Kalender und E-Mail mit Google oder Microsoft 365 synchronisieren

Verbinden Sie Ihr eigenes Google- oder Microsoft 365-Konto, und Kaam360 hält Ihren Kalender und Ihre Kunden-E-Mails für Sie auf dem gleichen Stand. Nur Sie sehen und ändern Ihre Verbindung, nicht einmal eine Administratorin oder ein Administrator kann das.

Was es tut

• Ihre CRM-Termine und Anrufe erscheinen in Ihrem Google- oder Outlook-Kalender. Wenn Sie möchten, auch Ihre CRM-Aufgaben, die Projekttermine, an denen Sie teilnehmen, und Ihre Projektaufgaben.
• Wenn Sie einen davon in Ihrem Kalender verschieben, umbenennen oder löschen, zieht Kaam360 innerhalb weniger Minuten nach.
• Ihre anderen Kalendertermine können im CRM-Kalender als graue Blöcke Beschäftigt erscheinen. Nur Sie sehen sie, und ihre Titel bleiben verborgen, wenn Sie es nicht erlauben.
• E-Mails mit Ihren Leads, Kunden und deren Kontakten werden auf deren Seiten in den Block E-Mails kopiert.
• E-Mails, die Sie aus einem Lead, einem Kunden oder einem Deal senden, gehen aus Ihrem eigenen Postfach hinaus und liegen deshalb in Ihrem Ordner Gesendet.

Ihr Konto verbinden

1. Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen und wählen Sie Kalender- und E-Mail-Synchronisierung.
2. Lesen Sie, worum Kaam360 bittet, und klicken Sie dann auf Google verbinden oder Microsoft 365 verbinden.
3. Melden Sie sich bei Google oder Microsoft an und erlauben Sie, worum gebeten wird.
4. Sie kommen zu Kaam360 zurück. Die Karte zeigt Aktiv, und die erste Synchronisierung beginnt innerhalb einer Minute.

Wählen, was synchronisiert wird

1. Öffnen Sie auf der Karte Was synchronisiert wird.
2. Haken Sie unter Kalender Meinen Kalender synchronisieren an. Die Termine kommen in Ihren Hauptkalender; klicken Sie auf Ändern, um einen anderen zu wählen.
3. Haken Sie an, was kopiert werden soll: CRM-Termine, die mir gehören, CRM-Anrufe, die mir gehören, CRM-Aufgaben, die mir gehören, Projekttermine, an denen ich teilnehme und Meine Projektaufgaben. Aufgaben werden zu ganztägigen Terminen an ihrem Fälligkeitstag.
4. Haken Sie Meine anderen Termine im CRM-Kalender als Beschäftigt zeigen an, um zu sehen, wann Sie belegt sind. Mit Auch ihre Titel zeigen sehen Sie, was es ist (nie bei privaten Terminen).
5. Wählen Sie unter E-Mail CRM-E-Mails aus diesem Postfach senden und E-Mails mit meinen Leads, Kunden und deren Kontakten auf ihre CRM-Seiten kopieren.
6. Tragen Sie unter Nie E-Mails kopieren mit Adressen oder ganze Domains ein, die nie kopiert werden sollen, eine pro Zeile: name@example.com für eine Person, @example.com für alle dort.
7. Klicken Sie auf Speichern.

Wie Änderungen wandern

• Kaam360 sieht etwa alle fünf Minuten in Ihren Kalender und Ihr Postfach. Klicken Sie auf Jetzt synchronisieren, damit es sofort nachsieht.
• Wurde derselbe Termin vor der nächsten Synchronisierung in Kaam360 und in Ihrem Kalender geändert, gewinnt die spätere Änderung. Letzte Aktivität auf der Karte zeigt jeden Konflikt und welche Änderung behalten wurde.
• Löschen Sie einen CRM-Termin, -Anruf oder eine CRM-Aufgabe in Ihrem Kalender, wird er in Kaam360 als Abgebrochen markiert. Löschen Sie einen Projekttermin oder eine Projektaufgabe in Ihrem Kalender, verschwindet er nur aus Ihrem Kalender: In Kaam360 bleibt er.
• Eine CRM-Aktivität, die in Kaam360 gelöscht oder abgebrochen wird, wird aus Ihrem Kalender entfernt.
• Kopierte E-Mails sind schreibgeschützt, und alle, die den Lead, den Kunden oder den Deal sehen, können sie lesen. Sie sind mit Aus Gmail kopiert oder Aus Outlook kopiert markiert, und ein Pfeil zeigt, ob die E-Mail empfangen oder gesendet wurde.

Siehe auch Aufgaben, Termine und Anrufe planen und den CRM-Kalender nutzen.

Wenn etwas schiefgeht

• Neu verbinden nötig: Google oder Microsoft akzeptiert die Verbindung nicht mehr (Sie haben Ihr Passwort geändert, Kaam360 dort entfernt, oder die Erlaubnis ist abgelaufen). Klicken Sie auf Erneut verbinden und erlauben Sie es erneut. Ihre Auswahl bleibt erhalten.
• Neuer Versuch: Google oder Microsoft war ausgelastet oder nicht erreichbar. Kaam360 versucht es von selbst erneut und wartet jedes Mal etwas länger.
• Werden keine E-Mails aus Gmail kopiert, hat das Kaam360-Team das Lesen von Gmail vielleicht noch nicht eingeschaltet, weil Google es zuerst genehmigen muss. Der Kalender und das Senden über Gmail funktionieren trotzdem.
• Nutzt Ihr Unternehmen Microsoft 365 und sehen Sie den Hinweis, dass eine Administratorin oder ein Administrator zustimmen muss, muss Ihre IT Kaam360 einmal für Ihr Unternehmen erlauben.
• Sagt die Seite, dass Ihre Rolle es nicht erlaubt, bitten Sie eine Administratorin oder einen Administrator um das Recht „Kalender und E-Mail synchronisieren“.

Trennen

1. Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen und wählen Sie Kalender- und E-Mail-Synchronisierung.
2. Klicken Sie auf der Karte auf Trennen und dann auf Ja, trennen.
3. Kaam360 entfernt die Termine, die es Ihrem Kalender hinzugefügt hat, bittet Google, die Erlaubnis zu vergessen, und löscht sie in Kaam360. Bereits kopierte E-Mails bleiben bei den Datensätzen.