Viele Datensätze auf einmal aus einer Liste ändern

Jede Liste in Kaam360 (Aufgaben, Probleme, Projekte, Leads, Deals, Kunden, Kontakte, Tickets, Rechnungen, Angebote, Bestellungen, Lieferantenrechnungen, Ausgaben und Marketing-Kontakte) lässt Sie viele Zeilen auf einmal ändern, statt sie einzeln zu öffnen.

Viele Zeilen ändern

1. Öffnen Sie die Liste, zum Beispiel Leads im CRM-Modul oder Alle Aufgaben im Modul Arbeit.
2. Grenzen Sie die Liste mit dem Suchfeld und den Filtern auf die gemeinten Zeilen ein.
3. Haken Sie das Kästchen am Anfang jeder Zeile an, die Sie ändern möchten. Das Kästchen in der Kopfzeile wählt jede Zeile auf dem Bildschirm.
4. Über der Tabelle erscheint eine Leiste: „3 ausgewählt“. Um jede Zeile einzuschließen, die zu Ihrem Filter passt (nicht nur die auf dem Bildschirm), drücken Sie Alle N passenden auswählen.
5. Wählen Sie in der Leiste im Feld Ändern…, was geändert wird: Eigentümer, Status, ein Datum, Labels oder eines der eigenen Felder Ihrer Organisation.
6. Wählen oder tippen Sie den neuen Wert und drücken Sie Anwenden.
7. Die Leiste sagt, wie viele Zeilen geändert wurden, und die Zeilen werden neu geladen.

Eine Änderung rückgängig machen

Eine Zeile über der Tabelle sagt, was geändert wurde, mit einem Knopf Rückgängig. Drücken Sie ihn innerhalb von zehn Minuten, um die alten Werte auf jeder geänderten Zeile wiederherzustellen. Danach bleibt die Änderung bestehen (Sie können die Zeilen weiterhin von Hand ändern).

Viele Zeilen löschen oder archivieren

1. Haken Sie die Zeilen an und drücken Sie Löschen in der Leiste (Projekte bieten auch Archivieren).
2. Bestätigen Sie. Gelöschte Zeilen kommen in den Papierkorb, aus dem eine Administratorin oder ein Administrator sie zurückholen kann, bis sie endgültig entfernt werden (nach 30 Tagen, wenn Ihre Organisation nichts anderes gewählt hat). Ausnahme sind Marketing-Kontakte: Beim Löschen werden ihre Angaben sofort endgültig gelöscht.

Wer das darf

Viele Zeilen zu ändern braucht genau dieselben Rechte wie eine zu ändern: Wenn Sie eine Zeile allein nicht ändern dürfen, wird die ganze Änderung abgelehnt und nichts ändert sich. Löschen braucht das Recht „Löschen…“ dieser Art von Datensatz. Jede Massenänderung wird mit der Anzahl der betroffenen Zeilen ins Aktivitätsprotokoll geschrieben.

Wenn etwas schiefgeht

• „Das ist keine der Auswahlmöglichkeiten“: Der Wert muss aus der angebotenen Liste stammen (zum Beispiel ein Status, der noch existiert).
• Eine Zeile stoppt die ganze Änderung (zum Beispiel eine gesendete Rechnung): Nehmen Sie sie aus der Auswahl und wenden Sie erneut an.