Eine Anfrage verfolgen: Erinnerungen, Reihenfolge, Zurücknehmen, erneut senden

Öffnen Sie Dokumente unter E-Signatur, um alles zu sehen, was gesendet wurde.

Die Übersicht

Vier Karten oben zeigen, wie viele Wartet auf Unterschriften, Läuft in 3 Tagen ab, In den letzten 30 Tagen abgeschlossen und Abgelehnt, abgebrochen oder abgelaufen sind. Klicken Sie auf eine Karte, um die Liste zu filtern.

Mit den Tabs über der Liste wechseln Sie zwischen Alle, In Bearbeitung, Abgeschlossen, Abgelehnt, Abgelaufen, Zurückgezogen, Geplant, Entwurf, Ihre Aktion erforderlich und Papierkorb. Mit dem Suchfeld finden Sie ein Dokument nach Titel, Person oder Kunde, und mit den Listen Ordner und Dokumenttyp grenzen Sie weiter ein. Klicken Sie auf Spalten, um zu wählen, welche Spalten Sie sehen; Ihre Wahl wird auf diesem Gerät gespeichert. Die Spalte Empfänger zeigt die ersten Personen und „+2 weitere“ für den Rest; halten Sie die Maus darüber, um alle zu sehen.

Viele Dokumente auf einmal

Haken Sie das Kästchen am Anfang beliebiger Zeilen an (oder das Kästchen in der Kopfzeile, um die ganze Seite auszuwählen). Eine Leiste zeigt, wie viele ausgewählt sind, mit In den Papierkorb und In Ordner verschieben. Im Tab Papierkorb werden stattdessen Wiederherstellen und Endgültig löschen angeboten. Dokumente, die noch auf Unterschriften warten, werden beim Verschieben in den Papierkorb übersprungen; nehmen Sie sie zuerst zurück.

Dinge schnell finden

• Klicken Sie auf Filtern, um unter jedem Spaltentitel ein kleines Feld einzublenden, und tippen Sie hinein, um die Liste einzugrenzen.
• Klicken Sie auf Erweiterte Suche, um Bedingungen hinzuzufügen, etwa dass Dokumentname, Name oder E-Mail des Empfängers, Kunde, Ordner, Dokumenttyp, Eigentümer oder Dokument-ID ein Wort enthält. Mit + fügen Sie eine weitere Bedingung hinzu und mit − entfernen Sie eine.
• Anzeigen wählt 10, 25, 50 oder 100 Dokumente pro Seite, und die Pfeile rechts blättern zwischen den Seiten.

Das Zeilenmenü

Klicken Sie auf die drei Punkte am Ende einer Zeile. Was Sie sehen, hängt vom Status ab:

• Offen, Dokument ansehen und Signierte Kopie herunterladen (sobald alle unterschrieben haben).
• Abschlusszertifikat: eine einseitige Datei mit jedem Unterzeichner, der Uhrzeit und dem Fingerabdruck des Dokuments, verfügbar, sobald alle unterschrieben haben.
• Formulardaten: die in die Felder eingegebenen Antworten als Tabelle.
• Verlängern: Klicken Sie auf Mehr Zeit geben und geben Sie ein, um wie viele Tage die Frist verlängert wird.
• Aktivitätsverlauf: alles, was geschehen ist, in einfachen Sätzen mit Angabe, wer es wann getan hat, mit Als CSV exportieren für eine Tabelle und Als PDF exportieren für eine druckbare Datei.
• Debug-Infos kopieren: kopiert die Anfragenummer und den Status, damit Sie sie in eine Nachricht an den Support einfügen können.
• Bearbeiten und erneut senden erstellt eine korrigierte Kopie.
• Inhaberschaft ändern: Übergeben Sie die Anfrage mit Inhaber ändern an eine Kollegin oder einen Kollegen.
• In den Papierkorb, dann Wiederherstellen oder Endgültig löschen im Tab Papierkorb. Eine Anfrage, die noch auf Unterschriften wartet, muss zuerst zurückgenommen werden. Endgültiges Löschen entfernt die Anfrage, ihr Protokoll und ihre signierte Kopie und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Selbst ein Dokument unterschreiben

Klicken Sie auf Selbst signieren, um ein Dokument an Ihre eigene E-Mail-Adresse zu senden und es zu unterschreiben, oder fügen Sie sich mit Mich hinzufügen bei einer beliebigen Anfrage als Unterzeichner hinzu. Sind Sie der einzige Unterzeichner, können Sie beim Vorbereiten der Felder auf Jetzt selbst signieren klicken. Dokumente, die auf Ihre eigene Unterschrift warten, erscheinen unter Ihre Aktion erforderlich; klicken Sie auf Jetzt signieren, um sie zu öffnen.

Ordner und Dokumenttypen

Beim Senden eines Dokuments können Sie einen Ordner (zum Beispiel „HR“) und einen Dokumenttyp (zum Beispiel „NDA“) eingeben. Sie können beides später auf der Anfrageseite unter Ordnen ändern. Sie dienen nur dem Wiederfinden; Unterzeichner sehen sie nie.

Eine Anfrage öffnen

Sie sehen den Status jedes Unterzeichners, wann er das Dokument geöffnet oder unterschrieben hat, und ein Protokoll von allem, was geschehen ist. Die Unterschriebene Kopie wird gespeichert, sobald alle unterschrieben haben. Jedes Feld wird auf seiner Seite aufgedruckt, und eine zusätzliche Seite listet jeden Unterzeichner, die Uhrzeit, die Adresse, von der aus unterschrieben wurde, und einen Fingerabdruck des Originals auf, sodass jede spätere Änderung erkannt werden kann. Die unterschriebene Kopie wird an alle per E-Mail gesendet, auch an Personen, die nur eine Kopie erhalten, und bei einem Vertrag mit diesem gespeichert.

Erinnerungen

Kaam360 erinnert Personen von selbst, alle paar Tage so, wie Sie es gewählt haben, und teilt Ihnen zwei Tage vor Ablauf einer Anfrage Bescheid. Sie können auch jederzeit neben einer Person auf Erinnerung senden klicken. Eine Erinnerung enthält einen neuen privaten Link, und der alte Link funktioniert nicht mehr.

Persönlich unterschreiben

Klicken Sie neben einem Unterzeichner auf Persönlich unterschreiben, um die Unterschriftsseite auf Ihrem eigenen Gerät zu öffnen, damit er neben Ihnen unterschreiben kann.

Eine bereits versendete Anfrage korrigieren

Nach dem Senden einen Fehler gemacht, etwa eine falsche E-Mail-Adresse? Öffnen Sie die Anfrage und klicken Sie auf Korrigieren (auch im Zeilenmenü der Liste). Sie können Name oder E-Mail einer Person korrigieren, Personen hinzufügen, Personen entfernen sowie Titel oder Nachricht ändern. Klicken Sie auf Korrekturen speichern.

• Wer eine geänderte E-Mail-Adresse erhält, bekommt einen neuen Link an die richtige Adresse, und der alte Link funktioniert nicht mehr.
• Hinzugefügte Personen kommen ans Ende der Reihe und erhalten ihren Link, wenn sie an der Reihe sind. Wer mit Erhält eine Kopie hinzugefügt wird, erhält nur die fertige Kopie.
• Entfernen Sie die Person, die gerade an der Reihe ist (bei nacheinander unterschreibenden Personen), wird die nächste Person per E-Mail benachrichtigt.
• Wer bereits unterschrieben oder abgelehnt hat, kann nicht geändert oder entfernt werden. Mindestens eine Person muss noch unterschreiben müssen; wenn niemand übrig bleibt, nehmen Sie die Anfrage stattdessen zurück.
• Ist jemand durch einen Zugangscode geschützt und Sie ändern die E-Mail-Adresse, wählen Sie einen neuen Code für ihn.

Der Aktivitätsverlauf hält jede Korrektur fest.

Zurücknehmen oder erneut senden

• Zurücknehmen stoppt eine Anfrage. Die Personen, die noch nicht unterschrieben haben, werden benachrichtigt (mit dem Grund, den Sie eingeben), und ihre Links funktionieren nicht mehr.
• Bearbeiten und erneut senden erstellt einen neuen Entwurf mit demselben Dokument, denselben Personen und Feldern, sodass Sie einen Fehler beheben und eine korrigierte Kopie senden können.
• Als Vorlage speichern bewahrt Dokument, Personen und Felder für später auf. Siehe Zeit sparen mit Vorlagen und Versand an viele.