Besprechungsprotokolle schreiben, aus denen Aufgaben und Wiki-Seiten werden

Jedes Projekt hat einen Reiter Termine für die Protokolle seiner Besprechungen: was auf der Tagesordnung stand, wer da war, was gesagt und entschieden wurde und wer was tut. Aus Maßnahmen werden echte Aufgaben mit Verantwortlichen, und das Protokoll wird als Seite im Wiki-Bereich des Projekts aufbewahrt, sodass niemand es zweimal tippen muss.

Das Protokoll schreiben

1. Öffnen Sie das Projekt unter Projekte und dann seinen Reiter Termine.
2. Klicken Sie auf Neues Besprechungsprotokoll.
3. Tragen Sie Titel, Wann und Wo ein.
4. Fügen Sie unter Teilnehmende Personen mit + Person hinzufügen hinzu oder tippen Sie den Namen eines Gastes (Kunde, Lieferant) und drücken Sie die Eingabetaste. Entfernen Sie das Häkchen bei jemandem, der eingeladen war, aber abgesagt hat.
5. Schreiben Sie Tagesordnung und Entscheidungen, eine pro Zeile, und die Notizen in das formatierte Feld.
6. Klicken Sie unter Maßnahmen für jede vereinbarte Aufgabe auf Maßnahme hinzufügen und wählen Sie Eigentümer und Fälligkeitsdatum.
7. Klicken Sie auf Speichern. Sie können das Protokoll jederzeit wieder öffnen und bearbeiten.

Aus Maßnahmen Aufgaben machen

Öffnen Sie das Protokoll und klicken Sie auf Aufgaben anlegen. Jede Maßnahme wird eine Aufgabe im Projekt, mit Verantwortlichen, Fälligkeitsdatum und einer Zeile, aus welcher Besprechung sie stammt. Die Verantwortlichen werden benachrichtigt wie bei jeder neuen Aufgabe. Ein erneuter Klick legt nur für neue Maßnahmen Aufgaben an.

Das Protokoll im Wiki aufbewahren

Klicken Sie auf Im Wiki speichern. Das Protokoll wird eine Seite unter Besprechungsprotokolle im Wiki-Bereich des Projekts, mit dem Datum im Titel. Hat das Projekt noch keinen Bereich und dürfen Sie Bereiche anlegen, wird einer für das Projekt angelegt. Wenn Sie das Protokoll später ändern, klicken Sie auf Wiki-Seite aktualisieren: Die Seite bekommt eine neue Version, und ihr Verlauf zeigt jede Änderung.

Das Protokoll abschließen

Klicken Sie auf Protokoll abschließen, um alles auf einmal zu erledigen: Die Aufgaben werden angelegt, das Protokoll im Wiki gespeichert und als Beendet markiert. Dürfen Sie nicht im Wiki-Bereich des Projekts schreiben, werden die Aufgaben trotzdem angelegt und Kaam360 sagt Ihnen, warum die Wiki-Seite fehlt.

Wer was darf

• Alle, die das Projekt öffnen können, können seine Protokolle lesen.
• Protokolle schreiben, ändern und löschen braucht Besprechungsprotokolle schreiben (Manager haben es). Aufgaben anlegen braucht außerdem Aufgaben anlegen.
• Im Wiki speichern braucht die Rolle Bearbeiten im Wiki-Bereich des Projekts oder das Recht, Bereiche anzulegen. Siehe Team-Dokumente im Wiki schreiben und teilen.
• Schreiben, Abschließen und Löschen von Protokollen stehen im Prüfprotokoll. Beim Löschen eines Protokolls bleiben die daraus angelegten Aufgaben und die Wiki-Seite erhalten.

Wenn etwas schiefgeht

• Im Wiki speichern sagt, dass Sie dort nicht schreiben dürfen: Bitten Sie die Admin-Person des Wiki-Bereichs des Projekts um die Rolle Bearbeiten.
• Eine verantwortliche Person fehlt in der Liste: Nur aktive Personen Ihrer Organisation können eine Maßnahme übernehmen. Fügen Sie einen Gast stattdessen als Teilnehmenden hinzu.