Verträge und ihre Verlängerungstermine im Blick behalten

Ein Vertrag ist die unterschriebene Vereinbarung mit einem Kunden. Unter Verträge kann Ihr ganzes Team jede Vereinbarung und ihre unterschriebenen Kopien an einem Ort öffnen, damit nichts im E-Mail-Postfach einer einzelnen Person liegt.

Einen Vertrag erstellen

1. Öffnen Sie Verträge und drücken Sie auf Neuer Vertrag. Oder drücken Sie bei einem gewonnenen Deal oder einem angenommenen Angebot auf Vertrag erstellen.
2. Geben Sie einen Titel ein.
3. Wählen Sie im Feld Kunde den Kunden, oder wählen Sie einen Deal (optional), dann wird der Kunde daraus übernommen. Ein Vertrag braucht weder einen Deal noch ein Angebot.
4. Wählen Sie unter Angebot (optional) ein Angebot, wenn der Vertrag auf einem beruht. Seine Zahlungsbedingungen werden für Sie in den Vertrag übernommen.
5. Geben Sie den Vertragsbetrag und die Währung ein und wählen Sie den Eigentümer.
6. Prüfen Sie die Zahlungsbedingungen. Das sind die Raten, die der Kunde zahlt, zum Beispiel eine Anzahlung und eine Schlusszahlung. Haben Sie ein Angebot gewählt, werden sie daraus übernommen, auf den Vertragsbetrag umgerechnet, und Sie können jede für diesen Vertrag ändern. Gibt es kein Angebot, legen Sie sie selbst mit + Rate hinzufügen oder einer der Schnellausfüll-Schaltflächen an. Jede Rate kann ein Prozentsatz oder ein Betrag sein; zusammen müssen sie den Vertragsbetrag ergeben.
7. Legen Sie das Startdatum und das Enddatum fest. Das Enddatum erinnert Sie daran, wann zu verlängern ist.
8. Schreiben Sie besondere Klauseln, Verlängerungsbedingungen und Vertragsstrafen in Notizen.
9. Hängen Sie unter Dateien die unterschriebene Kopie, Anlagen oder einen Scan an (jeweils bis zu 25 MB). Speichern Sie.

Den Vertrag durch seine Status führen

Öffnen Sie den Vertrag. Mit Schaltflächen setzen Sie ihn weiter: Zur Unterschrift gesendet, In Prüfung, Als unterschrieben markieren, Vertrag kündigen, Zurück zum Entwurf und Als abgelaufen markieren. Wenn der Vertrag online unterschrieben werden soll, drücken Sie auf Zur E-Signatur senden. Siehe Beliebiges Dokument zur E-Signatur senden. Zurück zum Entwurf erscheint nur bei einem gekündigten oder abgelaufenen Vertrag, aus dem nie ein Projekt wurde.

Wenn ein Vertrag unterschrieben ist, erstellt Kaam360 das Projekt und seinen Zahlungsplan für Sie, basierend auf dem Betrag und den Zahlungsbedingungen des Angebots. Prüfen Sie unter Zahlungen erfassen und verfolgen, ob sie richtig aussehen.

Erinnerungen vor dem Vertragsende

Der Eigentümer des Vertrags erhält 30 Tage und noch einmal 7 Tage vor dem Enddatum eines unterschriebenen Vertrags eine Erinnerung, in den Benachrichtigungen und per E-Mail (wenn er Arbeits-E-Mails erhält). Am Tag nach dem Enddatum markiert Kaam360 den Vertrag von selbst als abgelaufen und sagt dem Eigentümer Bescheid. Wird der Vertrag vor seinem Ende verlängert, ändern Sie sein Enddatum: Die Erinnerungen beginnen für das neue Datum von vorn. Um einen unterschriebenen oder abgelaufenen Vertrag in einen nächsten Zeitraum fortzuführen, drücken Sie Verlängern (siehe unten).

Einen Vertrag verlängern

Wenn der Kunde nach dem Enddatum weitermacht, öffnen Sie den Vertrag, drücken Sie Verlängern und bestätigen Sie. Kaam360 legt einen neuen Vertragsentwurf für den nächsten Zeitraum an: Er beginnt am Tag nach dem Ende dieses Vertrags und läuft genauso lange (ein Vertrag über ein ganzes Jahr wird um ein ganzes Jahr verlängert), mit demselben Kunden, Deal, Betrag, derselben Währung, demselben Eigentümer, denselben Notizen und Zahlungsbedingungen. Der alte Vertrag wird als Verlängert markiert. Prüfen Sie den neuen Entwurf, ändern Sie, was diesmal anders ist, und senden Sie ihn wie gewohnt zur Unterschrift. Beide Verträge zeigen oben ihren Verlauf: Verlängert beim neuen, Verlängert als beim alten. Zum Verlängern braucht der Vertrag ein Start- und ein Enddatum.

Einen Vertrag vorzeitig beenden

Endet ein unterschriebener Vertrag vor seinem Enddatum, öffnen Sie ihn und drücken Sie Kündigen. Wählen Sie das Datum, an dem er endet, schreiben Sie den Grund und drücken Sie noch einmal Kündigen. Der Vertrag wird als Gekündigt markiert, Datum und Grund stehen oben, und es werden keine Erinnerungen zum Enddatum mehr verschickt. Die wiederkehrenden Rechnungen des Projekts zum Vertrag schreiben nach diesem Datum nichts mehr. Raten auf der Seite Zahlungen werden nicht geändert: Stornieren Sie dort alle, die Sie nicht einziehen werden.

Einen Projektplan erstellen

Bei einem unterschriebenen Vertrag können Sie auf Plan erstellen drücken, um aus einem fertigen Plan Phasen, Aufgaben, Termine und Meilensteine zu erzeugen. Wählen Sie, wer daran arbeitet, und passen Sie danach alles an.

Den Plan aus dem Vertrag erstellen

Ein unterschriebener Vertrag mit leerem Projekt bietet Plan aus dem Vertrag an. Kaam360 liest den Vertrag und erstellt einen Plan, den Sie prüfen, bevor etwas angelegt wird. Das funktioniert mit eingeschaltetem KI-Assistenten (eine Administratorin oder ein Administrator schaltet ihn unter Einstellungen, KI-Assistent ein) und auch ohne ihn: Dann sucht Kaam360 selbst nach den üblichen Vertragsformulierungen.

1. Öffnen Sie den unterschriebenen Vertrag und klicken Sie auf Plan aus dem Vertrag, dann auf Vertrag lesen. Kaam360 liest die Notizen des Vertrags, das Angebot und jede angehängte Datei: PDF-, Word- und Textdateien sowie gescannte Seiten über die Leseerkennung. Ein langer Vertrag wird in Teilen gelesen, damit nichts fehlt.
2. Prüfen Sie die Übersicht. Sie listet, was der Vertrag über die Arbeit sagt: die Lieferumfänge und wann jeder abgenommen ist, Phasen, Meilensteine und Termine, den Zahlungsplan und was jede Zahlung auslöst, was der Kunde liefern oder tun muss, die Pflichten des Auftragnehmers, Gewährleistung und Service-Level, Vertragsstrafen, Änderungsverfahren, Besprechungen und Berichte, Schlüsselpersonen, Ausschlüsse und Risiken. Jeder Punkt zeigt die Klausel und Seite, aus der er stammt. Punkte, deren Worte im Vertrag nicht gefunden wurden, sind mit Nicht im Text gefunden: bitte prüfen markiert, und was der Vertrag nicht sagt, ist mit Nicht angegeben markiert, mit einer Frage an Sie im gelben Kasten. Korrigieren Sie, was nötig ist, binden Sie jede Zahlung an ihre Lieferumfänge und klicken Sie auf Übersicht speichern.
3. Klicken Sie auf Plan erstellen lassen. Kaam360 teilt jeden Lieferumfang in Aufgaben und Schritte auf, mit Stunden, Rollen und welche Aufgabe auf welche wartet. Es fügt einen Projektstart hinzu, die Pflichten des Kunden vor der Arbeit, die sie braucht, einen Prüf- und Abnahmeschritt für jeden Lieferumfang, die Übergabe, die Gewährleistungs- oder Servicezeit und die Besprechungen und Berichte, die der Vertrag verlangt. Die Termine richten sich nach Ihren Arbeitstagen und Feiertagen.
4. Prüfen Sie den Plan. Planprüfung listet, was Aufmerksamkeit braucht: Lieferumfänge ohne Aufgaben oder ohne Abnahmeschritt, Termine nach dem Vertragsende oder später als seine Meilensteine, Zahlungen ohne Lieferumfang, Personen mit mehr Arbeit als freier Zeit und Schätzungen, die nur Standardgrößen sind. Die Zeitachse zeigt den Plan Phase für Phase. Ändern Sie Titel, Rollen, Stunden, Tage oder Wartet auf, entfernen Sie Aufgaben oder klicken Sie bei einem Lieferumfang auf Neu aufteilen und dann auf Termine aktualisieren und prüfen. Wählen Sie unter Wer was tut für jede Rolle eine Person.
5. Klicken Sie auf Projektplan erstellen. Kaam360 legt die Phasen an, die Aufgaben mit ihren Schritten als Unteraufgaben, die Verknüpfungen, die Meilensteine (jede Zahlung hat einen), die Risiken und wiederkehrende Aufgaben für die Besprechungen und Berichte. Jede Zahlung des Projekts nennt die fertige Arbeit, mit der sie fällig wird, damit Sie wissen, wann Sie die Rechnung stellen.

Jede Aufgabe nennt den Lieferumfang und die Vertragsklausel, aus der sie stammt. Wenn der Plan die Vertragstermine nicht einhalten kann, kürzt Kaam360 zuerst die Arbeit (nie die Prüfzeiten des Kunden), und der Hinweis oben sagt, um wie viel; Termine, die trotzdem verfehlt werden, bleiben in der Planprüfung. Die Übersicht bleibt am Vertrag gespeichert, sodass Sie später darauf zurückkommen können. Nichts wird angelegt, bevor Sie auf Projektplan erstellen klicken, und ein Plan kann nur einmal und nur in einem leeren Projekt angelegt werden.

Wenn etwas schiefgeht

• Ein Plan kann nicht automatisch erstellt werden, wenn das Projekt bereits Aufgaben hat.
• Versehentlich als unterschrieben markiert? Ein unterschriebener Vertrag kann nicht zurück zum Entwurf, weil beim Unterschreiben bereits sein Projekt und sein Zahlungsplan erstellt wurden. Nutzen Sie Als abgelaufen markieren, damit er nicht mehr als laufend zählt, und löschen Sie das erstellte Projekt, wenn es niemand braucht.