.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Auf der Buchungsseite sieht der Besucher dann ein eigenes Kästchen, mit dem er Erinnerungen per Text zustimmt, und gibt seine Handynummer für die Erinnerungen ein. Seine Zustimmung wird in seinem Einwilligungsverlauf gespeichert. Erinnerungen gehen zu denselben Zeitpunkten wie die Erinnerungs-E-Mails, aber nie in den Ruhezeiten an seiner Nummer, nie an jemanden, der STOP geantwortet hat oder auf der Kontaktsperrliste steht, und nie aus einer Sandbox. Ohne das angehakte Kästchen wird keine Textnachricht gesendet.

Zeiten, die nie angeboten werden

Eine Zeit wird nur angeboten, wenn der Termin mit seiner freien Zeit davor und danach nichts berührt, womit Sie beschäftigt sind: Ihre CRM-Termine und Anrufe, die Projekttermine, an denen Sie teilnehmen, die Blöcke in Ihrem Tagesplaner, die Termine Ihres verbundenen Google- oder Outlook-Kalenders und die bereits mit Ihnen gebuchten Termine. Wenn zwei Personen gleichzeitig dieselbe Zeit buchen, bekommt sie nur eine; die andere wird gebeten, eine andere Zeit zu wählen.

Jede Buchung zuerst annehmen

Haken Sie bei einer Terminart Ich nehme jede Buchung zuerst an an. Eine Buchung wartet dann auf Sie, und ihre Zeit wird so lange freigehalten. Sie erfahren davon über die Glocke, den Posteingang und per E-Mail. Öffnen Sie Buchungen und klicken Sie auf Annehmen oder Ablehnen (Sie können einen Grund angeben; der Kunde wird informiert).

Eine Zahlung verlangen

Wenn Ihre Organisation Stripe unter Einstellungen > Online-Zahlungen verbunden hat, geben Sie bei der Terminart einen Preis und eine Währung ein. Der Kunde bezahlt bei der Buchung auf der Seite von Stripe; die Zeit wird 30 Minuten lang freigehalten, während er bezahlt, und die Buchung wird bestätigt, wenn die Zahlung eingeht. Wenn Sie einen bezahlten Termin absagen, erstatten Sie den Betrag in Ihrem Stripe-Konto. Eine Sandbox nimmt nie echte Zahlungen an.

Termine mit einem Team

Wer Team-Buchungsseiten verwalten darf, sieht auch die Team-Buchungsseite der Organisation. Klicken Sie auf Neue Team-Terminart und wählen Sie unter Wer die Termine übernimmt:

• Abwechselnd: Wer von den gewählten Personen frei ist, übernimmt den Termin. Die Reihenfolge wird fair verteilt: Die Person mit den wenigsten dieser Termine in letzter Zeit ist zuerst dran.
• Alle gemeinsam: Es werden nur Zeiten angeboten, zu denen alle gewählten Personen frei sind, und der Termin kommt in jeden ihrer Kalender.

Ihre Buchungen

1. Öffnen Sie CRM > Buchungen.
2. Wählen Sie Demnächst, Wartet auf Antwort, Vergangen, Nicht erschienen oder Abgebrochen.
3. Klicken Sie auf einen Namen, um die Antworten, die Telefonnummer und den Buchungszeitpunkt zu sehen.
4. Mit den Schaltflächen öffnen Sie den CRM-Termin oder den Lead, Termin absagen (der Kunde wird informiert) oder markieren nach dem Termin, dass die Person Nicht erschienen ist. Um die Zeit eines Termins zu ändern, der noch nicht begonnen hat, drücken Sie auf Auf eine andere Zeit verschieben, wählen einen Tag und eine freie Zeit und drücken auf Termin verschieben: Angeboten werden nur Zeiten, zu denen dieselben Personen frei sind, nach denselben Regeln wie beim Verschieben durch den Besucher selbst, und der Besucher erhält eine E-Mail mit der neuen Zeit und einer Kalenderdatei.
5. Mit dem Recht, Team-Buchungsseiten zu verwalten, haken Sie Buchungen aller an, um die des ganzen Teams zu sehen.

Gut zu wissen

• Neue Personen werden nur als Leads angelegt, wenn kein Lead, Kontakt oder Kunde dieselbe E-Mail-Adresse hat. Entfernen Sie den Haken bei Neue Besucher als Leads hinzufügen, um sie nie anzulegen.
• Geben Sie unter Zustimmung zum Ankreuzen einen Satz ein (zum Beispiel zu Ihrem Newsletter), um um Erlaubnis zu bitten, ihnen E-Mails zu senden; wozu sie zugestimmt haben, wird im Einwilligungsverlauf gespeichert.
• Änderungen an Buchungsseiten und Terminarten sowie Buchungen, die Sie absagen oder ablehnen, werden im Aktivitätsprotokoll festgehalten.
• Buchungsseiten tragen das Erscheinungsbild Ihrer Organisation aus Einstellungen > Branding und funktionieren auch unter Ihrer eigenen Webadresse aus Einstellungen > Eigene Webadresse (dort werden nur Ihre eigenen Seiten gezeigt).