Aufbewahrung und Vertragsenddaten

Öffnen Sie E-Signatur im Menü und wählen Sie Aufbewahrung. Nichts auf dieser Seite löscht etwas von selbst.

Wie lange aufbewahren

Legen Sie im Reiter Wie lange aufbewahren den Wert Unterschriebene Dokumente aufbewahren (Jahre) für alle Dokumente fest und fügen Sie unter Regeln pro Dokumenttyp eine Regel für einen Typ hinzu, der eine andere Dauer braucht (zum Beispiel NDA, 5 Jahre). Klicken Sie auf Speichern. Ein Typ ohne eigene Regel folgt der allgemeinen Regel; 0 bedeutet, dass Dokumente nie zur Prüfung aufgeführt werden.

Zur Prüfung fällig

Wenn die Dauer eines unterschriebenen Dokuments abgelaufen ist, erscheint es unter Zur Prüfung fällig. Eine Person mit dem Recht Aufbewahrung verwalten entscheidet:

• Länger aufbewahren: Wählen Sie, wie viele Jahre. Das Dokument verlässt die Liste und kommt nach dieser Zeit zurück.
• In den Papierkorb: Es kommt in den normalen Reiter Papierkorb von E-Signatur, wo es noch wiederhergestellt werden kann. Erst das Löschen dort entfernt es endgültig.

Jede Entscheidung wird im Verlauf der Anfrage und im Aktivitätsprotokoll festgehalten.

Vertragsenddaten

Der Reiter Vertragsenddaten listet unterschriebene Verträge, die in den letzten 90 Tagen geendet haben und nicht verlängert wurden, sowie solche, die innerhalb von 7, 30 und 90 Tagen enden, mit einem Hinweis, wenn sie per E-Signatur unterschrieben wurden. Der Verantwortliche des Vertrags wird bereits 30 Tage und erneut 7 Tage vor dem Ende erinnert. Öffnen Sie einen Vertrag, um ihn zu verlängern oder vorzeitig zu beenden, wie in Verträge und ihre Verlängerungsdaten verwalten beschrieben.