Zeit sparen mit Vorlagen und Versand an viele

Eine Vorlage ist ein Dokument, dessen Personen und Felder einmal gespeichert wurden. Nutzen Sie sie für Dinge, die Sie immer wieder versenden: ein Angebotsschreiben, eine Richtlinie, der Personen zustimmen müssen, eine Standardvereinbarung.

Eine Vorlage erstellen

• Klicken Sie in einer beliebigen Anfrage auf Als Vorlage speichern und geben Sie ihr einen Namen. Die Personen werden zu Rollen (Unterzeichner 1, Unterzeichner 2, Kopie 1), die Sie umbenennen können.
• Oder öffnen Sie Vorlagen unter E-Signatur, klicken Sie auf Neue Vorlage, laden Sie das Dokument hoch, benennen Sie die Rollen, klicken Sie auf Weiter: Felder platzieren, platzieren Sie die Felder und klicken Sie auf Als Vorlage speichern.

Um eine Vorlage später zu ändern, öffnen Sie sie unter Vorlagen und klicken Sie auf Bearbeiten. Sie können die Rollen umbenennen, die Nachricht ändern, die Gültigkeitsdauer und die Häufigkeit der Erinnerungen anpassen, die Felder verschieben oder die Vorlage mit Vorlage löschen entfernen. Bereits aus ihr gesendete Anfragen bleiben unberührt.

Eine Vorlage verwenden

1. Öffnen Sie Vorlagen und klicken Sie neben der Vorlage auf Verwenden.
2. Prüfen Sie den Titel, wählen Sie optional einen Kunden und geben Sie ein, wer welche Rolle übernimmt. Eine Rolle nur für Kopien kann leer bleiben.
3. Klicken Sie auf Zur Unterschrift senden. Die Felder sind bereits platziert.

An viele Personen gleichzeitig senden

Wenn die Vorlage genau eine Unterzeichner-Rolle hat, erscheint darunter An viele Personen gleichzeitig senden. Schreiben Sie eine Person pro Zeile, den Namen, ein Komma, dann die E-Mail-Adresse, und klicken Sie auf An alle auf der Liste senden. Jede Person erhält ihre eigene Kopie zum Unterschreiben (bis zu 100 auf einmal). Zeilen, die nicht gesendet werden können, etwa wegen einer fehlenden E-Mail-Adresse oder derselben Adresse zweimal, werden aufgelistet, damit Sie sie korrigieren können.